Signature en ligne des documents RH : CSCI Investment accélère la collaboration RH

Présentation de l’entreprise

China State Construction International est la société cotée à Hong Kong de China State Construction Engineering Corporation. En s’appuyant sur la puissance financière, le système d’investissement et l’expérience de gestion de projets d’ingénierie de la société cotée, CSCI Investment poursuit ses activités d’investissement et de construction dans les infrastructures, les logements abordables, les travaux municipaux, les bâtiments publics et d’autres domaines.

CSCI Investment se concentre depuis longtemps sur l’investissement, la construction et l’exploitation d’actifs. Ses investissements en infrastructures couvrent plusieurs provinces et villes, avec des projets tels que des autoroutes, des travaux municipaux, des bâtiments publics et des logements abordables. Avec l’expansion de l’organisation et l’augmentation du nombre de filiales, la signature des documents RH, la consolidation des données employés et la gestion systématique sont devenues des capacités essentielles pour ses opérations numériques.

Défis métier

1. La signature hors ligne des documents RH était lourde et générait des tâches répétitives

CSCI Investment dispose d’un grand nombre d’employés répartis dans des dizaines de filiales. Les offres, contrats de travail, attestations de départ, attestations de revenus et certificats d’emploi impliquaient des besoins fréquents de signature RH. Dans le processus traditionnel, les équipes RH devaient examiner, imprimer, communiquer, faire signer, archiver et rechercher les documents un par un.

Ces tâches transactionnelles étaient très répétitives et consommatrices d’efforts, ce qui empêchait les équipes RH de se concentrer sur des activités plus stratégiques comme le recrutement et l’onboarding, les services aux employés et la gestion organisationnelle.

2. Les cycles de signature à distance étaient longs, rendant les risques contractuels plus difficiles à maîtriser

Les employés de CSCI Investment sont répartis sur différents sites, et la signature hors ligne nécessitait souvent l’envoi aller-retour de documents. En moyenne, un contrat prenait 2 à 15 jours pour être finalisé, avec des frais de courrier d’environ 10 à 20 RMB, et les RH ne pouvaient pas superviser la signature de l’employé en personne.

Dans ce modèle, les équipes RH devaient suivre en permanence l’état de signature et gérer des risques tels que les erreurs de signature, les signatures manquantes ou la signature par un tiers. Lorsqu’un document était retourné en retard ou que les informations de signature étaient incohérentes, l’onboarding et la gestion des contrats de travail pouvaient être affectés.

3. Les données RH et les processus de signature étaient déconnectés des besoins de gestion numérique

Sans gestion RH entièrement dématérialisée, les données des employés et les documents signés étaient difficiles à consolider complètement dans le système RH, ce qui créait des ruptures de processus. Cela ne répondait pas à la stratégie numérique ni aux exigences de gestion de CSCI Investment.

Les offres, contrats de travail et attestations exigent que les modèles, les informations employés, le statut de signature et les fichiers archivés restent cohérents dans le système. Si le processus de signature est séparé de systèmes métier comme SAP, les coûts de saisie manuelle, de téléchargement de fichiers, de confirmation de statut et d’archivage augmentent.

Solution et résultats

1. Lancement en ligne de la signature des documents RH, de l’onboarding aux attestations

Après le déploiement de la signature électronique pour les scénarios RH, CSCI Investment a permis aux équipes RH de lancer des processus de signature en ligne ou de scellement automatique pour les offres, contrats de travail, attestations de départ, attestations de revenus et certificats d’emploi. Les employés peuvent confirmer et signer les documents en ligne, tandis que les RH reçoivent une notification lorsque le processus est terminé.

Cette approche transforme l’ancienne chaîne hors ligne — impression, envoi, signature de l’employé, récupération et archivage — en une boucle fermée en ligne, réduisant les tâches répétitives liées à la circulation des documents et au suivi des signatures.

2. Intégration avec SAP pour connecter lancement, callbacks et stockage des fichiers

La solution s’intègre à SAP. Les RH gèrent les modèles d’offre ou de contrat de travail dans la plateforme de signature électronique, tandis que SAP stocke les informations de modèle et les champs texte. Après sélection du modèle et saisie du contenu par les RH, SAP génère le PDF et déclenche la signature.

Une fois la signature terminée, SAP peut recevoir des paramètres de callback indiquant la fin du processus et récupérer le fichier signé via un lien de téléchargement pour le stocker. Grâce à l’intégration système, les résultats de signature des documents RH retournent dans le système métier d’origine, améliorant la cohérence entre données employés et documents signés.

3. La gestion par modèles améliore l’efficacité pour plusieurs types de documents RH

Pour différents scénarios RH, les équipes peuvent maintenir des modèles et champs texte associés pour les offres, contrats de travail, attestations de départ, attestations de revenus, certificats d’emploi et autres documents. Au lancement d’un processus, les RH sélectionnent le modèle correspondant et saisissent les informations employé, réduisant les modifications répétitives et les incohérences de format.

Pour les attestations de revenus ou d’emploi, le système peut appliquer automatiquement le sceau pendant le processus et mettre l’employé en copie. Les contrats de travail peuvent également être configurés pour se terminer automatiquement ou manuellement après la signature de l’employé, aidant les RH à gérer plusieurs types de documents de façon plus unifiée.

Impact de l’application

Le scénario de signature RH de CSCI Investment fonctionne de manière stable depuis son lancement officiel fin mars 2024. À la mi-juillet, plus de 1 800 signatures en ligne avaient été réalisées sur différents types de documents RH.

Les offres, contrats de travail et attestations sont passés d’un processus hors ligne d’impression, d’envoi, de signature et d’archivage à un processus numérique fondé sur des modèles, la signature en ligne, les callbacks de statut et le stockage système.

Les équipes RH peuvent réduire le suivi manuel, l’organisation des documents et les coûts d’envoi entre sites, tandis que les employés signent plus facilement les documents liés à l’onboarding et à l’emploi.

En intégrant la signature électronique à SAP, CSCI Investment a établi une base unifiée pour signer davantage de documents métier et permettre la collaboration entre plusieurs systèmes à l’avenir.