Online HR Document Signing: Pinapabilis ng CSCI Investment ang HR Collaboration

Company Introduction

Ang China State Construction International ay ang Hong Kong-listed company ng China State Construction Engineering Corporation. Gamit ang capital strength, investment system, at engineering management experience ng listed company sa Hong Kong, patuloy na isinusulong ng CSCI Investment ang investment at construction businesses sa infrastructure, affordable housing, municipal engineering, public buildings, at iba pang larangan.

Matagal nang nakatuon ang CSCI Investment sa investment, construction, at asset operations. Saklaw ng infrastructure investments nito ang maraming province at city, kabilang ang expressways, municipal engineering, public buildings, at affordable housing. Habang lumalaki ang organization at dumarami ang branches, naging mahalagang foundation para sa digital operations ang HR document signing, employee data consolidation, at systematic management.

Business Challenges

1. Mahirap ang offline signing ng HR documents at nagdulot ito ng paulit-ulit na trabaho

Malaki ang employee base ng CSCI Investment sa dose-dosenang branches. Ang offers, employment contracts, resignation certificates, income certificates, at employment certificates ay madalas nangangailangan ng HR signing. Sa traditional process, kailangang isa-isang i-review, i-print, i-coordinate, pirmahan, i-archive, at hanapin muli ng HR teams ang mga dokumento.

Mataas ang repetition at workload ng mga transactional task na ito, kaya mas nahihirapan ang HR teams na mag-focus sa mas core na HR work tulad ng recruitment at onboarding, employee services, at organizational management.

2. Mahaba ang signing cycle para sa remote employees, kaya mas mahirap kontrolin ang contract risks

Nasa iba’t ibang lokasyon ang employees ng CSCI Investment, kaya kadalasang kailangang ipadala nang pabalik-balik ang documents para sa offline signing. Karaniwan, ang isang contract ay tumatagal ng 2 hanggang 15 araw bago matapos, may courier cost na humigit-kumulang RMB 10 hanggang 20, at hindi rin personal na mababantayan ng HR ang pagpirma ng employee.

Sa ganitong model, kailangang tuloy-tuloy na subaybayan ng HR ang signing status at sabay na pamahalaan ang risks tulad ng maling pirma, kulang na pirma, o pirma ng ibang tao. Kapag naantala ang return ng document o hindi tugma ang signing information, maaaring maapektuhan ang onboarding at employment contract management.

3. Hindi konektado ang HR data at signing process sa digital management needs

Kung hindi pa ganap na paperless ang human resource management, mahirap pagsamahin nang kumpleto ang employee data at signed documents sa HR system, na nag-iiwan ng gaps sa process. Hindi ito tugma sa digital strategy at management requirements ng CSCI Investment.

Kailangan ng offers, employment contracts, at certificate documents na consistent sa system ang templates, employee information, signing status, at archived files. Kapag hiwalay ang signing process sa business systems tulad ng SAP, tumataas ang cost ng manual entry, file downloads, status confirmation, at archive management.

Solution & Results

1. Inumpisahan online ang HR document signing, mula onboarding hanggang certificate issuance

Matapos ilunsad ng CSCI Investment ang electronic signing para sa HR scenarios, puwede nang mag-initiate ang HR teams ng online signing o automatic sealing processes para sa offers, employment contracts, resignation certificates, income certificates, at employment certificates. Nakukumpleto ng employees ang document confirmation at signing online, at nakakatanggap ang HR ng completion notification kapag tapos na ang process.

Ginagawa nitong online closed loop ang dating offline chain ng printing, mailing, employee signing, collection, at archiving, kaya nababawasan ang repetitive HR work sa document circulation at signing follow-up.

2. Integrated sa SAP para ikonekta ang signing initiation, callbacks, at file storage

Integrated ang solution sa SAP. Mina-maintain ng HR ang offer o employment contract templates sa electronic signing platform, habang iniimbak ng SAP ang template information at text fields. Pagkatapos pumili ng template at mag-fill in ng content ang HR, gagawa ang SAP ng PDF at mag-i-initiate ng signing.

Pagkatapos ng signing, makakatanggap ang SAP ng callback parameters na nagsasabing natapos na ang process at makukuha ang signed file sa pamamagitan ng download link para sa storage. Sa system integration, bumabalik ang HR document signing results sa original business system, kaya mas consistent ang employee data at signed documents.

3. Pinahusay ng template-based management ang initiation efficiency para sa maraming HR document types

Para sa iba’t ibang HR scenarios, maaaring mag-maintain ang teams ng templates at kaukulang text fields para sa offers, employment contracts, resignation certificates, income certificates, employment certificates, at iba pang documents. Kapag nag-i-initiate ng process, pipili ang HR ng template para sa specific scenario at ilalagay ang employee information, kaya nababawasan ang repeated editing at format inconsistencies.

Para sa certificate documents tulad ng income certificates at employment certificates, maaaring awtomatikong maglagay ng seal ang system habang tumatakbo ang process at i-copy ang employees. Ang employment contract scenarios ay maaari ring i-configure na awtomatiko o manual na matapos pagkatapos pumirma ng employee, na tumutulong sa HR na pamahalaan ang iba’t ibang document types sa mas unified na paraan.

Application Impact

Maayos na tumatakbo ang HR signing scenario ng CSCI Investment mula nang opisyal itong ilunsad noong late March 2024. Pagsapit ng mid-July, nakumpleto nito ang mahigit 1,800 online signings sa iba’t ibang HR document types.

Ang offers, employment contracts, at certificate documents ay lumipat mula offline printing, mailing, signing, at archiving patungo sa digital process ng template-based initiation, online signing, status callbacks, at system storage.

Nababawasan ng HR teams ang manual follow-up, document organization, at cross-location delivery costs, habang mas madali namang nakakumpleto ang employees ng signing para sa onboarding at employment-related documents.

Sa pag-integrate ng electronic signing sa SAP, nakapagtatag ang CSCI Investment ng unified capability foundation para sa mas marami pang business document signing at multi-system collaboration sa hinaharap.