조달 및 공급자 계약 워크플로우를 디지털화

조달은 계약 집중적인 기능입니다

일반적인 조달 팀은 매년 수백 개의 계약을 관리합니다: 공급자 계약서, NDA, 구매 명령서, 변경 명령서, 서비스 수준 계약서 및 갱신 서신. 각 계약은 내부 승인, 공급자 협상 및 서명 수집이 필요합니다. 수동 프로세스 - 이메일, 인쇄-서명-스캔, 물리적 보관 - 각サイ클에 시간을 더하고 증거 공백을 만듭니다.

작업流程 단계별 조달 문서

	서명 단계
NDA ( пред-квалификация)	SES - 빠른 반응이 필요합니다
메인 서비스 계약서	AES 또는 QES - 고가치, 장기적인
작업 설명서	AES - 프로젝트별로 특정한 약속
구매 명령서	SES - 대량, 낮은 복잡도
변경 명령서	SES - PO와 동일하지만 감사 기록이 필요합니다
공급자 가입 패키지	AES - 준수 양식과 함께 대량 발송

조달 서명 작업流程 설계

잘 설계된 조달 서명 작업流程는サイ클 시간을 줄이면서도 준수와 증거 품질을 유지합니다.

가치에 따라 계약을 경로 설정: 10,000달러 미만의 PO는 하나의 승인자가 필요하며, 10,000달러에서 100,000달러는 두 명이 필요하며, 100,000달러 이상은 법적 검토가 필요합니다. 서명 플랫폼은 데이터 필드에 의해 트리거되는 조건부 경로 규칙을 지원해야 합니다.

NDA, MSA, SOW 및 PO의 승인된 템플릿을 유지합니다. 법적 검토는 템플릿을 한 번 검토하고, 조달 팀은 법적 개입 없이 항상 템플릿에서 엔벌루스를 생성합니다.

공급자 포털에 서명을 통합하여 공급자가 포털을 떠나지 않고 조건을 받아들이고 서명할 수 있도록 합니다. 이는 문서를 왕복으로 이메일로 보내는 것보다 효율적입니다.

서명된 계약 데이터를 ERP (SAP, Oracle, Coupa)로 다시 동기화합니다. 서명된 계약 상태, 가치, 유효 기간이 자동으로 구매 요청 시스템으로 흐릅니다.

구매에서 e-signature를 도입하는 5단계

현재 계약 프로세스를 감사합니다

구매 작업 흐름에서 모든 문서 유형, 승인 경로, 서명 요구 사항을 매핑합니다. 혼잡한 부분과 증거 공백을 식별합니다.

템플릿 라이브러리를 만듭니다

법률팀과 협력하여 각 문서 유형에 대한 표준 템플릿을 만듭니다. 동적 데이터(공급자 이름, 계약 가치, 날짜)의 병합 필드를 정의합니다.

승인 라우팅을 구성합니다

계약 가치, 카테고리, 위험에 따라 조건부 라우팅 규칙을 설정합니다. 내부 승인 체인과 외부 공급자 서명 흐름을 구성합니다.

구매 시스템과 통합합니다

서명 플랫폼을 ERP 또는 구매 시스템에 API를 통해 연결합니다. 구매 요청에서 자동 계약 생성 및 서명 후 상태 동기화를 활성화합니다.

구매 팀과 공급자를 훈련합니다

새로운 작업 흐름에 대한 구매 팀에 설명합니다. 공급자에게 계약이 전자적으로 보내질 것을 알립니다. e-signature를 받아들이지 못하는 공급자를 위한 대체 방법을 제공합니다.

구매가 디지털화될 때 무엇이 변하는가

주기 시간 감소

수동 구매 계약은 작성부터 완전히 서명까지 5-15일이 걸립니다. 자동 라우팅과 e-signature를 포함한 디지털 작업 흐름은 일반적으로 1-3일 내에 완료되며, 60-80%의 감소가 발생합니다.

증거 품질

각 단계가 기록됩니다: 누가 승인했는지, 언제, 누가 서명했는지, 무엇을 통해 IP. 증거 패키지는 전체적이고 내보내 가능합니다. 감사와 준수 검사는 프로젝트 대신 일상이 됩니다.

공급업체 경험

공급업체는 깨끗한 서명 경험을 받습니다: 계약서를 검토하고, 클릭하여 서명하고, 복사본을 받습니다. 인쇄, 스캔, 또는 셀프리더 사용 없음. 이는 시간대가 다른 국제 공급업체에게 특히 유용합니다.

계약서 시각성

모든 계약서는 메타데이터(공급업체, 가치, 만료일, 상태)와 함께 중앙 저장소에 저장됩니다. 다이어그램은 즉각적인 갱신, 만료되는 계약서, 그리고 파이프라인 상태를 보여줍니다 — 이는 수동 프로세스에서 이메일 인보크에 흩어져 있습니다.

eSign.AI가 구매 프로세스를 지원하는 방법

eSign.AI는 구매 팀에 설정 가능한 승인 경로와 ERP 통합을 제공합니다.

가치별 조건부 경로

조건부 경로 규칙 지원: 10,000달러 미만의 주문서는 한 승인자에게, 10,000달러에서 100,000달러 사이의 주문서는 두 승인자에게, 100,000달러 이상의 주문서는 법적 검토로 이동합니다. 경로는 병합 필드 데이터에 의해 트리거됩니다 — 수동 경로 결정이 필요하지 않습니다.

SAP 및 Oracle 통합

eSign.AI는 SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, 그리고 Coupa와 사전 구축된 커넥터를 통해 연결됩니다. 구매 요청서가 계약 생성을 트리거하고, 서명 상태는 ERP로 자동으로 전송됩니다.

자주 묻는 질문

예. 구매 주문서는 대부분의 전자상거래와 전자 거래 법률 하에서 전자적으로 서명할 수 있는 표준 상업 문서입니다. 빠르게 SES를 사용하면 주문서는 고량과 낮은 복잡성입니다.

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