Firma online de documentos de RR. HH.: CSCI Investment acelera la colaboración de recursos humanos

Introducción de la empresa

China State Construction International es la compañía cotizada en Hong Kong de China State Construction Engineering Corporation. Con la fortaleza financiera, el sistema de inversión y la experiencia en gestión de ingeniería de la empresa listada, CSCI Investment impulsa negocios de inversión y construcción en infraestructura, vivienda asequible, obras municipales, edificios públicos y otros ámbitos.

CSCI Investment se ha centrado durante años en inversión, construcción y operación de activos. Sus inversiones en infraestructura abarcan varias provincias y ciudades, con proyectos como autopistas, obras municipales, edificios públicos y vivienda asequible. A medida que creció la organización y aumentaron sus sucursales, la firma de documentos de RR. HH., la consolidación de datos de empleados y la gestión sistemática se volvieron capacidades clave para su operación digital.

Desafíos de negocio

1. La firma offline de documentos de RR. HH. era compleja y generaba trabajo repetitivo

CSCI Investment cuenta con una amplia base de empleados distribuida en decenas de sucursales. Documentos como ofertas, contratos laborales, constancias de renuncia, constancias de ingresos y certificados laborales requerían firmas frecuentes de RR. HH. En el proceso tradicional, los equipos debían revisar, imprimir, comunicar, firmar, archivar y consultar documentos uno por uno.

Estas tareas transaccionales eran repetitivas y demandaban mucho esfuerzo, lo que dificultaba que RR. HH. dedicara más tiempo a actividades centrales como reclutamiento e incorporación, servicios al empleado y gestión organizacional.

2. Los ciclos de firma remota eran largos y hacían más difícil controlar riesgos contractuales

Los empleados de CSCI Investment se encuentran en distintas ubicaciones, por lo que la firma offline solía requerir envíos de ida y vuelta. En promedio, un contrato tardaba entre 2 y 15 días en completarse, con costos de mensajería de unos RMB 10 a 20, y RR. HH. no podía supervisar en persona la firma del empleado.

En este modelo, RR. HH. debía hacer seguimiento continuo del estado de firma y, al mismo tiempo, gestionar riesgos como firmas incorrectas, omitidas o realizadas por otra persona. Si la devolución del documento se retrasaba o la información no coincidía, podían verse afectados los procesos de incorporación y gestión de contratos laborales.

3. Los datos de RR. HH. y el proceso de firma estaban desconectados de la gestión digital

Sin una gestión de recursos humanos plenamente sin papel, era difícil consolidar por completo los datos de empleados y los documentos firmados dentro del sistema de RR. HH., lo que dejaba brechas en el proceso. Esto no respondía a la estrategia digital ni a las necesidades de gestión de CSCI Investment.

Las ofertas, contratos laborales y constancias requieren que plantillas, datos del empleado, estado de firma y archivos conservados sean consistentes en el sistema. Si el proceso de firma queda desconectado de sistemas de negocio como SAP, aumentan los costos de captura manual, descarga de archivos, confirmación de estado y archivo.

Solución y resultados

1. Inicio online de la firma de documentos de RR. HH., desde incorporación hasta constancias

Tras implementar la firma electrónica para escenarios de RR. HH., CSCI Investment pudo iniciar procesos de firma online o sellado automático para ofertas, contratos laborales, constancias de renuncia, ingresos y empleo. Los empleados pueden confirmar y firmar documentos en línea, y RR. HH. recibe una notificación al finalizar el proceso.

Este enfoque convierte la cadena offline de impresión, envío, firma del empleado, recolección y archivo en un circuito online cerrado, reduciendo el trabajo repetitivo relacionado con circulación de documentos y seguimiento de firmas.

2. Integración con SAP para conectar inicio, callbacks y almacenamiento

La solución se integra con SAP. RR. HH. mantiene las plantillas de oferta o contrato laboral en la plataforma de firma electrónica, mientras SAP almacena la información de plantilla y los campos de texto. Después de seleccionar una plantilla y completar el contenido, SAP genera el PDF e inicia la firma.

Al completarse la firma, SAP puede recibir parámetros de callback que indican el fin del proceso y obtener el archivo firmado mediante un enlace de descarga para almacenarlo. Con esta integración, los resultados de firma vuelven al sistema de negocio original, mejorando la consistencia entre datos de empleados y documentos firmados.

3. La gestión con plantillas mejoró la eficiencia para varios documentos de RR. HH.

Para distintos escenarios de RR. HH., los equipos pueden mantener plantillas y campos de texto para ofertas, contratos laborales, constancias de renuncia, ingresos, empleo y otros documentos. Al iniciar un proceso, RR. HH. selecciona la plantilla correspondiente y completa la información del empleado, reduciendo ediciones repetidas e inconsistencias de formato.

Para constancias de ingresos o empleo, el sistema puede aplicar sellos automáticamente durante el flujo y copiar al empleado. Los contratos laborales también pueden configurarse para terminar automática o manualmente después de la firma del empleado, ayudando a RR. HH. a gestionar varios tipos de documentos de forma más unificada.

Impacto de la aplicación

El escenario de firma de RR. HH. de CSCI Investment funciona de forma estable desde su lanzamiento oficial a finales de marzo de 2024. Para mediados de julio, había completado más de 1,800 firmas online en distintos tipos de documentos de RR. HH.

Las ofertas, contratos laborales y constancias pasaron de impresión, envío, firma y archivo offline a un proceso digital de inicio con plantillas, firma online, callbacks de estado y almacenamiento en sistema.

Los equipos de RR. HH. pueden reducir el seguimiento manual, la organización de documentos y los costos de envíos entre ubicaciones, mientras los empleados completan con mayor facilidad la firma de documentos de incorporación y empleo.

Al integrar la firma electrónica con SAP, CSCI Investment estableció una base unificada para firmar más documentos de negocio y habilitar colaboración entre múltiples sistemas en el futuro.