Pag-digitisasyon ng workflow sa Pagbili at Kasunduan sa Supplier

Ang pagbili ay isang matinding funksyon ng kontrata

Ang tipikal na pangkat ng pagbili ay namamahala ng daan-daang kontrata bawat taon: kasunduan sa nagkakaloob, NDA, order ng pagbili, order ng pagbabago, kasunduan sa antas ng serbisyo, at sulat ng pagpapatuloy. Bawat isa ay kasangkot sa mga pag-apruba sa loob, negosasyon sa nagkakaloob, at pagkolekta ng pirmahan. Ang manwal na proseso — email, print-sign-scan, pisikal na arkiving — nagdagdag ng araw sa bawat cycle at naglikha ng gap sa ebidensya.

Dokumento ng pagbili ayon sa yugto ng workflow

	Tier ng pirmahan
NDA (pre-qualification)	SES — kailangan ng mabilis na paggawa
Pangunahing Kasunduan sa Serbisyo	AES o QES — mataas na halaga, pangmatagalang panahon
Pahayag ng Paggawa	AES — pang-proyekto na pangako
Order ng Pagbili	SES — mataas na dami, mababang kompleksidad
Order ng Pagbabago	SES — katulad ng PO ngunit kailangan ng trail ng pag-a-audit
Pakete ng pag-onboarding sa nagkakaloob	AES — magpadala ng bulk na may mga porma ng pagsunod sa batas

Pagdisenyo ng workflow ng pag-pirmahan ng pagbili

Ang isang mahusay na dinisenyo na workflow ng pag-pirmahan ng pagbili ay nagbabawas ng oras ng cycle habang pinapanatili ang pagsunod sa batas at kalidad ng ebidensya.

Ililipat ang mga kontrata ayon sa halaga: ang PO na may halaga na $10K ay kailangan ng isang aprubador; $10K-$100K ay kailangan ng dalawang; higit sa $100K ay kailangan ng pag-a-audit ng batas. Ang platform ng pag-pirmahan ay dapat suportahan ang mga patakaran ng conditional routing na inilulunsad ng mga patlang ng data.

Panatilihin ang mga aprubadong template para sa NDA, MSA, SOW, at PO. Suriin ng batas ang template ng unang beses; ang mga pangkat ng pagbili ay gumagawa ng envelope mula sa template na walang pagkakakaloob ng batas bawat beses.

I-integrate ang pag-sign sa portal ng supplier upang maaaring tanggapin ng supplier ang mga tuntunin at mag-sign nang hindi lumisan sa portal. Ito ay mas mahusay kaysa sa pagpapalitan ng mga dokumento sa pamamagitan ng email.

Sync ang data ng nasignang kontrata pabalik sa ERP (SAP, Oracle, Coupa). Ang estado, halaga, at panahon ng pagkakaroon ng nasignang kontrata ay dapat umabot sa sistema ng pagbili nang awtomatiko.

Paglulunsad ng e-signature sa pagbili: limang hakbang

Audit ang kasalukuyang proseso ng kontrata

I-map ang bawat uri ng dokumento, daan ng pag-apruba, at kinakailangang pag-sign sa iyong workflow ng pagbili. Tanggapin ang mga kailanganang pagkakasala at mga puwang ng ebidensya.

Lumikha ng template library

Magtrabaho kasama ang legal upang lumikha ng standard na template para sa bawat uri ng dokumento. Tukuyin ang mga merge field para sa dinamikong data ( pangalan ng supplier, halaga ng kontrata, mga petsa).

Konfigurahin ang pag-apruba ng routing

Itakda ang mga patakaran ng conditional routing base sa halaga ng kontrata, kategorya, at panganib. Konfigurahin ang mga serye ng pag-apruba panloob at panlabas na pag-sign ng supplier.

Ikonekta sa mga sistema ng pagbili

Ikonekta ang platform ng pag-sign sa iyong ERP o sistema ng pagbili sa pamamagitan ng API. Habilin ang awtomatikong paglikha ng kontrata mula sa mga pangangailangan ng pagbili at ang awtomatikong sync ng estado pagkatapos ng pag-sign.

Turohan ang pangkat ng pagbili at mga supplier

Ibrief ang pangkat ng pagbili sa bagong workflow. I komunikahin sa mga supplier na ang mga kontrata ay ililipat elektroniko. Magbigay ng fallback para sa mga supplier na hindi makatatanggap ng e-signature.

Ano ang nagbabago kapag ang pagbili ay naging digital

Pagbawas ng oras ng sirkulasyon

Ang manwal na kontrata ng pagbili ay umabot sa 5-15 araw mula sa pagpapatrabaho hanggang buong pag-sign. Ang digital na workflow na may awtomatikong routing at e-signature ay kadalasang nagtatapos sa 1-3 araw — isang 60-80% na pagbawas.

Kalidad ng ebidensya

Bawat hakbang ay naka-log: sino ang nag-apruba, kailan, sino ang nag-sign, mula sa anong IP. Ang pakete ng ebidensya ay kumpletibo at exportable. Ang audit at check ng compliance ay naging pangkaraniwan sa imbes na mga proyekto.

Karanasan ng supplier

Ang mga supplier ay nakakakaranas ng malinis na pag-sign: suriin ang kontrata, i-click ang pag-sign, at makatanggap ng kopya. Walang pag-print, pag-scan, o paghahatid ng kuriente. Ito ay lubos na napakakatipid para sa mga internasyonal na supplier na nasa iba't ibang oras na lugar.

Pagkikita ng kontrata

Lahat ng mga kontrata ay inilagay sa sentro kasama ang metadata (supplier, halaga, pagtatapos, estado). Ang dashboard ay nagpapakita ng mga paparating na pagpapatuloy, papatapos na mga kasunduan, at estado ng pipeline — impormasyon na kung saan ay kalat sa mga inboxes ng email sa pamamana ng proseso.

Paano ang eSign.AI ay sumusuporta sa mga workflow ng procurement

Nagbibigay ang eSign.AI ng configurable approval routing at integration sa ERP para sa mga pangkat ng procurement.

Conditional routing ayon sa halaga

Sumusuporta ang eSign.AI ng mga patakaran ng conditional routing: POs na may halaga na $10K o mas mababa ay nagsasailalim sa isang tagapagpasiya; $10K-$100K sa dalawang; higit sa $100K sa legal na pag-suri. Ang routing ay nangyayari sa pamamagitan ng data ng merge field — walang kailangan ng pagdesisyon ng pag-rute sa pamamana.

Integration sa SAP at Oracle

Naka-konekta ang eSign.AI sa SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, at Coupa sa pamamagitan ng pre-built connectors. Ang mga purchase requisitions ay nagtutulak sa paglikha ng kontrata; ang estado ng pag-sign ay ibabalik sa ERP ng awtomatiko.

Karaniwang tanong

Oo. Ang POs ay mga standard na komersyal na dokumento na maaaring ma-sign elektroniko sa ilalim ng karamihan ng e-commerce at electronic transaction na batas. Gamitin ang SES para sa kabilis — ang POs ay mataas ang bilang at mababang komplikasyon.

Team na tinatalakay ang tamang eSignature approach para sa negosyo

Tuklasin ang tamang eSignature approach para sa iyong negosyo

Makipag-usap sa aming team tungkol sa mga kinakailangan sa eSignature, compliance considerations, at document workflows sa iyong target markets.

Makipag-ugnayan sa amin

Magpatuloy magbasa

Mga Gabay sa Pagbili