Đưa quy trình mua sắm và thỏa thuận nhà cung cấp thành công số hóa

Mua sắm là chức năng đòi hỏi nhiều hợp đồng

Một đội ngũ mua sắm tiêu chuẩn quản lý hàng trăm hợp đồng mỗi năm: thỏa thuận nhà cung cấp, NDAs, đơn đặt hàng mua sắm, đơn thay đổi, thỏa thuận mức độ dịch vụ và thư xác nhận. Mỗi hợp đồng đều liên quan đến phê duyệt nội bộ, thương lượng nhà cung cấp và thu thập chữ ký. Các quy trình thủ công — email, in-ký-sao chép, lưu trữ vật lý — thêm ngày vào mỗi chu kỳ và tạo ra khoảng trống bằng chứng.

Tài liệu mua sắm theo giai đoạn quy trình

	Cấp độ chữ ký
NDAs (chuẩn bị trước khi phê duyệt)	SES — cần thời gian hoàn thành nhanh chóng
Thỏa thuận dịch vụ chính	AES hoặc QES — giá trị cao, dài hạn
Đề án công việc	AES — cam kết cụ thể cho dự án
Đơn đặt hàng mua sắm	SES — số lượng lớn, độ phức tạp thấp
Đơn thay đổi	SES — giống như PO nhưng cần theo dõi audit trail
Gói đăng ký nhà cung cấp	AES — gửi hàng loạt với các biểu mẫu tuân thủ

Thiết kế quy trình ký hợp đồng mua sắm

Một quy trình ký hợp đồng mua sắm được thiết kế tốt sẽ giảm thời gian chu kỳ trong khi duy trì tuân thủ và chất lượng bằng chứng.

Chuyển hợp đồng dựa trên giá trị: các PO dưới 10K cần một người phê duyệt; từ 10K đến 100K cần hai người; trên 100K cần phê duyệt pháp lý. Plattform ký hợp đồng nên hỗ trợ các quy tắc chuyển hướng điều kiện được kích hoạt bởi các trường dữ liệu.

Duy trì các mẫu đã phê duyệt cho NDAs, MSAs, SOWs và POs. Phòng pháp lý phê duyệt mẫu một lần; các đội ngũ mua sắm tạo phong bì từ mẫu mà không cần tham gia của pháp lý mỗi lần.

Tích hợp việc ký tên vào cổng thông tin nhà cung cấp để nhà cung cấp có thể chấp nhận điều khoản và ký tên mà không cần rời khỏi cổng thông tin. Điều này hiệu quả hơn so với việc gửi tài liệu qua email.

Đồng bộ dữ liệu hợp đồng đã ký trở lại ERP (SAP, Oracle, Coupa). Trạng thái, giá trị và thời hạn hiệu lực của hợp đồng đã ký nên tự động chảy vào hệ thống mua sắm.

Triển khai ký tên điện tử trong mua sắm: năm bước

Kiểm tra lại quy trình hợp đồng hiện tại

Đánh dấu mọi loại tài liệu, đường dẫn phê duyệt và yêu cầu ký tên trong quy trình mua sắm của bạn. Xác định các điểm nghẽn và khoảng trống bằng chứng.

Tạo thư viện mẫu

Hợp tác với pháp lý để tạo mẫu tiêu chuẩn cho mỗi loại tài liệu. Định nghĩa trường hợp kết hợp cho dữ liệu động (tên nhà cung cấp, giá trị hợp đồng, ngày tháng).

Cấu hình định tuyến phê duyệt

Cài đặt quy tắc định tuyến điều kiện dựa trên giá trị hợp đồng, danh mục và rủi ro. Cấu hình chuỗi phê duyệt nội bộ và luồng ký tên nhà cung cấp bên ngoài.

Tích hợp với hệ thống mua sắm

Kết nối nền tảng ký tên với ERP hoặc hệ thống mua sắm của bạn qua API. Kích hoạt việc tạo hợp đồng tự động từ yêu cầu mua và đồng bộ trạng thái sau khi ký.

Huấn luyện đội ngũ mua sắm và nhà cung cấp

Giới thiệu quy trình mới cho đội ngũ mua sắm. Thông báo cho nhà cung cấp rằng hợp đồng sẽ được gửi qua điện tử. Cung cấp giải pháp dự phòng cho nhà cung cấp không thể chấp nhận ký tên điện tử.

Những thay đổi khi mua sắm số hóa

Giảm thời gian chu kỳ

Hợp đồng mua sắm thủ công mất từ 5-15 ngày từ khi soạn thảo đến khi ký hoàn toàn. Quy trình số hóa với định tuyến tự động và ký tên điện tử thường hoàn thành trong 1-3 ngày — giảm 60-80%.

Chất lượng bằng chứng

Mỗi bước đều được ghi lại: ai đã phê duyệt, khi nào, ai đã ký, từ IP nào. Gói bằng chứng là toàn diện và có thể xuất khẩu. Kiểm tra và tuân thủ trở thành công việc hàng ngày thay vì các dự án.

Trải nghiệm nhà cung cấp

Nhà cung cấp nhận được trải nghiệm ký kết sạch sẽ: xem hợp đồng, nhấp để ký, nhận bản sao. Không cần in, quét hoặc gửi qua bưu điện. Điều này đặc biệt có giá trị đối với nhà cung cấp quốc tế ở các múi giờ khác nhau.

Xem thấy hợp đồng

Tất cả các hợp đồng được lưu trữ trung tâm với metadata (nhà cung cấp, giá trị, hết hạn, trạng thái). Bảng điều khiển hiển thị các hợp đồng sắp tái ký, hợp đồng hết hạn và trạng thái pipeline — thông tin được rải rác trong hộp thư email trong quy trình thủ công.

Cách eSign.AI hỗ trợ quy trình mua sắm

eSign.AI cung cấp cho đội ngũ mua sắm các quy trình phê duyệt tùy chỉnh và tích hợp ERP.

Định tuyến điều kiện theo giá trị

eSign.AI hỗ trợ quy tắc định tuyến điều kiện: PO dưới 10K chuyển đến một phê duyệt viên; từ 10K đến 100K chuyển đến hai; trên 100K chuyển đến kiểm tra pháp lý. Quy trình định tuyến được kích hoạt bởi dữ liệu trường hợp kết hợp — không cần quyết định định tuyến thủ công.

Tích hợp SAP và Oracle

eSign.AI kết nối với SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud và Coupa qua các kết nối được xây dựng sẵn. Đề nghị mua hàng kích hoạt việc tạo hợp đồng; trạng thái đã ký tự động chảy trở lại ERP.

Câu hỏi thường gặp

Có. PO là tài liệu thương mại tiêu chuẩn có thể được ký điện tử dưới đa số luật thương mại điện tử và giao dịch điện tử. Sử dụng SES để tăng tốc — PO là tài liệu có khối lượng cao và độ phức tạp thấp.

Đội ngũ thảo luận cách tiếp cận chữ ký điện tử phù hợp cho doanh nghiệp

Khám phá cách tiếp cận chữ ký điện tử phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Trao đổi với đội ngũ của chúng tôi về yêu cầu chữ ký điện tử, các cân nhắc tuân thủ và quy trình tài liệu tại những thị trường mục tiêu của bạn.

Liên hệ chúng tôi

Đọc tiếp

Hướng dẫn mua hàng