Penandatanganan Dokumen HR Online: CSCI Investment Mempercepat Kolaborasi SDM

Profil Perusahaan

China State Construction International adalah perusahaan China State Construction Engineering Corporation yang terdaftar di Hong Kong. Berbekal kekuatan modal, sistem investasi, dan pengalaman manajemen engineering dari perusahaan tercatat tersebut, CSCI Investment terus mengembangkan bisnis investasi dan konstruksi di bidang infrastruktur, perumahan terjangkau, pekerjaan kota, gedung publik, dan area lainnya.

CSCI Investment telah lama berfokus pada investasi, konstruksi, dan operasi aset. Investasi infrastrukturnya mencakup berbagai provinsi dan kota, dengan jenis proyek seperti jalan tol, pekerjaan kota, gedung publik, dan perumahan terjangkau. Seiring skala organisasi dan jumlah cabang meningkat, penandatanganan dokumen HR, konsolidasi data karyawan, dan manajemen sistematis menjadi kemampuan dasar penting bagi operasi digitalnya.

Tantangan Bisnis

1. Penandatanganan dokumen HR secara offline rumit dan menimbulkan pekerjaan berulang

CSCI Investment memiliki basis karyawan besar di puluhan cabang. Dokumen seperti offer, kontrak kerja, surat keterangan pengunduran diri, surat keterangan penghasilan, dan surat keterangan kerja sering membutuhkan tanda tangan HR. Dalam proses tradisional, tim HR harus meninjau, mencetak, berkomunikasi, menandatangani, mengarsipkan, dan mengambil dokumen satu per satu.

Tugas transaksional ini sangat berulang dan memakan tenaga, sehingga tim HR lebih sulit memusatkan energi pada pekerjaan inti seperti rekrutmen dan onboarding, layanan karyawan, serta manajemen organisasi.

2. Siklus tanda tangan karyawan jarak jauh panjang, sehingga risiko kontrak sulit dikendalikan

Karyawan CSCI Investment tersebar di berbagai lokasi, dan penandatanganan offline sering membutuhkan pengiriman dokumen bolak-balik. Rata-rata satu kontrak membutuhkan 2 hingga 15 hari untuk selesai, dengan biaya kurir sekitar RMB 10 hingga 20, dan HR tidak dapat mengawasi proses penandatanganan secara langsung.

Dalam model ini, HR harus terus memantau status tanda tangan sekaligus mengelola risiko seperti salah tanda tangan, tanda tangan terlewat, atau ditandatangani oleh orang lain. Jika pengembalian dokumen terlambat atau informasi tanda tangan tidak konsisten, proses onboarding dan pengelolaan kontrak kerja dapat terdampak.

3. Data HR dan proses tanda tangan terpisah dari kebutuhan manajemen digital

Tanpa manajemen SDM yang sepenuhnya paperless, data karyawan dan dokumen yang telah ditandatangani sulit dikonsolidasikan secara lengkap ke dalam sistem HR, sehingga muncul celah proses. Hal ini tidak memenuhi strategi digital dan persyaratan manajemen CSCI Investment.

Offer, kontrak kerja, dan dokumen keterangan membutuhkan template, informasi karyawan, status tanda tangan, dan file arsip yang konsisten di dalam sistem. Jika proses tanda tangan terpisah dari sistem bisnis seperti SAP, biaya input manual, unduhan file, konfirmasi status, dan pengelolaan arsip akan meningkat.

Solusi dan Hasil

1. Memulai penandatanganan dokumen HR secara online, dari onboarding hingga penerbitan surat keterangan

Setelah CSCI Investment menerapkan tanda tangan elektronik untuk skenario HR, tim HR dapat memulai penandatanganan online atau proses stempel otomatis untuk offer, kontrak kerja, surat keterangan pengunduran diri, surat keterangan penghasilan, dan surat keterangan kerja. Karyawan dapat mengonfirmasi dan menandatangani dokumen secara online, sementara HR menerima notifikasi setelah proses selesai.

Pendekatan ini mengubah rantai offline berupa pencetakan, pengiriman, tanda tangan karyawan, pengumpulan, dan pengarsipan menjadi loop online tertutup, sehingga mengurangi pekerjaan HR yang berulang dalam sirkulasi dokumen dan tindak lanjut tanda tangan.

2. Terintegrasi dengan SAP untuk menghubungkan inisiasi, callback, dan penyimpanan file

Solusi ini terintegrasi dengan SAP. HR memelihara template offer atau kontrak kerja di platform tanda tangan elektronik, sementara SAP menyimpan informasi template dan field teks. Setelah HR memilih template dan mengisi konten, SAP membuat PDF dan memulai proses tanda tangan.

Setelah tanda tangan selesai, SAP dapat menerima parameter callback yang menunjukkan akhir proses dan memperoleh file yang telah ditandatangani melalui tautan unduhan untuk disimpan. Melalui integrasi sistem, hasil penandatanganan dokumen HR dapat kembali ke sistem bisnis semula, meningkatkan konsistensi antara data karyawan dan dokumen yang ditandatangani.

3. Manajemen berbasis template meningkatkan efisiensi inisiasi berbagai dokumen HR

Untuk berbagai skenario HR, tim dapat memelihara template dan field teks untuk offer, kontrak kerja, surat keterangan pengunduran diri, surat keterangan penghasilan, surat keterangan kerja, dan dokumen lainnya. Saat memulai proses, HR memilih template sesuai skenario dan mengisi informasi karyawan, sehingga mengurangi pengeditan berulang dan ketidakkonsistenan format.

Untuk surat keterangan seperti penghasilan dan pekerjaan, sistem dapat menerapkan stempel otomatis selama proses dan menyalin dokumen kepada karyawan. Skenario kontrak kerja juga dapat dikonfigurasi agar proses berakhir otomatis atau manual setelah karyawan menandatangani, membantu HR mengelola berbagai jenis dokumen dengan lebih terpadu.

Dampak Penerapan

Skenario penandatanganan HR CSCI Investment berjalan stabil sejak resmi diluncurkan pada akhir Maret 2024. Pada pertengahan Juli, lebih dari 1.800 tanda tangan online telah diselesaikan di berbagai jenis dokumen HR.

Offer, kontrak kerja, dan surat keterangan berpindah dari pencetakan, pengiriman, penandatanganan, dan pengarsipan offline ke proses digital berupa inisiasi berbasis template, tanda tangan online, callback status, dan penyimpanan sistem.

Tim HR dapat mengurangi tindak lanjut manual, pengelolaan dokumen, dan biaya pengiriman antar-lokasi, sementara karyawan dapat menyelesaikan penandatanganan dokumen onboarding dan ketenagakerjaan dengan lebih mudah.

Dengan mengintegrasikan tanda tangan elektronik dan SAP, CSCI Investment membangun dasar kemampuan terpadu untuk menandatangani lebih banyak dokumen bisnis dan mendukung kolaborasi multi-sistem di masa depan.