Assinatura online de documentos de RH: a CSCI Investment acelera a colaboração em recursos humanos

Apresentação da empresa

A China State Construction International é a empresa cotada em Hong Kong da China State Construction Engineering Corporation. Com base na capacidade financeira, no sistema de investimento e na experiência de gestão de engenharia da empresa cotada, a CSCI Investment continua a desenvolver negócios de investimento e construção em infraestruturas, habitação acessível, engenharia municipal, edifícios públicos e outras áreas.

A CSCI Investment tem-se concentrado em investimento, construção e operação de ativos. Os seus investimentos em infraestruturas abrangem várias províncias e cidades, incluindo autoestradas, obras municipais, edifícios públicos e habitação acessível. À medida que a escala organizacional e o número de filiais aumentaram, a assinatura de documentos de RH, a consolidação de dados de colaboradores e a gestão sistemática tornaram-se capacidades essenciais para a operação digital.

Desafios de negócio

1. A assinatura offline de documentos de RH era morosa e criava trabalho repetitivo

A CSCI Investment tem uma grande base de colaboradores distribuída por dezenas de filiais. Documentos como ofertas, contratos de trabalho, declarações de saída, certificados de rendimento e certificados de emprego exigiam assinaturas frequentes de RH. No processo tradicional, as equipas tinham de rever, imprimir, comunicar, assinar, arquivar e consultar documentos um a um.

Estas tarefas transacionais eram muito repetitivas e exigentes, dificultando que as equipas de RH se concentrassem em atividades mais centrais, como recrutamento e integração, serviços ao colaborador e gestão organizacional.

2. Os ciclos de assinatura remota eram longos e dificultavam o controlo de riscos contratuais

Os colaboradores da CSCI Investment estão distribuídos por diferentes locais, pelo que a assinatura offline exigia frequentemente o envio de documentos de ida e volta. Em média, um contrato demorava entre 2 e 15 dias a concluir, com custos de correio de cerca de RMB 10 a 20, e os RH não conseguiam supervisionar presencialmente a assinatura.

Neste modelo, as equipas de RH tinham de acompanhar continuamente o estado da assinatura e gerir riscos como assinaturas incorretas, omissões ou assinatura por terceiros. Quando a devolução do documento atrasava ou a informação de assinatura não coincidia, os processos de admissão e gestão contratual podiam ser afetados.

3. Dados de RH e processos de assinatura estavam desligados das necessidades de gestão digital

Sem uma gestão de recursos humanos totalmente sem papel, era difícil consolidar por completo os dados dos colaboradores e os documentos assinados no sistema de RH, criando falhas no processo. Isto não correspondia à estratégia digital nem aos requisitos de gestão da CSCI Investment.

Ofertas, contratos de trabalho e certificados exigem consistência entre modelos, informação do colaborador, estado de assinatura e ficheiros arquivados. Se o processo de assinatura estiver separado de sistemas como o SAP, aumentam os custos de introdução manual, download de ficheiros, confirmação de estado e arquivo.

Solução e resultados

1. Início online da assinatura de documentos de RH, da admissão à emissão de certificados

Após lançar a assinatura eletrónica em cenários de RH, a CSCI Investment passou a iniciar processos de assinatura online ou selagem automática para ofertas, contratos de trabalho, declarações de saída, certificados de rendimento e certificados de emprego. Os colaboradores podem confirmar e assinar documentos online, e os RH recebem uma notificação no final do processo.

Esta abordagem transforma a cadeia offline de impressão, envio, assinatura do colaborador, recolha e arquivo num circuito online fechado, reduzindo o trabalho repetitivo de circulação de documentos e acompanhamento de assinaturas.

2. Integração com SAP para ligar início, callbacks e armazenamento de ficheiros

A solução integra-se com o SAP. Os RH mantêm os modelos de oferta ou contrato de trabalho na plataforma de assinatura eletrónica, enquanto o SAP armazena a informação do modelo e os campos de texto. Depois de os RH selecionarem o modelo e preencherem o conteúdo, o SAP gera o PDF e inicia a assinatura.

Após a conclusão da assinatura, o SAP pode receber parâmetros de callback que indicam o fim do processo e obter o ficheiro assinado através de um link de download para armazenamento. Com a integração de sistemas, os resultados da assinatura regressam ao sistema de negócio original, melhorando a consistência entre dados de colaboradores e documentos assinados.

3. A gestão por modelos aumentou a eficiência em vários tipos de documentos de RH

Para diferentes cenários de RH, as equipas podem manter modelos e campos de texto correspondentes para ofertas, contratos de trabalho, declarações de saída, certificados de rendimento, certificados de emprego e outros documentos. Ao iniciar um processo, os RH selecionam o modelo adequado e preenchem a informação do colaborador, reduzindo edições repetidas e inconsistências de formato.

Para certificados de rendimento e de emprego, o sistema pode aplicar selos automaticamente durante o processo e enviar cópia ao colaborador. Os contratos de trabalho também podem ser configurados para terminar automática ou manualmente após a assinatura do colaborador, ajudando os RH a gerir vários tipos de documentos de forma mais unificada.

Impacto da aplicação

O cenário de assinatura de RH da CSCI Investment tem funcionado de forma estável desde o lançamento oficial no final de março de 2024. Até meados de julho, concluiu mais de 1.800 assinaturas online em vários tipos de documentos de RH.

Ofertas, contratos de trabalho e certificados passaram de impressão, envio, assinatura e arquivo offline para um processo digital com início por modelos, assinatura online, callbacks de estado e armazenamento no sistema.

As equipas de RH conseguem reduzir o acompanhamento manual, a organização de documentos e os custos de envio entre locais, enquanto os colaboradores completam de forma mais prática a assinatura de documentos de admissão e emprego.

Ao integrar a assinatura eletrónica com o SAP, a CSCI Investment criou uma base unificada para assinar mais documentos de negócio e permitir colaboração entre vários sistemas no futuro.