HR 문서 온라인 서명: CSCI Investment, 인사 협업 가속화

회사 소개

China State Construction International은 China State Construction Engineering Corporation의 홍콩 상장 회사입니다. 홍콩 상장사의 자본력, 투자 체계, 엔지니어링 관리 경험을 바탕으로 CSCI Investment는 인프라, 보장성 주택, 도시 공공공사, 공공건축 등 분야에서 투자 및 건설 사업을 지속적으로 추진하고 있습니다.

CSCI Investment는 오랫동안 투자, 건설, 자산 운영에 집중해 왔습니다. 인프라 투자는 여러 성과 도시에 걸쳐 있으며, 프로젝트 유형에는 고속도로, 도시 공공공사, 공공건축, 보장성 주택 등이 포함됩니다. 조직 규모가 확대되고 지사가 늘어나면서 HR 문서 서명, 직원 데이터 통합, 체계적 관리는 디지털 운영을 위한 중요한 기반 역량이 되었습니다.

비즈니스 과제

1. 오프라인 HR 문서 서명이 번거로워 반복 업무가 많았습니다

CSCI Investment는 수십 개 지사에 많은 직원을 두고 있습니다. 오퍼, 근로계약서, 퇴직증명서, 소득증명서, 재직증명서 등은 빈번한 HR 서명이 필요한 문서입니다. 기존 프로세스에서는 HR 팀이 문서를 하나씩 검토하고, 출력하고, 소통하고, 서명하고, 보관하고, 다시 조회해야 했습니다.

이러한 업무는 반복성이 높고 노동 부담이 컸기 때문에 HR 팀이 채용 및 온보딩, 직원 서비스, 조직 관리 등 더 핵심적인 인사 업무에 집중하기 어려웠습니다.

2. 원격 직원 서명 주기가 길어 계약 리스크 관리가 어려웠습니다

CSCI Investment 직원은 여러 지역에 분산되어 있어 오프라인 서명 시 문서를 우편으로 주고받아야 하는 경우가 많았습니다. 계약 1건을 완료하는 데 평균 2~15일이 걸렸고, 배송 비용은 약 RMB 10~20이었으며, HR은 직원의 서명 과정을 직접 감독할 수 없었습니다.

이 방식에서는 HR 팀이 직원의 서명 상태를 계속 추적해야 할 뿐 아니라 오서명, 누락 서명, 대리 서명 같은 리스크도 관리해야 했습니다. 문서 회신이 지연되거나 서명 정보가 일치하지 않으면 온보딩과 근로계약 관리 프로세스가 영향을 받을 수 있었습니다.

3. HR 데이터와 서명 프로세스가 디지털 관리 요구와 분리되어 있었습니다

인사 관리가 완전히 페이퍼리스화되지 않은 상태에서는 직원 데이터와 서명 완료 문서를 HR 시스템에 완전하게 통합하기 어려워 프로세스에 단절이 생겼습니다. 이는 CSCI Investment의 디지털 전략 및 관리 요구와 맞지 않았습니다.

오퍼, 근로계약서, 증명서 문서는 템플릿, 직원 정보, 서명 상태, 보관 파일이 시스템 안에서 일관성을 유지해야 합니다. 서명 프로세스가 SAP 같은 업무 시스템과 분리되어 있으면 수기 입력, 파일 다운로드, 상태 확인, 보관 관리 비용이 증가합니다.

솔루션 및 성과

1. 온보딩부터 증명서 발급까지 HR 문서 서명을 온라인으로 시작

CSCI Investment가 HR 시나리오에 전자 서명을 도입한 후, HR 팀은 오퍼, 근로계약서, 퇴직증명서, 소득증명서, 재직증명서 등에 대해 온라인 서명 또는 자동 날인 프로세스를 시작할 수 있게 되었습니다. 직원은 온라인으로 문서를 확인하고 서명할 수 있으며, 프로세스가 종료되면 HR은 완료 알림을 받습니다.

이를 통해 출력, 발송, 직원 서명, 회수, 보관으로 이어지던 기존 오프라인 절차가 온라인 폐쇄 루프로 전환되어 문서 전달과 서명 추적에 필요한 반복 업무가 줄었습니다.

2. SAP와 연동해 서명 시작, 콜백, 파일 저장을 연결

이 솔루션은 SAP와 연동됩니다. HR은 전자 서명 플랫폼에서 오퍼 또는 근로계약서 템플릿을 관리하고, SAP는 템플릿 정보와 텍스트 필드를 저장합니다. HR이 템플릿을 선택하고 내용을 입력하면 SAP가 PDF를 생성하고 서명을 시작합니다.

서명이 완료되면 SAP는 프로세스 종료를 나타내는 콜백 파라미터를 수신하고, 다운로드 링크를 통해 완료된 서명 파일을 받아 저장할 수 있습니다. 시스템 연동을 통해 HR 문서 서명 결과가 기존 업무 시스템으로 돌아가 직원 데이터와 서명 문서 간 일관성이 높아집니다.

3. 템플릿 기반 관리로 다양한 HR 문서의 시작 효율 향상

다양한 HR 시나리오에 맞춰 팀은 오퍼, 근로계약서, 퇴직증명서, 소득증명서, 재직증명서 등 문서의 템플릿과 해당 텍스트 필드를 관리할 수 있습니다. 프로세스를 시작할 때 HR은 구체적인 시나리오에 맞는 템플릿을 선택하고 직원 정보를 입력함으로써 반복 편집과 형식 불일치를 줄일 수 있습니다.

소득증명서나 재직증명서 같은 증명 문서의 경우, 시스템이 프로세스 중 자동으로 날인하고 직원에게 참조 발송할 수 있습니다. 근로계약 시나리오도 직원 서명 후 자동 또는 수동으로 프로세스를 종료하도록 설정할 수 있어 HR이 여러 문서 유형을 더 통합적으로 관리할 수 있습니다.

적용 효과

CSCI Investment의 HR 서명 시나리오는 2024년 3월 말 공식 출시 이후 안정적으로 운영되고 있습니다. 7월 중순까지 다양한 HR 문서 유형에서 1,800건 이상의 온라인 서명이 완료되었습니다.

오퍼, 근로계약서, 증명서 문서는 오프라인 출력, 발송, 서명, 보관에서 템플릿 기반 시작, 온라인 서명, 상태 콜백, 시스템 저장의 디지털 프로세스로 전환되었습니다.

HR 팀은 수동 추적, 문서 정리, 지역 간 배송 비용을 줄일 수 있고, 직원은 온보딩 및 재직 관련 문서 서명을 더 편리하게 완료할 수 있습니다.

전자 서명과 SAP를 통합함으로써 CSCI Investment는 앞으로 더 많은 업무 문서 서명과 다중 시스템 협업을 지원할 수 있는 통합 역량 기반을 마련했습니다.