Онлайн-подписание HR-документов: CSCI Investment ускоряет кадровое взаимодействие

О компании

China State Construction International — гонконгская листинговая компания China State Construction Engineering Corporation. Опираясь на финансовые возможности, инвестиционную систему и опыт инженерного управления листинговой компании в Гонконге, CSCI Investment продолжает развивать инвестиционные и строительные проекты в инфраструктуре, доступном жилье, муниципальном строительстве, общественных зданиях и других направлениях.

CSCI Investment давно фокусируется на инвестициях, строительстве и управлении активами. Инфраструктурные инвестиции компании охватывают несколько провинций и городов, включая скоростные дороги, муниципальные проекты, общественные здания и доступное жилье. По мере роста организации и увеличения числа филиалов подписание HR-документов, консолидация данных сотрудников и системное управление стали важной основой цифровых операций.

Бизнес-вызовы

1. Офлайн-подписание HR-документов было трудоемким и создавало повторяющуюся работу

У CSCI Investment большая база сотрудников в десятках филиалов. Офферы, трудовые договоры, справки об увольнении, справки о доходах и справки с места работы часто требовали подписания со стороны HR. В традиционном процессе HR-команды должны были по одному проверять, печатать, согласовывать, подписывать, архивировать и искать документы.

Эти транзакционные задачи были очень повторяющимися и трудозатратными, из-за чего HR-командам было сложнее сосредоточиться на ключевых функциях: подборе и onboarding, сервисах для сотрудников и организационном управлении.

2. Циклы подписания с удаленными сотрудниками были длинными, а договорные риски — сложнее контролировать

Сотрудники CSCI Investment распределены по разным локациям, поэтому офлайн-подписание часто требовало пересылки документов туда и обратно. В среднем один договор занимал от 2 до 15 дней, курьерские расходы составляли около RMB 10–20, а HR не мог лично проконтролировать процесс подписания сотрудником.

В такой модели HR-команды должны были постоянно отслеживать статус подписи и одновременно управлять рисками: неправильной подписью, пропуском подписи или подписанием другим человеком. Если возврат документа задерживался или сведения о подписи не совпадали, это могло повлиять на onboarding и управление трудовыми договорами.

3. HR-данные и процессы подписания были отделены от потребностей цифрового управления

Без полностью безбумажного управления персоналом данные сотрудников и подписанные документы было трудно полностью консолидировать в HR-системе, что создавало разрывы в процессе. Это не соответствовало цифровой стратегии и управленческим требованиям CSCI Investment.

Офферы, трудовые договоры и справки требуют согласованности шаблонов, данных сотрудников, статуса подписания и архивных файлов в системе. Если процесс подписания отделен от бизнес-систем, таких как SAP, растут затраты на ручной ввод, загрузку файлов, подтверждение статуса и архивное управление.

Решение и результаты

1. Онлайн-запуск подписания HR-документов — от onboarding до выдачи справок

После запуска электронной подписи для HR-сценариев CSCI Investment HR-команды смогли инициировать онлайн-подписание или автоматическое проставление печати для офферов, трудовых договоров, справок об увольнении, справок о доходах и справок с места работы. Сотрудники могут подтвердить и подписать документы онлайн, а HR получает уведомление после завершения процесса.

Такой подход переводит прежнюю офлайн-цепочку печати, отправки, подписания сотрудником, сбора и архивирования в замкнутый онлайн-процесс, сокращая повторяющуюся работу HR по обороту документов и отслеживанию подписей.

2. Интеграция с SAP связала запуск подписания, callback и хранение файлов

Решение интегрируется с SAP. HR поддерживает шаблоны офферов или трудовых договоров на платформе электронной подписи, а SAP хранит информацию о шаблонах и текстовые поля. После выбора шаблона и заполнения содержания SAP генерирует PDF и запускает подписание.

После завершения подписания SAP может получить callback-параметры о завершении процесса и скачать подписанный файл по ссылке для хранения. Благодаря системной интеграции результаты подписания HR-документов возвращаются в исходную бизнес-систему, повышая согласованность данных сотрудников и подписанных документов.

3. Управление шаблонами повысило эффективность запуска разных типов HR-документов

Для разных HR-сценариев команды могут поддерживать шаблоны и соответствующие текстовые поля для офферов, трудовых договоров, справок об увольнении, доходах, занятости и других документов. При запуске процесса HR выбирает шаблон под конкретный сценарий и заполняет данные сотрудника, уменьшая повторное редактирование и расхождения в формате.

Для справок о доходах и занятости система может автоматически применять печати в процессе и отправлять копии сотрудникам. Сценарии трудовых договоров также можно настроить так, чтобы процесс завершался автоматически или вручную после подписи сотрудника, что помогает HR управлять несколькими типами документов более единообразно.

Эффект от внедрения

HR-сценарий подписания CSCI Investment стабильно работает с официального запуска в конце марта 2024 года. К середине июля было выполнено более 1 800 онлайн-подписаний по различным типам HR-документов.

Офферы, трудовые договоры и справки перешли от офлайн-печати, пересылки, подписания и архивирования к цифровому процессу с запуском по шаблону, онлайн-подписанием, callback статуса и хранением в системе.

HR-команды могут сократить ручное сопровождение, организацию документов и расходы на пересылку между локациями, а сотрудники — удобнее подписывать документы, связанные с onboarding и трудовыми отношениями.

Интегрировав электронную подпись с SAP, CSCI Investment создала единую основу для подписания большего числа бизнес-документов и будущего взаимодействия между несколькими системами.