Paano ang mga Koponan sa Kalusugan ay dapat Ituring ang mga Riesgo ng HIPAA sa mga Workflow ng E-Signature

Ang pag-assess ng panganib ng HIPAA ay nagsisimula sa workflow

Ang electronic signatures ay maaaring gawing mas madali ang pagsisimula, paglilipat, pag-sign, at pag-iingat ng mga papel na kalusugan. Subalit kapag ang workflow sa pag-sign ay kasangkot ang protected health information (PHI), ang tanong ay hindi lamang kung ang dokumento ay maaaring mag-sign online. Ang mas mahalagang tanong ay: saan nagsisimula ang PHI sa workflow, sino ang makakapasok dito, paano ito lumilipat, at anong ebidensya naiwan kapag nagbago ang isang bagay? Para sa mga provider ng kalusugan at organisasyon na may kaugnayan sa kalusugan, ito ang praktikal na punto ng pagsisimula sa pag-e-assess ng panganib ng HIPAA sa mga workflow ng e-signature.

Ang paghahanda ng HIPAA ay isang nakabahaging responsibilidad sa operasyon

Hindi isang badge ng produkto

Ang paghahanda ng HIPAA ay hindi isang isang beses na configuration o isang badge ng produkto. Ito ay depende sa inaasahang paggamit ng organisasyon, daloy ng data, seguridad na pangangalaga, kontrata, patakaran, at praktikal na gawain sa operasyon.

Ang platforma ay maaaring suportahan, hindi palitan ang pamamahala

Ang teknolohiya ay maaaring suportahan ang mga kontrol sa mga rekord, pagkakapasok, pag-a-audit, at pagpapakalat ng data. Hindi niya mapapasya kung anong mga dokumento ang naglalaman ng PHI, ayusin ang bawat patakaran sa pagkakapasok, pagsasanay ang manggagawa, o patakbuhin ang proseso ng pagtugon sa insidente ng organisasyon.

1. Tukuyin kung saan maaaring lumitaw ang PHI

Ang workflow ay maaaring maglalaman ng PHI kahit na ang lapid ng pag簽署 ay hindi. I-map ang impormasyon sa dokumento, ang kanyang mga kakaibang dokumento, at ang palibot na workflow bago pagtass ang platforma.

Mga porma ng pahintulot at awtorisasyon ng pasyente; mga dokumento ng pagpasok, pagpasok, paglabas, at kaugnay sa pag-aalaga.

Mga materyal sa klinikal, pagdiagnosa, imahen, laboratoryo, paggamot, pagtatalaga, at pagtutugma ng pangangalaga.

mga file ng insurance, billing, pagkakalaya, HR, o pangadministratibo na kasama ang impormasyon na may kinalaman sa kalusugan.

Mga pangalan ng file, mga pagbabalita ng mensahe, mga link, datos ng tagapagkaloob, mga pangyayari ng estado, at metadata ng integration ay maaaring lumikha ng puntos ng pagkakalat.

2. Sumunod sa PHI sa buong paglalagay ng pirmahan

Ang mga pagsusuri ng panganib ay madalas na nakatutok sa naipirmahan na PDF at nagpabagal sa mga hakbang sa paligid nito. Subaybayan ang PHI mula sa paglikha hanggang sa pag-iimbak, kasama ang mga kopya, mga pahayag, paglilipat, at mga integration.

	Bantayog sa workflow	Mga tanong na dapat itanong
Pagsisimula	Pagsisimula	Sinong nag-upload o gumagawa ng dokumento? Dahil sa template, form, o sa isang system na itaas ang PHI?
Pagbabalita	Pagtawag at pagbabalita	Maaring ang email, SMS, o iba pang mga balita ipakita ang PHI sa linya ng paksa, pagbabalita, pangalan ng file, o mga link?
Pagpapatotoo	Pagpirmahan	Paano tinutukoy ang tagapag-alam? Anong impormasyon ang ipinapakita sa bawat nagpirmahan?
Pag-iimbak	Pag-iimbak at pag-access	Ano ang mga papel na maaaring tingnan, i-download, ibahagi, o pangasiwaan ang mga rekord? Ay pinag-aaralan ang access nang madalas?
Ebidensya	Pagsusuri at ebidensya	Ano ang mga kaganapan na naitala, sino ang maaaring suriin sila, at kung gaano katagal sila naaibigay?
Integration	API at mga integration	Ano ang sistema na nagpapadala o tumatanggap ng datos ng dokumento, metadata, mga kaganapan ng estado, o mga attachment? Ano ang nangyari sa log kapag may pagkabigo sa integration?
Buhay na krisis	Pananatili at pagtanggal	Sinong nagpapasya sa panahon ng pananatili, legal hold, patakaran sa pagtanggal, at ebidensya ng pagtanggal?

