Tandatangan Dokumen HR Dalam Talian: CSCI Investment Mempercepat Kerjasama Sumber Manusia

Pengenalan Syarikat

China State Construction International ialah syarikat China State Construction Engineering Corporation yang tersenarai di Hong Kong. Berasaskan kekuatan modal, sistem pelaburan dan pengalaman pengurusan kejuruteraan syarikat tersenarai tersebut, CSCI Investment terus memajukan perniagaan pelaburan dan pembinaan dalam infrastruktur, perumahan mampu milik, kejuruteraan perbandaran, bangunan awam dan bidang lain.

CSCI Investment telah lama menumpukan kepada pelaburan, pembinaan dan operasi aset. Pelaburan infrastrukturnya meliputi banyak wilayah dan bandar, termasuk lebuh raya, kerja perbandaran, bangunan awam dan perumahan mampu milik. Apabila skala organisasi dan bilangan cawangan meningkat, tandatangan dokumen HR, penyatuan data pekerja dan pengurusan sistematik menjadi keupayaan asas penting untuk operasi digitalnya.

Cabaran Perniagaan

1. Tandatangan dokumen HR secara luar talian rumit dan mewujudkan kerja berulang

CSCI Investment mempunyai ramai pekerja di puluhan cawangan. Dokumen seperti offer, kontrak pekerjaan, sijil peletakan jawatan, sijil pendapatan dan sijil pekerjaan memerlukan tandatangan HR yang kerap. Dalam proses tradisional, pasukan HR perlu menyemak, mencetak, berkomunikasi, menandatangani, mengarkib dan mendapatkan semula dokumen satu demi satu.

Tugas transaksi ini sangat berulang dan memakan tenaga, menjadikan pasukan HR sukar memberi tumpuan kepada kerja sumber manusia yang lebih teras seperti pengambilan dan onboarding, perkhidmatan pekerja serta pengurusan organisasi.

2. Kitaran tandatangan pekerja jarak jauh panjang, menjadikan risiko kontrak sukar dikawal

Pekerja CSCI Investment berada di pelbagai lokasi, dan tandatangan luar talian sering memerlukan dokumen dihantar pergi balik. Secara purata, satu kontrak mengambil masa 2 hingga 15 hari untuk selesai, dengan kos kurier sekitar RMB 10 hingga 20, dan HR tidak dapat menyelia proses tandatangan pekerja secara bersemuka.

Dalam model ini, HR bukan sahaja perlu menjejaki status tandatangan secara berterusan, tetapi juga mengurus risiko seperti tandatangan salah, tertinggal atau ditandatangani oleh orang lain. Jika pemulangan dokumen lewat atau maklumat tandatangan tidak konsisten, proses onboarding dan pengurusan kontrak pekerjaan boleh terjejas.

3. Data HR dan proses tandatangan terpisah daripada keperluan pengurusan digital

Tanpa pengurusan sumber manusia yang sepenuhnya tanpa kertas, data pekerja dan dokumen yang telah ditandatangani sukar disatukan sepenuhnya ke dalam sistem HR, lalu meninggalkan jurang proses. Ini tidak memenuhi strategi digital dan keperluan pengurusan CSCI Investment.

Offer, kontrak pekerjaan dan dokumen sijil memerlukan templat, maklumat pekerja, status tandatangan dan fail arkib yang konsisten dalam sistem. Jika proses tandatangan terpisah daripada sistem perniagaan seperti SAP, kos kemasukan manual, muat turun fail, pengesahan status dan pengurusan arkib akan meningkat.

Penyelesaian dan Hasil

1. Memulakan tandatangan dokumen HR dalam talian, daripada onboarding hingga pengeluaran sijil

Selepas CSCI Investment melancarkan tandatangan elektronik untuk senario HR, pasukan HR boleh memulakan proses tandatangan dalam talian atau pengecapan automatik untuk offer, kontrak pekerjaan, sijil peletakan jawatan, sijil pendapatan dan sijil pekerjaan. Pekerja boleh mengesahkan dan menandatangani dokumen dalam talian, manakala HR menerima notifikasi selepas proses selesai.

Pendekatan ini mengubah rantaian luar talian yang melibatkan cetakan, penghantaran, tandatangan pekerja, pengumpulan dan arkib kepada gelung tertutup dalam talian, sekali gus mengurangkan kerja berulang HR dalam edaran dokumen dan susulan tandatangan.

2. Berintegrasi dengan SAP untuk menghubungkan permulaan, callback dan penyimpanan fail

Penyelesaian ini berintegrasi dengan SAP. HR menyelenggara templat offer atau kontrak pekerjaan dalam platform tandatangan elektronik, sementara SAP menyimpan maklumat templat dan medan teks. Selepas HR memilih templat dan mengisi kandungan, SAP menjana PDF dan memulakan tandatangan.

Selepas tandatangan selesai, SAP boleh menerima parameter callback yang menunjukkan proses telah tamat dan mendapatkan fail yang ditandatangani melalui pautan muat turun untuk disimpan. Melalui integrasi sistem, hasil tandatangan dokumen HR boleh kembali ke sistem perniagaan asal, meningkatkan konsistensi antara data pekerja dan dokumen bertandatangan.

3. Pengurusan berasaskan templat meningkatkan kecekapan permulaan pelbagai dokumen HR

Untuk pelbagai senario HR, pasukan boleh menyelenggara templat dan medan teks berkaitan untuk offer, kontrak pekerjaan, sijil peletakan jawatan, sijil pendapatan, sijil pekerjaan dan dokumen lain. Apabila memulakan proses, HR memilih templat mengikut senario dan mengisi maklumat pekerja, mengurangkan suntingan berulang dan ketidakseragaman format.

Untuk dokumen sijil seperti sijil pendapatan dan pekerjaan, sistem boleh mengenakan cap secara automatik semasa proses dan menghantar salinan kepada pekerja. Senario kontrak pekerjaan juga boleh dikonfigurasi untuk tamat secara automatik atau manual selepas pekerja menandatangani, membantu HR mengurus pelbagai jenis dokumen dengan lebih seragam.

Kesan Aplikasi

Senario tandatangan HR CSCI Investment berjalan stabil sejak dilancarkan secara rasmi pada akhir Mac 2024. Menjelang pertengahan Julai, lebih 1,800 tandatangan dalam talian telah diselesaikan merentas pelbagai jenis dokumen HR.

Offer, kontrak pekerjaan dan dokumen sijil beralih daripada cetakan, penghantaran, tandatangan dan arkib luar talian kepada proses digital berasaskan templat, tandatangan dalam talian, callback status dan penyimpanan sistem.

Pasukan HR dapat mengurangkan susulan manual, penyusunan dokumen dan kos penghantaran antara lokasi, sementara pekerja boleh melengkapkan tandatangan dokumen onboarding dan pekerjaan dengan lebih mudah.

Dengan mengintegrasikan tandatangan elektronik bersama SAP, CSCI Investment membina asas keupayaan yang seragam untuk menandatangani lebih banyak dokumen perniagaan dan menyokong kerjasama pelbagai sistem pada masa hadapan.