DocuSign CLM: Best Practices für die Versionskontrolle von Redline-Verträgen

DocuSign CLM zum Vertragsmanagement verstehen

In der sich ständig weiterentwickelnden Landschaft des Contract Lifecycle Management (CLM) verlassen sich Unternehmen zunehmend auf digitale Tools, um Verhandlungen zu rationalisieren, die Compliance sicherzustellen und einen Audit-Trail zu führen. DocuSign CLM (ehemals SpringCM) ist eine robuste Plattform, die sich nahtlos in die E-Signatur-Funktionen von DocuSign integriert und eine End-to-End-Vertragsautomatisierung bietet. Diese Lösung ist besonders wertvoll für Unternehmen, die ein hohes Volumen an Vertragsüberarbeitungen bearbeiten – ein Prozess, bei dem Vertragsentwürfe gemeinsam markiert und geändert werden. Mit zunehmender Größe von Organisationen wird eine effektive Versionskontrolle unerlässlich, um Fehler, Streitigkeiten und Ineffizienzen zu vermeiden. Aus geschäftlicher Sicht reduziert die Beherrschung dieser Praktiken nicht nur das rechtliche Risiko, sondern beschleunigt auch die Transaktionszyklen und spart Teams potenziell Stunden pro Vertrag.

Was ist DocuSign CLM?

DocuSign CLM ist ein umfassendes Vertragsmanagementsystem, das darauf ausgelegt ist, den gesamten Vertragslebenszyklus zu automatisieren, von der Erstellung und Verhandlung bis hin zur Ausführung, Speicherung und Erneuerung. Es basiert auf der elektronischen Kernsignaturtechnologie von DocuSign und integriert KI-gestützte Erkenntnisse für die Klauselanalyse und Risikobewertung. Zu den Hauptfunktionen gehören ein zentrales Repository für die Vertragsspeicherung, automatisierte Workflows für Genehmigungen und die Integration mit CRM-Systemen wie Salesforce. Für Überarbeitungen bietet es ähnliche Funktionen zur Nachverfolgung von Änderungen wie Microsoft Word, jedoch mit verbesserter Sicherheit und Kollaborationstools, die auf Rechtsteams zugeschnitten sind. Die Preisgestaltung erfolgt im Abonnementmodell, wobei die Basispläne bei etwa 25 US-Dollar pro Benutzer und Monat beginnen und sich an mittlere bis große Unternehmen richten, die Skalierbarkeit suchen. Seine Stärke liegt jedoch in der Versionskontrolle, die die "Versionshölle" während iterativer Überprüfungen verhindern kann.

Best Practices für die Versionskontrolle während der Überarbeitung in DocuSign CLM

Vertragsüberarbeitungen, an denen mehrere Stakeholder Änderungen vorschlagen, führen oft zu fragmentierten Entwürfen, wenn sie nicht richtig verwaltet werden. DocuSign CLM begegnet diesem Problem mit seinem Versionsverlauf und seinen Kollaborationsfunktionen, aber der Erfolg hängt von disziplinierten Praktiken ab. Hier ist eine Aufschlüsselung der Schlüsselstrategien, die auf Branchenbeobachtungen und Plattformfunktionen basieren.

Etablieren Sie klare Namenskonventionen

Beginnen Sie mit der Implementierung einer standardisierten Dateibenennung, um Iterationen einfach zu verfolgen. Verwenden Sie in DocuSign CLM ein Format wie "ContractName_v1.0_Draft_Date_ReviewerInitials.docx". Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass Versionen beim Hochladen von Dokumenten in das Repository sofort erkennbar sind. Geschäftsteams berichten, dass eine konsistente Benennung die Suchzeiten um bis zu 40 % verkürzen kann, da die Suchfunktionen der Plattform Metadaten nutzen. Vermeiden Sie generische Namen wie "FinalDraft", die zu Überschreibungen führen können; lassen Sie stattdessen die automatische Versionskontrolle von CLM die inkrementellen Schritte verwalten, während Ihre Konventionen den Kontext liefern.

