HR文書のオンライン署名：CSCI Investmentが人事連携を加速

会社紹介

China State Construction Internationalは、中国建築集団有限公司の香港上場会社です。香港上場会社としての資金力、投資体制、建設マネジメントの経験を基盤に、CSCI Investmentはインフラ、保障性住宅、市政工事、公共建築などの投資・建設事業を継続的に推進しています。

CSCI Investmentは長年、投資、建設、資産運営に注力してきました。インフラ投資は複数の省・都市に広がり、高速道路、市政工事、公共建築、保障性住宅などを対象としています。組織規模と拠点数が拡大する中、人事文書の署名、従業員データの集約、体系的な管理は、同社のデジタル運営を支える重要な基盤となりました。

ビジネス上の課題

1. HR文書のオフライン署名が煩雑で、人事部門に反復作業を生んでいた

CSCI Investmentは数十の拠点に多くの従業員を抱えています。オファー、雇用契約、退職証明、収入証明、在職証明などの文書では、高頻度の人事署名が必要でした。従来のプロセスでは、人事チームが文書を一件ずつ確認し、印刷し、連絡し、署名し、保管し、必要に応じて検索する必要がありました。

こうした事務作業は反復性が高く負荷も大きいため、採用・入社手続き、従業員サービス、組織管理といったより中核的な人事業務に集中しにくい状況を生んでいました。

2. 遠隔地の従業員との署名サイクルが長く、契約リスクを管理しにくかった

従業員は複数の地域に分散しており、オフライン署名では文書を郵送で往復させる必要がありました。契約1件の完了には平均で2〜15日かかり、配送費は約10〜20人民元でした。また、人事担当者が従業員の署名を対面で確認することもできませんでした。

この方法では、人事チームは署名状況を継続的に追跡するだけでなく、署名ミス、署名漏れ、代理署名などのリスクにも対応する必要がありました。文書の返送が遅れたり署名情報に不一致が生じたりすると、入社手続きや雇用契約管理に影響が出る可能性がありました。

3. HRデータと署名プロセスが分断され、デジタル管理の要件に合わなかった

人事管理が完全にペーパーレス化されていない場合、従業員データと署名済み文書をHRシステムに完全に集約することが難しく、プロセスに断点が生じます。これはCSCI Investmentのデジタル戦略と管理要件に合致していませんでした。

オファー、雇用契約、証明書類では、テンプレート、従業員情報、署名ステータス、保存ファイルがシステム上で一貫している必要があります。署名プロセスがSAPなどの業務システムと分断されると、手入力、ファイルダウンロード、ステータス確認、保管管理のコストが増加します。

ソリューションと成果

1. 入社から証明書発行まで、HR文書の署名をオンラインで開始

CSCI Investmentが人事シーンで電子署名を導入した後、人事チームはオファー、雇用契約、退職証明、収入証明、在職証明などの文書について、オンライン署名または自動押印プロセスを開始できるようになりました。従業員はオンラインで文書確認と署名を完了でき、プロセス終了後には人事担当者へ完了通知が届きます。

これにより、印刷、郵送、従業員署名、回収、保管という従来のオフライン手順がオンラインのクローズドループへ移行し、文書回付と署名フォローに関する反復作業が削減されました。

2. SAPと連携し、署名開始、コールバック、ファイル保管を接続

ソリューションはSAPと連携しています。人事部門は電子署名プラットフォームでオファーや雇用契約のテンプレートを管理し、SAPはテンプレート情報とテキスト項目を保持します。人事担当者がテンプレートを選択して内容を入力すると、SAPがPDFを生成し署名を開始します。

署名完了後、SAPはプロセス終了を示すコールバックパラメータを受け取り、ダウンロードリンクから署名済みファイルを取得して保存できます。システム連携により、人事文書の署名結果を元の業務システムへ戻せるため、従業員データと署名文書の整合性が高まります。

3. テンプレート管理により複数のHR文書の開始効率を向上

さまざまな人事シーンに合わせて、オファー、雇用契約、退職証明、収入証明、在職証明などのテンプレートと対応するテキスト項目を管理できます。プロセス開始時には、担当者がシーンに応じたテンプレートを選び従業員情報を入力することで、重複編集や書式の不一致を減らせます。

収入証明や在職証明などの文書では、システムがプロセス内で自動押印し、従業員にコピーを送付できます。雇用契約では、従業員の署名後に自動または手動でプロセスを終了する設定も可能であり、人事部門は複数の文書タイプをより統一的に管理できます。

導入効果

CSCI Investmentの人事署名シーンは、2024年3月下旬の正式稼働以降、安定して運用されています。7月中旬までに、複数のHR文書タイプで1,800件以上のオンライン署名が完了しました。

オファー、雇用契約、証明書類は、オフラインでの印刷、郵送、署名、保管から、テンプレートによる開始、オンライン署名、ステータスコールバック、システム保存へと移行しました。

人事チームは手動フォロー、文書整理、地域をまたぐ配送コストを削減でき、従業員も入社や在職関連文書の署名をより便利に完了できます。

電子署名とSAPを統合することで、CSCI Investmentは今後さらに多くの業務文書の署名と複数システムの連携を支える統一的な能力基盤を確立しました。