3. Ilapat ang pinakamaliit na kapangyarihan para sa pag-access at pagdokumentaryo ng mga aksyon

Ang workflow ng pag-sign ng pangkalusugan ay dapat dinisenyo sa paligid ng mga papel, hindi lamang sa kaginhawahan. Maaaring mangailangan ang iba't ibang gumagamit na gumawa ng mga dokumento, magpadala ng mga kahilingan, mag-sign, suriin ang nakumpleto na mga rekord, pangasiwaan ang mga account, o imbestigahan ang mga kakaiba. Ang mga pangkat ay dapat suriin ang mga natatanging account ng gumagamit, ang magiging naaangkop na pag-verify ng pagkakakilanlan, ang access base sa papel at gawain, ang paghihiwalay sa mga gumagamit sa operasyon at mga administrator kung kinakailangan, agad na pagbabago ng access kapag nagbabago ang responsibilidad, panahonang pag-suri ng access, at pagbabawal sa pagtingin, pagbabahagi, pag-download, at pag-export ng mababanggit na mga rekord. Ang layunin ay walang kahirapan: ang gumagamit ay dapat magkaroon lamang ng access na kailangan para sa kanilang nakatalagang gawain, para sa hindi hihigit sa kailangan.

4. Itaas ang audit logs bilang pangkontrol ng operasyon

Itaas ang mga pangyayari na dapat suriin bago mangyari ang insidente

Para sa bawat mataas na panganib na workflow, desisyunan kung aling mga pangyayari ang dapat suriin: paglikha ng dokumento, access, pagbabahagi, pag-sign, pagbabago, pag-download, pagbabago ng pahintulot, aktibidad ng API, at mga nabigong pagsubok.

Itaas ang prosesong pagtugon

Itaas ang sinumang gagawin na suriin ang kakaibang aktibidad, kung paano ang pinaghihinalaang hindi awtorisadong access o pagkakamali sa workflow ang pagtaas, kung paano ang tindahan ng mga talaan ng audit ay iningatan para sa imbestigasyon, at kung paano ang mga problema sa konektadong sistema ay imbestigahan.

Ikonekta ang ebidensya sa aksyon

Ang talaan na umiiral ngunit hindi kailanman sinusuri, naaangkop na iningatan, o nakakonekta sa prosesong insidente ay maaring hindi magbigay ng kasiguruhan na inaasahan ng organisasyon.

5. Patunayan ang mga pangangalaga para sa data habang ito ay nasa paglipad at nasa kapahintulutan

Dapat maintindihan ng mga pangkat ng kalusugan kung paano ang mga pangangalaga ay naaangkop sa data na kanilang inaplano gamitin, sa halip na umasa sa pangkalahatang wika ng seguridad. Ang pagtutuos ay dapat kasama ang pagprotekta sa panahon ng pagpapadala at pag-iimbak; pag-access sa mga susi, mga pahintulot, at mga pamprosesong pang-administrasyon; seguridad ng API at konfigurasyon ng pagkakasama; pagkakopya, pagbawi, pag-iimbak, at pagtanggal; at pagmamasid at pagtugon sa pinaghihinalaang mga insidente ng seguridad. Ayon sa opisyal na salin ng HIPAA ng eSign.AI, ang eSign.AI ay sumusuporta sa mga pagsisikap ng HIPAA ng mga mamimili ng kalusugan at kaugnay na mga mamimili sa pagpapatupad ng HIPAA Security Rule, kasama ang mga pangangalaga sa pag-access, pagtala ng audit, pag-encrypt, at pagpapadala ng seguridad ng data. Ang mga kakayahan na ito ay relasyon sa pagsusuri ng panganib; hindi ito alisin ang pangangailangan na patunayan ang kasalukuyang saklaw ng produkto, konfigurasyon, mga tuntunin ng serbisyo, at mga pangkalahatang pangangalaga ng organisasyon.