Nutzen Sie die integrierten Funktionen zur Nachverfolgung von Änderungen und Kommentaren

DocuSign CLM integriert ähnliche Funktionen zur Nachverfolgung von Änderungen wie Microsoft Word für Überarbeitungen, die eine Bearbeitung in Echtzeit ermöglichen, ohne das Original zu verlieren. Aktivieren Sie diese Funktion während der Verhandlungsphase und richten Sie Berechtigungen ein: Rechtliche Prüfer erhalten Bearbeitungszugriff, während Stakeholder nur die Ansicht erhalten. Verwenden Sie Inline-Kommentare zur Klärung und markieren Sie Benutzer, um Antworten zu erhalten – dies fördert die asynchrone Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg. Eine bewährte Methode ist die Überprüfung von Änderungen in Batches; exportieren Sie beispielsweise überarbeitete Dokumente als PDF, um eine klare Ansicht zu erhalten, bevor Sie sie fertigstellen. Beobachter haben festgestellt, dass Teams, die diese Tools verwenden, weniger Fehlkommunikation haben, da alle Überarbeitungen mit einem Zeitstempel versehen und überprüfbar sind.

Nutzen Sie den Versionsverlauf und die Rollback-Funktionen

Einer der Hauptvorteile von CLM ist sein unveränderlicher Versionsverlauf, der jede Bearbeitung, jeden Download und jede Genehmigung aufzeichnet. Um diese Funktion zu optimieren, konfigurieren Sie automatische Snapshots nach wichtigen Überarbeitungen – richten Sie Regeln im Workflow ein, um nach jedem Überprüfungszyklus eine neue Version zu erstellen. Wenn Fehler auftreten, können Sie mit einem Klick zu früheren Versionen zurückkehren und gleichzeitig einen Audit-Trail beibehalten. Erstellen Sie für komplexe Transaktionen Verzweigungen für alternative Klauseln (z. B. "PricingOptionA_v2.1"), die später mit den Vergleichstools von CLM zusammengeführt werden. Dies ähnelt der Versionskontrolle im Git-Stil, ist aber benutzerfreundlicher für nicht-technische Benutzer und hilft Unternehmen, die Compliance in regulierten Branchen wie dem Finanzwesen aufrechtzuerhalten.

Integrieren Sie die Workflow-Automatisierung für Genehmigungen

Manuelle Versionswechsel führen zu Engpässen; automatisieren Sie stattdessen. Entwerfen Sie in DocuSign CLM Genehmigungs-Workflows, die nach jeder Phase eine Versionssperre auslösen – z. B. werden Vertriebsüberarbeitungen nach der rechtlichen Prüfung gesperrt. Verwenden Sie bedingtes Routing basierend auf der Art der Änderung: kleinere Bearbeitungen werden an einen Genehmiger gesendet, größere an ein Komitee. Dies gewährleistet eine sequenzielle Kontrolle und reduziert parallele Versionen. Die Analysen in CLM können den durchschnittlichen Überarbeitungszyklus verfolgen, sodass Teams Prozesse optimieren können. Aus geschäftlicher Sicht kann die Automatisierung hier die Vertragsverhandlungszeiten je nach Benutzer-Benchmark um 30-50 % verkürzen.

Führen Sie regelmäßige Audits und Schulungen durch

Ohne Aufsicht scheitert die Versionskontrolle. Planen Sie vierteljährliche Audits des CLM-Repositorys, um veraltete Versionen zu archivieren und Inkonsistenzen zu kennzeichnen. Schulen Sie Teams in der Verwendung des CLM-Dashboards für den schnellen Zugriff auf den Verlauf – betonen Sie die Suche nach Metadaten (z. B. "Überarbeitungsstatus"). Berücksichtigen Sie für globale Teams zeitzonenabhängige Benachrichtigungen, um zu verhindern, dass nächtliche Bearbeitungen den Fortschritt zunichte machen. Unternehmen, die hier investieren, sehen eine höhere Genauigkeit und weniger Streitigkeiten aufgrund veralteter Entwürfe.

