Firma online dei documenti HR: CSCI Investment accelera la collaborazione delle risorse umane

Presentazione dell’azienda

China State Construction International è la società quotata a Hong Kong di China State Construction Engineering Corporation. Sulla base della solidità finanziaria, del sistema di investimento e dell’esperienza di gestione ingegneristica della società quotata, CSCI Investment continua a sviluppare attività di investimento e costruzione in infrastrutture, edilizia abitativa accessibile, opere municipali, edifici pubblici e altri ambiti.

CSCI Investment è da tempo focalizzata su investimenti, costruzioni e gestione degli asset. I suoi investimenti infrastrutturali coprono diverse province e città, con progetti come autostrade, opere municipali, edifici pubblici e edilizia abitativa accessibile. Con l’espansione dell’organizzazione e l’aumento delle filiali, la firma dei documenti HR, il consolidamento dei dati dei dipendenti e la gestione sistematica sono diventati capacità fondamentali per le operazioni digitali.

Sfide di business

1. La firma offline dei documenti HR era complessa e generava lavoro ripetitivo

CSCI Investment ha un’ampia base di dipendenti distribuita in decine di filiali. Documenti come offerte, contratti di lavoro, certificati di dimissioni, certificati di reddito e certificati di impiego richiedevano spesso firme HR. Nel processo tradizionale, i team HR dovevano revisionare, stampare, comunicare, firmare, archiviare e recuperare i documenti uno per uno.

Queste attività transazionali erano altamente ripetitive e impegnative, rendendo più difficile per i team HR concentrarsi su attività più centrali come recruiting e onboarding, servizi ai dipendenti e gestione organizzativa.

2. I cicli di firma con dipendenti remoti erano lunghi e rendevano più difficile controllare i rischi contrattuali

I dipendenti di CSCI Investment sono distribuiti in località diverse e la firma offline richiedeva spesso spedizioni di documenti in entrambe le direzioni. In media, un contratto richiedeva da 2 a 15 giorni per essere completato, con costi di corriere di circa RMB 10-20, e HR non poteva supervisionare di persona la firma del dipendente.

In questo modello, HR doveva monitorare continuamente lo stato della firma e gestire rischi come firme errate, mancanti o apposte da un’altra persona. Quando la restituzione del documento era in ritardo o le informazioni di firma non erano coerenti, i processi di onboarding e gestione dei contratti di lavoro potevano risentirne.

3. Dati HR e processi di firma erano scollegati dalle esigenze di gestione digitale

Senza una gestione delle risorse umane completamente paperless, era difficile consolidare integralmente i dati dei dipendenti e i documenti firmati nel sistema HR, creando interruzioni nel processo. Ciò non soddisfaceva la strategia digitale e i requisiti di gestione di CSCI Investment.

Offerte, contratti di lavoro e certificati richiedono che template, informazioni del dipendente, stato di firma e file archiviati siano coerenti nel sistema. Se il processo di firma è scollegato da sistemi aziendali come SAP, aumentano i costi di inserimento manuale, download dei file, conferma dello stato e gestione degli archivi.

Soluzione e risultati

1. Avvio online della firma dei documenti HR, dall’onboarding al rilascio dei certificati

Dopo l’introduzione della firma elettronica negli scenari HR, CSCI Investment ha permesso ai team HR di avviare processi di firma online o sigillo automatico per offerte, contratti di lavoro, certificati di dimissioni, certificati di reddito e certificati di impiego. I dipendenti possono confermare e firmare i documenti online, mentre HR riceve una notifica al termine del processo.

Questo approccio trasforma la precedente catena offline di stampa, spedizione, firma del dipendente, raccolta e archiviazione in un ciclo chiuso online, riducendo il lavoro ripetitivo di HR nella circolazione dei documenti e nel follow-up delle firme.

2. Integrazione con SAP per collegare avvio, callback e archiviazione dei file

La soluzione si integra con SAP. HR mantiene i template di offerta o contratto di lavoro nella piattaforma di firma elettronica, mentre SAP memorizza le informazioni dei template e i campi di testo. Dopo che HR seleziona un template e compila il contenuto, SAP genera il PDF e avvia la firma.

Al completamento della firma, SAP può ricevere parametri di callback che indicano la fine del processo e ottenere il file firmato tramite link di download per l’archiviazione. Grazie all’integrazione di sistema, i risultati della firma dei documenti HR tornano nel sistema aziendale originale, migliorando la coerenza tra dati dei dipendenti e documenti firmati.

3. La gestione basata su template ha migliorato l’efficienza di avvio per più tipi di documenti HR

Per diversi scenari HR, i team possono mantenere template e campi di testo per offerte, contratti di lavoro, certificati di dimissioni, certificati di reddito, certificati di impiego e altri documenti. All’avvio di un processo, HR seleziona il template specifico e inserisce le informazioni del dipendente, riducendo modifiche ripetute e incoerenze di formato.

Per certificati come quelli di reddito o di impiego, il sistema può applicare automaticamente i sigilli durante il processo e inviare copia ai dipendenti. Anche i contratti di lavoro possono essere configurati per terminare automaticamente o manualmente dopo la firma del dipendente, aiutando HR a gestire diversi tipi di documenti in modo più uniforme.

Impatto dell’applicazione

Lo scenario di firma HR di CSCI Investment funziona stabilmente dal lancio ufficiale a fine marzo 2024. Entro metà luglio, sono state completate oltre 1.800 firme online su vari tipi di documenti HR.

Offerte, contratti di lavoro e certificati sono passati da stampa, spedizione, firma e archiviazione offline a un processo digitale con avvio basato su template, firma online, callback di stato e archiviazione nel sistema.

I team HR possono ridurre follow-up manuale, organizzazione dei documenti e costi di consegna tra sedi, mentre i dipendenti possono completare più comodamente la firma dei documenti relativi a onboarding e impiego.

Integrando la firma elettronica con SAP, CSCI Investment ha creato una base di capacità unificata per firmare più documenti aziendali e abilitare in futuro la collaborazione tra più sistemi.