Patotohanan sa mga supplier at mga kontrata

Ang papel ng bawat partido sa pagkakalat ng data
Kung kailangan ng BAA o ibang kontratang arangkeng
Ano ang mga serbisyo, kapaligiran, mga tampok, at mga pagkakasama na kasama sa saklaw
Ang kinakailangang dokumentasyon sa seguridad at pribasidad para sa due diligence
Paano tinutugunan ang mga subcontractor at paglilipat ng data pababa

Patotohanan ng panloob

Sinong may-ari ng konfigurasyon at pamamahala ng access governance
Ano mangyayari sa pagtatapos ng kontrata
Paano ibabalik o inaalis ang mga rekord
Paano inayos ang mga insidente sa pagitan ng mga partido
Paano pinapamahalaan ang mga integration, credentials, at mga pangingibabaw

7. Hiwalayin ang kakayahan ng platform mula sa pananagutan ng organisasyon

Ang isang matibay na workflow sa kalusugan ay pinagsama-sama ang teknolohiya at pamamahala. Ang sumusunod na pagtatanging ito ay dapat ipaalam sa mga pagrepaso sa pagbili at pagsasakatuparan.

	mga lugar ng kakayahan ng platform na dapat suriin	Responsibilidad ng organisasyon na dapat patunayan
Pagpasok	Kontrol sa pagpasok at kontrol na may kaugnayan sa pagkakakilanlan	Pagbibigay ng gamit, disenyo ng papel, pagrepaso sa pagpasok, at mga patakaran sa kumpanya
Audit - Pagsusuri	Pagtala ng audit at mga talaan ng ebidensya	Pagsubaybay, pagsisiyasat, pagpapaunlad, at mga prosesong pangpangalaga
Data security - Seguridad ng data	Encryption and secure data transmission - Pagsasalita at seguridad ng pagpapakita ng data	Data classification, endpoint security, integration design, and risk assessment - Pag-uuri ng data, seguridad ng endpoint, disenyo ng pagsasama, at pagsusuri ng panganib
Workflow - Workflow	Signing, routing, and record-handling features - Pagpirmahan, paglalakbay, at mga tampok ng paghawakan ng rekord	Approved workflow design, document governance, training, and change control - Atyentikadong disenyo ng workflow, pamamahala ng dokumento, pagsasanay, at kontrol ng pagbabago
Pagkakasama	API and integration capabilities - API at kakayahan ng pagsasama	Detalyadong pagsubaybay sa nagbigay ng serbisyo, pagtiningnan ng interface, pangangasiwa ng mga lisensya, at pagtutugma sa mga insidente

Isang praktikal na checklist bago ang paglunsad

Hanapin ang PHI sa mga dokumento, mga kakaibang kasangkapan, metadata, mga pahayag, mga pagluluwas, at mga pagkakasama, pagkatapos ay mapanood ang bawat sistema at partido na tatanggapin, inilalagay, o nagpaproseso nito.

Ang mas mahusay na tanong na HIPAA

Para sa mga organisasyon ng kalusugan, ang tamang tanong ay hindi "Ayon ba ang e-signature workflow na HIPAA compliant?" sa abstraktong paraan. Ang mas mahusay na tanong ay: maari ba naming patunayan na ang partikular na workflow na ito ay nagpapamahala sa PHI na may pangkaligtasang, pangbabantay, at pananagutan na angkop sa inaasahang paggamit? Sa pamamagitan ng paggawa ng mapagkukunan ng PHI mula sa simula hanggang sa katapusan, paggamit ng pinakamaliit na kapangyarihan na posible, pagsasagawa ng kontrol ng pag-a-audit, pag-suri ng pangkaligtasang datos, at pagpaliwanag ng responsibilidad ng nagbenta, ang mga pangkat ay maaaring gumawa ng mas mabuting desisyon kung kailangan at kung paano ipatupad ang e-signature workflow.

FDA 21 CFR Part 11: electronic records and e-signature controls Solusyong elektronikong pagpirmang pangkalusugan Usap sa isang espesyalista ng eSign.AI

Team na tinatalakay ang tamang eSignature approach para sa negosyo

Tuklasin ang tamang eSignature approach para sa iyong negosyo

Makipag-usap sa aming team tungkol sa mga kinakailangan sa eSignature, compliance considerations, at document workflows sa iyong target markets.

Makipag-ugnayan sa amin

Magpatuloy magbasa

Mga Gabay sa Solusyon