Umgang mit Überarbeitungen durch mehrere Parteien

In Szenarien mit externen Parteien glänzen die freigegebenen Arbeitsbereiche von DocuSign CLM. Laden Sie Anbieter über sichere Links ein und beschränken Sie ihren Zugriff auf bestimmte Abschnitte. Bewährte Methode: Verwenden Sie "Dokumente vergleichen", um Unterschiede hervorzuheben, bevor Sie sie zusammenführen, und erstellen Sie immer einen zusammenfassenden Überarbeitungsbericht zur Unterzeichnung. Dies schützt sensible Daten durch rollenbasierte Zugriffe und sorgt gleichzeitig für Transparenz.

Diese Praktiken verwandeln Überarbeitungen bei Anwendung von einem chaotischen Prozess in einen optimierten Prozess, der mit umfassenderen Zielen der digitalen Transformation übereinstimmt.

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Wettbewerbslandschaft: E-Signatur- und CLM-Lösungen

Der Markt für E-Signaturen und CLM ist hart umkämpft, wobei die einzelnen Akteure unterschiedliche Stärken in Bezug auf Preisgestaltung, Compliance und Funktionen bieten. DocuSign ist führend bei der Akzeptanz durch Unternehmen, aber Alternativen wie Adobe Sign, HelloSign (jetzt Dropbox Sign) und eSignGlobal bieten maßgeschneiderte Optionen für unterschiedliche Anforderungen. Hier ist ein neutraler Vergleich, der auf öffentlichen Daten von 2025 basiert und sich auf die wichtigsten Aspekte der Überarbeitung und Versionskontrolle konzentriert.

Diese Tabelle verdeutlicht die Kompromisse: DocuSign zeichnet sich durch umfassendes CLM aus, während andere Optionen Erschwinglichkeit oder regionale Anpassungsfähigkeit priorisieren.

Wichtige Wettbewerber im Fokus

Adobe Sign

Adobe Sign ist tief in die Document Cloud von Adobe integriert und eignet sich daher gut für PDF-intensive Workflows. Es unterstützt Überarbeitungen mit den erweiterten Markup-Tools von Acrobat, und der Versionsverlauf kann geräteübergreifend synchronisiert werden. Die Preisgestaltung beginnt bei 10 US-Dollar pro Monat für Einzelpersonen und erstreckt sich bis hin zu Enterprise-Plänen, die Funktionen wie Massenversand und Authentifizierung umfassen. Es ist besonders gut für kreative Branchen geeignet, die eine nahtlose PDF-Bearbeitung benötigen, erfordert aber möglicherweise zusätzliche Lizenzen für eine vollständige CLM-Tiefe.

eSignGlobal

eSignGlobal positioniert sich als globaler Wettbewerber mit Compliance in über 100 Mainstream-Ländern und -Regionen und einer starken Präsenz im asiatisch-pazifischen Raum (APAC). Die E-Signatur-Landschaft in APAC zeichnet sich durch Fragmentierung, hohe Standards und strenge Vorschriften aus, im Gegensatz zum Rahmenansatz in den USA (ESIGN Act) und der EU (eIDAS), der auf E-Mail-Verifizierung oder Selbsterklärung beruht. In APAC erfordert die Lösung eine "Ökosystemintegration", die eine tiefe Hardware-/API-Integration mit digitalen Government-to-Business (G2B)-Identitäten beinhaltet – eine technische Hürde, die weit über westliche Normen hinausgeht. eSignGlobal begegnet dem Problem, indem es Systeme wie iAM Smart in Hongkong und Singpass in Singapur nativ unterstützt und so die Rechtsverbindlichkeit in verschiedenen Märkten gewährleistet. Sein Essential-Plan bietet mit 16,6 US-Dollar pro Monat und Jahr einen außergewöhnlichen Wert, der bis zu 100 elektronisch signierte Dokumente, unbegrenzte Benutzerlizenzen und die Überprüfung über Zugriffscodes ermöglicht – und gleichzeitig die Compliance aufrechterhält. Diese Preisgestaltung ist niedriger als bei Wettbewerbern und macht es zu einer kostengünstigen Option für Teams, die ohne sitzplatzbasierte Gebühren skalieren möchten. Weltweit, einschließlich der USA und der EU, expandiert eSignGlobal als tragfähige Alternative und betont transparente Kosten und ein schnelleres Onboarding.

