HR 文件在线签署：中建国际投资提速人事协同

公司介绍

中建国际是中国建筑集团有限公司在香港的上市公司。依托香港上市公司的资金实力、投资体系和工程管理经验，中建国际投资持续推进基础设施、保障房、市政工程、公共建筑等领域的投资建设业务。

中建国际投资长期聚焦投资、建设与资产运营。其基础设施投资覆盖多个省份和城市，项目类型包括高速公路、市政工程、公共建筑和保障性住房。随着组织规模扩大、分支机构增加，人事文件签署、员工数据归集和系统化管理成为其数字化运营的重要基础能力。

业务挑战

1. HR 文件线下签署繁琐，带来大量重复工作

中建国际投资在数十家分支机构拥有大量员工。Offer、劳动合同、离职证明、收入证明和在职证明等文件都涉及高频 HR 签署需求。传统流程下，HR 团队需要逐一审核、打印、沟通、签署、归档和调阅。

这些事务性操作重复度高、劳动强度大，使 HR 难以把精力集中在招聘入职、员工服务和组织管理等更核心的人力资源工作上。

2. 异地员工签署周期长，合同风险更难控制

中建国际投资员工分布在不同地点，线下签署往往需要来回邮寄。平均一份合同需要 2 到 15 天完成，快递成本约为人民币 10 到 20 元，HR 也无法当面监督员工完成签署。

在这种模式下，HR 不仅要持续跟进员工签署状态，还要管理错签、漏签、代签等风险。一旦文件回传延迟或签署信息不一致，入职和劳动合同管理流程都会受到影响。

3. HR 数据与签署流程脱节，难以满足数字化管理要求

在人力资源管理尚未完全无纸化的情况下，员工数据和已签文件难以完整归集到 HR 系统中，流程容易出现断点。这不符合中建国际投资的数字化战略和管理要求。

Offer、劳动合同和证明类文件都需要模板、员工信息、签署状态和归档文件在系统中保持一致。如果签署流程与 SAP 等业务系统脱节，就会增加人工录入、文件下载、状态确认和归档管理成本。

方案与成果

1. HR 文件在线发起签署，覆盖入职到证明开具

中建国际投资在人事场景上线电子签署后，HR 团队可以针对 offer、劳动合同、离职证明、收入证明、在职证明等文件发起在线签署或自动盖章流程。员工可在线完成文件确认和签署，流程结束后 HR 可收到完成通知。

这一方式把原先打印、邮寄、员工签字、回收归档的线下链路转为线上闭环，减少 HR 在文件流转和签署跟进上的重复操作。

2. 与 SAP 集成，打通发起、回调和文件存储

方案与 SAP 集成。HR 在电子签署平台维护 offer 或劳动合同模板，SAP 保存模板信息和文本字段。HR 选择模板并填写内容后，由 SAP 生成 PDF 并发起签署。

签署完成后，SAP 可接收流程结束的回调参数，并通过下载链接获取已签署文件进行存储。通过系统集成，HR 文件签署结果可以回到原有业务系统，提升员工数据与签署文件的一致性。

3. 模板化管理提升多类 HR 文件发起效率

针对不同 HR 场景，团队可以维护 offer、劳动合同、离职证明、收入证明、在职证明等文件模板及对应文本字段。发起流程时，HR 可按具体场景选择模板并填写员工信息，减少重复编辑和格式不一致。

对于收入证明、在职证明等证明类文件，系统可在流程中自动用印并抄送员工。劳动合同场景也可根据配置在员工签署后自动或手动结束流程，帮助 HR 以更统一的方式管理多类文件。

应用效果

中建国际投资的人事签署场景自 2024 年 3 月下旬正式上线以来运行平稳。截至 7 月中旬，已完成 1,800 多次线上签署，覆盖多种 HR 文件类型。

Offer、劳动合同和证明文件从线下打印、邮寄、签署、归档，转向模板化发起、在线签署、状态回调和系统存储的数字化流程。

HR 团队能够减少人工跟进、文件整理和跨地寄送成本，员工也能更便捷地完成入职及在职相关文件签署。

通过电子签署与 SAP 集成，中建国际投资为未来更多业务文件签署和多系统协同建立了统一的能力基础。

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