Ký tài liệu nhân sự trực tuyến: CSCI Investment tăng tốc phối hợp HR

Giới thiệu công ty

China State Construction International là công ty niêm yết tại Hồng Kông của China State Construction Engineering Corporation. Dựa trên năng lực vốn, hệ thống đầu tư và kinh nghiệm quản lý kỹ thuật của công ty niêm yết tại Hồng Kông, CSCI Investment tiếp tục thúc đẩy hoạt động đầu tư và xây dựng trong các lĩnh vực hạ tầng, nhà ở đảm bảo, công trình đô thị, công trình công cộng và nhiều lĩnh vực khác.

CSCI Investment từ lâu tập trung vào đầu tư, xây dựng và vận hành tài sản. Các khoản đầu tư hạ tầng của công ty trải rộng ở nhiều tỉnh, thành phố, với các loại dự án như đường cao tốc, công trình đô thị, công trình công cộng và nhà ở đảm bảo. Khi quy mô tổ chức mở rộng và số lượng chi nhánh tăng lên, ký tài liệu nhân sự, tập hợp dữ liệu nhân viên và quản lý có hệ thống trở thành năng lực nền tảng quan trọng cho vận hành số.

Thách thức kinh doanh

1. Ký tài liệu HR ngoại tuyến phức tạp, tạo nhiều công việc lặp lại

CSCI Investment có lực lượng nhân viên lớn tại hàng chục chi nhánh. Các tài liệu như offer, hợp đồng lao động, giấy xác nhận nghỉ việc, giấy xác nhận thu nhập và giấy xác nhận công tác đều phát sinh nhu cầu ký HR thường xuyên. Trong quy trình truyền thống, đội ngũ HR phải lần lượt rà soát, in, trao đổi, ký, lưu trữ và tra cứu từng tài liệu.

Những công việc giao dịch này có tính lặp lại cao và tốn nhiều công sức, khiến HR khó tập trung vào các nhiệm vụ nhân sự cốt lõi hơn như tuyển dụng và onboarding, dịch vụ nhân viên và quản lý tổ chức.

2. Chu kỳ ký với nhân viên ở xa kéo dài, khiến rủi ro hợp đồng khó kiểm soát

Nhân viên của CSCI Investment phân bố ở nhiều địa điểm khác nhau, nên ký ngoại tuyến thường cần gửi tài liệu qua lại. Trung bình một hợp đồng mất 2 đến 15 ngày để hoàn tất, chi phí chuyển phát khoảng RMB 10 đến 20, và HR không thể giám sát trực tiếp việc nhân viên ký.

Trong mô hình này, HR không chỉ phải liên tục theo dõi trạng thái ký, mà còn phải quản lý các rủi ro như ký sai, bỏ sót chữ ký hoặc người khác ký thay. Khi tài liệu trả về chậm hoặc thông tin ký không nhất quán, quy trình onboarding và quản lý hợp đồng lao động có thể bị ảnh hưởng.

3. Dữ liệu HR và quy trình ký tách rời nhu cầu quản lý số

Khi quản lý nhân sự chưa hoàn toàn phi giấy tờ, dữ liệu nhân viên và tài liệu đã ký khó được tập hợp đầy đủ vào hệ thống HR, tạo ra các điểm đứt gãy trong quy trình. Điều này không đáp ứng chiến lược số và yêu cầu quản lý của CSCI Investment.

Offer, hợp đồng lao động và các tài liệu xác nhận đều cần mẫu, thông tin nhân viên, trạng thái ký và tệp lưu trữ nhất quán trong hệ thống. Nếu quy trình ký tách rời các hệ thống nghiệp vụ như SAP, chi phí nhập liệu thủ công, tải tệp, xác nhận trạng thái và quản lý lưu trữ sẽ tăng lên.

Giải pháp và kết quả

1. Khởi tạo ký tài liệu HR trực tuyến, bao phủ từ onboarding đến cấp giấy xác nhận

Sau khi CSCI Investment triển khai ký điện tử cho các tình huống HR, đội ngũ HR có thể khởi tạo ký trực tuyến hoặc quy trình đóng dấu tự động cho offer, hợp đồng lao động, giấy xác nhận nghỉ việc, giấy xác nhận thu nhập và giấy xác nhận công tác. Nhân viên có thể xác nhận và ký tài liệu trực tuyến, còn HR nhận thông báo hoàn tất khi quy trình kết thúc.

Cách tiếp cận này chuyển chuỗi offline gồm in, gửi, nhân viên ký, thu hồi và lưu trữ thành một vòng khép kín trực tuyến, giảm công việc lặp lại của HR trong luân chuyển tài liệu và theo dõi ký.

2. Tích hợp với SAP để kết nối khởi tạo, callback và lưu trữ tệp

Giải pháp tích hợp với SAP. HR duy trì mẫu offer hoặc hợp đồng lao động trên nền tảng ký điện tử, trong khi SAP lưu thông tin mẫu và các trường văn bản. Sau khi HR chọn mẫu và điền nội dung, SAP tạo PDF và khởi tạo ký.

Sau khi ký xong, SAP có thể nhận tham số callback báo hiệu quy trình kết thúc và lấy tệp đã ký qua liên kết tải xuống để lưu trữ. Thông qua tích hợp hệ thống, kết quả ký tài liệu HR có thể quay về hệ thống nghiệp vụ ban đầu, cải thiện tính nhất quán giữa dữ liệu nhân viên và tài liệu đã ký.

3. Quản lý theo mẫu nâng cao hiệu quả khởi tạo cho nhiều loại tài liệu HR

Với các tình huống HR khác nhau, đội ngũ có thể duy trì mẫu và các trường văn bản tương ứng cho offer, hợp đồng lao động, giấy xác nhận nghỉ việc, giấy xác nhận thu nhập, giấy xác nhận công tác và các tài liệu khác. Khi khởi tạo, HR chọn mẫu theo tình huống cụ thể và điền thông tin nhân viên, giảm chỉnh sửa lặp lại và sai khác định dạng.

Với giấy xác nhận thu nhập hoặc công tác, hệ thống có thể tự động đóng dấu trong quy trình và gửi bản sao cho nhân viên. Các tình huống hợp đồng lao động cũng có thể cấu hình để kết thúc tự động hoặc thủ công sau khi nhân viên ký, giúp HR quản lý nhiều loại tài liệu theo cách thống nhất hơn.

Hiệu quả ứng dụng

Kịch bản ký HR của CSCI Investment vận hành ổn định kể từ khi chính thức ra mắt vào cuối tháng 3 năm 2024. Đến giữa tháng 7, hệ thống đã hoàn tất hơn 1.800 lượt ký trực tuyến trên nhiều loại tài liệu HR.

Offer, hợp đồng lao động và giấy xác nhận đã chuyển từ in, gửi, ký và lưu trữ ngoại tuyến sang quy trình số gồm khởi tạo theo mẫu, ký trực tuyến, callback trạng thái và lưu trữ trong hệ thống.

Đội ngũ HR có thể giảm theo dõi thủ công, sắp xếp tài liệu và chi phí gửi liên địa điểm, trong khi nhân viên hoàn tất ký các tài liệu onboarding và việc làm thuận tiện hơn.

Bằng cách tích hợp ký điện tử với SAP, CSCI Investment đã thiết lập nền tảng năng lực thống nhất cho việc ký thêm nhiều tài liệu nghiệp vụ và hỗ trợ phối hợp đa hệ thống trong tương lai.