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HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign wurde von Dropbox übernommen und konzentriert sich auf die Einfachheit für kleine und mittlere Unternehmen. Es bietet intuitive Überarbeitungsfunktionen mit Nachverfolgung von Änderungen und freigegebenen Ordnern für die Zusammenarbeit, die in Dropbox integriert sind, um die Dateiverwaltung zu vereinfachen. Die Basisversion ist mit 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat leicht zugänglich, es fehlt jedoch die vollständige CLM-Tiefe von DocuSign, was es für Teams geeignet macht, die Komfort gegenüber erweiterter Automatisierung priorisieren.

Abschließende Gedanken

Die Navigation der Versionskontrolle bei Überarbeitungen erfordert ein Tool, das Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit in Einklang bringt, wobei DocuSign CLM in Unternehmen hervorsticht. Für Teams, die Alternativen suchen, insbesondere in Regionen mit einzigartigen Compliance-Anforderungen, erweist sich eSignGlobal als neutrale, regional optimierte Option für kostenbewusste Teams.

DocuSign CLM: Versionsvergleich mit der "Vergleichen"-Funktion und Rotlinien

Einführung in DocuSign CLM

In der schnelllebigen Welt des Vertragsmanagements verlassen sich Unternehmen auf leistungsstarke Tools, um Änderungen zu verfolgen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und Verhandlungen zu rationalisieren. Die Contract Lifecycle Management (CLM)-Plattform von DocuSign zeichnet sich als umfassende Lösung aus, die elektronische Signaturen mit fortschrittlichen Dokumenten-Workflows kombiniert. Im Kern hilft CLM Organisationen, den gesamten Vertragsprozess zu automatisieren – von der Erstellung und Verhandlung bis hin zur Ausführung und Speicherung – wodurch menschliche Fehler reduziert und Transaktionszyklen beschleunigt werden. Eine Schlüsselfunktion in DocuSign CLM ist das "Compare"-Tool, mit dem Benutzer Redlines (Änderungsverfolgung) zwischen Dokumentversionen visualisieren können, wodurch es einfacher wird, Überarbeitungen während des Überprüfungsprozesses zu erkennen.

Diese Funktion ist besonders wertvoll für Rechtsteams, Vertriebsmitarbeiter und Compliance-Beauftragte, die die Versionskontrolle aufrechterhalten müssen, ohne lange Dokumente manuell durchsuchen zu müssen. Durch die Echtzeit-Hervorhebung von Ergänzungen, Löschungen und Änderungen verbessert die Compare-Funktion die Transparenz und Zusammenarbeit und unterstützt letztendlich eine bessere Entscheidungsfindung bei Vertragsverhandlungen.

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DocuSign CLM verstehen

DocuSign CLM ist eine Plattform der Enterprise-Klasse, die für die End-to-End-Verwaltung von Verträgen entwickelt wurde. Sie baut auf der E-Signatur-Grundlage von DocuSign auf und integriert KI-gesteuerte Erkenntnisse, Vorlagenbibliotheken und die Verfolgung von Verpflichtungen. Für Unternehmen, die mit großen Mengen an Vereinbarungen zu tun haben, bietet CLM ein zentrales Repository, automatisierte Workflows und Integrationen mit CRM-Systemen wie Salesforce. Die Preisgestaltung für CLM fällt typischerweise unter die Advanced- oder Enterprise-Pläne von DocuSign, die bei etwa 40 US-Dollar pro Benutzer und Monat liegen (jährliche Abrechnung), mit benutzerdefinierten Add-ons für Funktionen wie die Identitätsprüfung.

Ein Vorteil der Plattform sind ihre Verhandlungstools, wobei die Compare-Funktion eine entscheidende Rolle spielt. Redlining ist eine gängige Praxis bei der juristischen Erstellung, bei der Änderungen markiert werden, um anzuzeigen, was hinzugefügt, gelöscht oder geändert wurde. In DocuSign CLM wird dies digitalisiert, um Streitigkeiten zu verhindern und sicherzustellen, dass alle Parteien den endgültigen Bedingungen zustimmen.

