HR 文件線上簽署：中建國際投資加速人事協同

公司介紹

中建國際是中國建築集團有限公司在香港的上市公司。依託香港上市公司的資金實力、投資體系和工程管理經驗，中建國際投資持續推進基礎設施、保障房、市政工程、公共建築等領域的投資建設業務。

中建國際投資長期聚焦投資、建設與資產營運。其基礎設施投資覆蓋多個省份和城市，項目類型包括高速公路、市政工程、公共建築和保障性住房。隨著組織規模擴大、分支機構增加，人事文件簽署、員工資料歸集和系統化管理成為其數位化營運的重要基礎能力。

業務挑戰

1. HR 文件線下簽署繁瑣，帶來大量重複工作

中建國際投資在數十家分支機構擁有大量員工。Offer、勞動合同、離職證明、收入證明和在職證明等文件都涉及高頻 HR 簽署需求。傳統流程下，HR 團隊需要逐一審核、列印、溝通、簽署、歸檔和調閱。

這些事務性操作重複度高、勞動強度大，使 HR 難以把精力集中在招聘入職、員工服務和組織管理等更核心的人力資源工作上。

2. 異地員工簽署週期長，合同風險更難控制

中建國際投資員工分布在不同地點，線下簽署往往需要來回郵寄。平均一份合同需要 2 到 15 天完成，快遞成本約為人民幣 10 到 20 元，HR 也無法當面監督員工完成簽署。

在這種模式下，HR 不僅要持續跟進員工簽署狀態，還要管理錯簽、漏簽、代簽等風險。一旦文件回傳延遲或簽署資訊不一致，入職和勞動合同管理流程都會受到影響。

3. HR 資料與簽署流程脫節，難以滿足數位化管理要求

在人力資源管理尚未完全無紙化的情況下，員工資料和已簽文件難以完整歸集到 HR 系統中，流程容易出現斷點。這不符合中建國際投資的數位化策略和管理要求。

Offer、勞動合同和證明類文件都需要模板、員工資訊、簽署狀態和歸檔文件在系統中保持一致。如果簽署流程與 SAP 等業務系統脫節，就會增加人工錄入、文件下載、狀態確認和歸檔管理成本。

方案與成果

1. HR 文件線上發起簽署，覆蓋入職到證明開具

中建國際投資在人事場景上線電子簽署後，HR 團隊可以針對 offer、勞動合同、離職證明、收入證明、在職證明等文件發起線上簽署或自動蓋章流程。員工可線上完成文件確認和簽署，流程結束後 HR 可收到完成通知。

這一方式把原先列印、郵寄、員工簽字、回收歸檔的線下鏈路轉為線上閉環，減少 HR 在文件流轉和簽署跟進上的重複操作。

2. 與 SAP 整合，打通發起、回調和文件儲存

方案與 SAP 整合。HR 在電子簽署平台維護 offer 或勞動合同模板，SAP 保存模板資訊和文字欄位。HR 選擇模板並填寫內容後，由 SAP 生成 PDF 並發起簽署。

簽署完成後，SAP 可接收流程結束的回調參數，並透過下載連結取得已簽署文件進行儲存。透過系統整合，HR 文件簽署結果可以回到原有業務系統，提升員工資料與簽署文件的一致性。

3. 模板化管理提升多類 HR 文件發起效率

針對不同 HR 場景，團隊可以維護 offer、勞動合同、離職證明、收入證明、在職證明等文件模板及對應文字欄位。發起流程時，HR 可按具體場景選擇模板並填寫員工資訊，減少重複編輯和格式不一致。

對於收入證明、在職證明等證明類文件，系統可在流程中自動用印並抄送員工。勞動合同場景也可根據配置在員工簽署後自動或手動結束流程，幫助 HR 以更統一的方式管理多類文件。

應用效果

中建國際投資的人事簽署場景自 2024 年 3 月下旬正式上線以來運行平穩。截至 7 月中旬，已完成 1,800 多次線上簽署，覆蓋多種 HR 文件類型。

Offer、勞動合同和證明文件從線下列印、郵寄、簽署、歸檔，轉向模板化發起、線上簽署、狀態回調和系統儲存的數位化流程。

HR 團隊能夠減少人工跟進、文件整理和跨地寄送成本，員工也能更便捷地完成入職及在職相關文件簽署。

透過電子簽署與 SAP 整合，中建國際投資為未來更多業務文件簽署和多系統協同建立了統一的能力基礎。

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