So verwenden Sie die "Compare"-Funktion für Redlining

Um die Compare-Funktion in DocuSign CLM effektiv zu nutzen, laden Benutzer zunächst Dokumente innerhalb der Plattform hoch oder erstellen sie. Hier ist eine schrittweise Anleitung, die auf einem Standard-Workflow basiert:

Schritt 1: Zugriff auf Ihr Vertrags-Repository

Melden Sie sich bei DocuSign CLM an und navigieren Sie zum "Contracts"-Dashboard. Wählen Sie die Vereinbarung aus, die Sie vergleichen möchten. CLM versioniert Dokumente automatisch und speichert je nach Ihrem Plan bis zu 100 Versionen pro Vertrag. Dies gewährleistet einen vollständigen Audit-Trail, der Standards wie US ESIGN und UETA entspricht.

Schritt 2: Starten Sie die Compare-Funktion

Klicken Sie auf der Seite mit den Vertragsdetails auf die Registerkarte "Versions". Wählen Sie die beiden Versionen aus, die Sie vergleichen möchten – z. B. den ursprünglichen Entwurf und eine überarbeitete Version. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Compare Versions". Das Tool zeigt Unterschiede in einer Side-by-Side- oder Overlay-Ansicht an, wobei Redlines in einem farbcodierten Format erscheinen: Rot für Löschungen, Grün für Ergänzungen und Gelb für Änderungen.

Schritt 3: Anpassen und Analysieren von Redlines

DocuSign CLM ermöglicht die Anpassung der Ansicht. Schalten Sie Optionen um, um sich auf bestimmte Abschnitte zu konzentrieren, z. B. Klauseln oder Metadaten. Die KI der Plattform unterstützt Sie, indem sie Änderungen zusammenfasst, potenzielle Risiken (z. B. Haftungsverschiebungen) kennzeichnet und Berichte erstellt. Wenn beispielsweise eine Wettbewerbsverbotsklausel geändert wird, hebt Redlining die genaue Wortlautänderung hervor, einschließlich wer sie wann vorgenommen hat.

Schritt 4: Zusammenarbeit und Lösung

Teilen Sie die Vergleichsansicht über sichere Links mit Stakeholdern. Teammitglieder können direkt Kommentare zu Redlines hinzufügen, Änderungen massenweise akzeptieren oder ablehnen oder sie zur Offline-Überprüfung als PDF exportieren. Sobald die Probleme behoben sind, führen Sie die Versionen zu einem sauberen endgültigen Dokument zusammen, das für die E-Signatur bereit ist.

Best Practices für Redlining

Aus geschäftlicher Sicht kann die Integration der Compare-Funktion frühzeitig im Lebenszyklus Nacharbeiten minimieren. Rechtsabteilungen berichten von einer Beschleunigung der Verhandlungszyklen um bis zu 50 %, basierend auf Branchen-Benchmarks. Für globale Teams ist es jedoch wichtig, sicherzustellen, dass Dokumente den regionalen Gesetzen entsprechen – z. B. erfordert die EU-eIDAS qualifizierte elektronische Signaturen für hochwertige Verträge. Zu den Einschränkungen gehören gelegentliche Störungen bei komplex formatierten gescannten PDFs, die möglicherweise eine Vorverarbeitung erfordern.

Die Präzision dieser Funktion ist in Branchen wie Finanzen und Immobilien von großem Vorteil, wo die Genauigkeit von Redlines kostspielige Rechtsstreitigkeiten verhindern kann. In der Praxis kombinieren Benutzer in mittelständischen Unternehmen sie häufig mit Vorlagen, um Vergleiche für verschiedene Transaktionsarten zu standardisieren.

Vorteile der Compare-Funktion im Geschäftsbetrieb

Das Compare-Tool spart nicht nur Zeit, sondern fördert auch das Vertrauen bei Verhandlungen. Durch die Bereitstellung einer klaren Visualisierung von Überarbeitungen reduziert es Fehlinterpretationen – entscheidend bei B2B-Deals, bei denen Verträge Dutzende von Seiten umfassen können. Die Analyse in CLM verfolgt die Häufigkeit von Redlines und hilft Managern, Engpässe zu identifizieren, z. B. wiederholte Bearbeitungen von Entschädigungsabschnitten.

Für Unternehmen lässt sich dies nahtlos in die API von DocuSign integrieren, was automatisierte Vergleiche in benutzerdefinierten Workflows ermöglicht. Insgesamt positioniert es DocuSign CLM als skalierbare Lösung für wachsende Unternehmen, obwohl eine hohe Nutzung zu höheren Kosten führen kann.

Wettbewerbslandschaft: E-Signatur- und CLM-Anbieter

Auf dem Markt für E-Signaturen und CLM ist DocuSign mit seinem ausgereiften Ökosystem führend, aber Alternativen bieten unterschiedliche Vorteile. Hier ist ein neutraler Überblick über die wichtigsten Akteure.

DocuSign

Wie bereits erwähnt, zeichnet sich DocuSign durch globale Abdeckung und Integrationen aus, wobei CLM seine E-Signatur-Kernfunktionen erweitert. Es eignet sich gut für US-zentrierte Unternehmen, kann aber in APAC aufgrund von Add-ons mit höheren Kosten verbunden sein.

Adobe Sign

Adobe Sign ist Teil der Adobe Document Cloud und konzentriert sich auf die nahtlose Integration mit PDF-Tools und Kreativ-Suites. Es unterstützt Redlining über die Vergleichsfunktion von Acrobat, wobei die grundlegenden E-Signatur-Pläne bei 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat beginnen. Es ist stark für Marketing- und Designteams und legt Wert auf mobile Signaturen, aber es fehlt die Tiefe von DocuSign in Bezug auf die CLM-Automatisierung. Die Compliance deckt ESIGN/UETA und eIDAS ab, obwohl der API-Zugriff höhere Stufen erfordert.

eSignGlobal

eSignGlobal positioniert sich als APAC-optimierte Alternative mit globaler Compliance in 100 Mainstream-Ländern, insbesondere mit Stärken in APAC. Die APAC-E-Signatur-Gesetzgebung ist fragmentiert, mit hohen Standards und strenger Aufsicht – im Gegensatz zu den stärker rahmenorientierten ESIGN/eIDAS in den USA/EU, die auf E-Mail-Verifizierung oder Selbsterklärung basieren. In APAC erfordern Lösungen einen "Ökosystem-Integrations"-Ansatz, einschließlich tiefer Hardware-/API-Integrationen mit digitalen Identitäten von Regierung zu Unternehmen (G2B), was die technologische Eintrittsbarriere weit über westliche Normen hinaus erhöht.

eSignGlobal begegnet dem, indem es Tools wie Hong Kong iAM Smart und Singapore Singpass nativ unterstützt und so die Rechtsgültigkeit ohne zusätzliche Gebühren gewährleistet. Sein Essential-Plan kostet nur 16,6 US-Dollar pro Monat (entspricht 199 US-Dollar pro Jahr) und ermöglicht bis zu 100 E-Signatur-Dokumente, unbegrenzte Benutzerplätze und die Überprüfung über Zugriffscodes – alles auf einer konformen und kostengünstigen Grundlage. Dies macht es weltweit wettbewerbsfähig, einschließlich der USA/EU, als Teil einer breiteren Ersatzstrategie für DocuSign und Adobe Sign.

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HelloSign (von Dropbox)

HelloSign bietet einfache E-Signaturen mit grundlegendem Redlining über die Dropbox-Integration. Die Preise beginnen bei 15 US-Dollar pro Monat für Einzelpersonen und steigen auf 25 US-Dollar pro Benutzer und Monat für Teams. Es ist SMB-freundlich, aber im Vergleich zu DocuSign in Bezug auf erweiterte CLM-Funktionen begrenzt.

Vergleichstabelle

Diese Tabelle hebt die Kompromisse hervor: die Robustheit von DocuSign, die Integration von Adobe, die Wirtschaftlichkeit von eSignGlobal in regulierten Regionen und die Benutzerfreundlichkeit von HelloSign.

Fazit

Die Compare-Funktion von DocuSign CLM bleibt ein zuverlässiges Tool für das Redlining-Management und trägt zu einer effizienten Vertragsabwicklung bei. Für Unternehmen, die Alternativen suchen, insbesondere in Compliance-intensiven Bereichen wie APAC, bietet eSignGlobal eine neutrale und regional angepasste Option als DocuSign-Alternative.