Online-Unterzeichnung von HR-Dokumenten: CSCI Investment beschleunigt die HR-Zusammenarbeit

Unternehmensvorstellung

China State Construction International ist die in Hongkong börsennotierte Gesellschaft der China State Construction Engineering Corporation. Gestützt auf Kapitalstärke, Investitionssystem und Engineering-Management-Erfahrung der börsennotierten Gesellschaft treibt CSCI Investment Investitions- und Bauprojekte in Bereichen wie Infrastruktur, bezahlbarem Wohnraum, kommunalem Bauwesen und öffentlichen Gebäuden voran.

CSCI Investment konzentriert sich seit langem auf Investitionen, Bau und Asset Operations. Die Infrastrukturinvestitionen erstrecken sich über mehrere Provinzen und Städte und umfassen Projekte wie Schnellstraßen, kommunale Bauprojekte, öffentliche Gebäude und bezahlbaren Wohnraum. Mit wachsender Organisationsgröße und steigender Zahl von Niederlassungen wurden HR-Dokumentensignaturen, die Konsolidierung von Mitarbeiterdaten und systematisches Management zu wichtigen Grundlagen der digitalen Betriebsabläufe.

Geschäftliche Herausforderungen

1. Die Offline-Unterzeichnung von HR-Dokumenten war aufwendig und verursachte wiederkehrende Arbeit

CSCI Investment beschäftigt eine große Zahl von Mitarbeitenden in Dutzenden Niederlassungen. Dokumente wie Angebote, Arbeitsverträge, Austrittsbescheinigungen, Einkommensnachweise und Beschäftigungsnachweise erforderten häufige HR-Signaturen. Im traditionellen Prozess mussten HR-Teams Dokumente einzeln prüfen, drucken, abstimmen, unterschreiben, archivieren und wieder abrufen.

Diese transaktionalen Aufgaben waren stark repetitiv und arbeitsintensiv. Dadurch fiel es den HR-Teams schwerer, sich auf Kernaufgaben wie Recruiting und Onboarding, Mitarbeiterservices und Organisationsmanagement zu konzentrieren.

2. Signaturzyklen mit entfernten Mitarbeitenden waren lang und erschwerten die Kontrolle von Vertragsrisiken

Die Mitarbeitenden von CSCI Investment sind über verschiedene Standorte verteilt, weshalb Offline-Unterzeichnungen häufig den Hin- und Rückversand von Dokumenten erforderten. Im Durchschnitt dauerte die Fertigstellung eines Vertrags 2 bis 15 Tage, bei Kurierkosten von etwa RMB 10 bis 20. HR konnte die Unterzeichnung durch Mitarbeitende nicht persönlich überwachen.

In diesem Modell mussten HR-Teams den Signaturstatus kontinuierlich nachverfolgen und gleichzeitig Risiken wie falsche, fehlende oder stellvertretende Signaturen managen. Verzögerte Rücksendungen oder uneinheitliche Signaturinformationen konnten Onboarding- und Arbeitsvertragsprozesse beeinträchtigen.

3. HR-Daten und Signaturprozesse waren von digitalen Managementanforderungen entkoppelt

Ohne vollständig papierloses Personalmanagement ließen sich Mitarbeiterdaten und signierte Dokumente nur schwer vollständig im HR-System konsolidieren, wodurch Prozesslücken entstanden. Dies entsprach nicht der digitalen Strategie und den Managementanforderungen von CSCI Investment.

Für Angebote, Arbeitsverträge und Bescheinigungen müssen Vorlagen, Mitarbeiterinformationen, Signaturstatus und archivierte Dateien im System konsistent bleiben. Wenn der Signaturprozess von Geschäftssystemen wie SAP getrennt ist, steigen die Kosten für manuelle Eingabe, Dateidownloads, Statusbestätigung und Archivverwaltung.

Lösung und Ergebnisse

1. Online-Start der HR-Dokumentensignatur, vom Onboarding bis zur Ausstellung von Bescheinigungen

Nach Einführung der elektronischen Signatur für HR-Szenarien konnte CSCI Investment Online-Signaturen oder automatische Siegelprozesse für Angebote, Arbeitsverträge, Austrittsbescheinigungen, Einkommensnachweise und Beschäftigungsnachweise starten. Mitarbeitende können Dokumente online bestätigen und unterzeichnen, und HR erhält nach Prozessende eine Abschlussbenachrichtigung.

So wurde die frühere Offline-Kette aus Drucken, Versand, Mitarbeitersignatur, Rücklauf und Archivierung in einen geschlossenen Online-Prozess überführt. Wiederkehrende HR-Arbeit rund um Dokumentenumlauf und Signaturnachverfolgung wurde reduziert.

2. Integration mit SAP verbindet Signaturstart, Callbacks und Dateiablage

Die Lösung ist in SAP integriert. HR pflegt Angebots- oder Arbeitsvertragsvorlagen in der elektronischen Signaturplattform, während SAP Vorlageninformationen und Textfelder speichert. Nachdem HR eine Vorlage ausgewählt und Inhalte eingetragen hat, erzeugt SAP das PDF und startet die Signatur.

Nach Abschluss der Signatur kann SAP Callback-Parameter zum Prozessende empfangen und die fertig signierte Datei über einen Download-Link zur Speicherung abrufen. Durch die Systemintegration kehren HR-Dokumentensignaturen in das ursprüngliche Geschäftssystem zurück, wodurch die Konsistenz zwischen Mitarbeiterdaten und signierten Dokumenten steigt.

3. Vorlagenbasiertes Management steigert die Effizienz bei mehreren HR-Dokumenttypen

Für verschiedene HR-Szenarien können Teams Vorlagen und zugehörige Textfelder für Angebote, Arbeitsverträge, Austrittsbescheinigungen, Einkommensnachweise, Beschäftigungsnachweise und weitere Dokumente pflegen. Beim Start eines Prozesses wählt HR die passende Vorlage und ergänzt Mitarbeiterinformationen, was wiederholte Bearbeitung und Formatabweichungen reduziert.

Bei Bescheinigungen wie Einkommens- und Beschäftigungsnachweisen kann das System im Prozess automatisch Siegel anwenden und Mitarbeitende in Kopie setzen. Arbeitsvertragsprozesse können zudem so konfiguriert werden, dass sie nach der Mitarbeitersignatur automatisch oder manuell enden. So verwaltet HR mehrere Dokumenttypen einheitlicher.

Anwendungserfolg

Das HR-Signaturszenario von CSCI Investment läuft seit dem offiziellen Start Ende März 2024 stabil. Bis Mitte Juli wurden mehr als 1.800 Online-Signaturen über verschiedene HR-Dokumenttypen hinweg abgeschlossen.

Angebote, Arbeitsverträge und Bescheinigungen wechselten von Offline-Druck, Versand, Unterzeichnung und Archivierung zu einem digitalen Prozess aus vorlagenbasiertem Start, Online-Signatur, Status-Callbacks und Systemspeicherung.

HR-Teams können manuelle Nachverfolgung, Dokumentenorganisation und standortübergreifende Versandkosten reduzieren, während Mitarbeitende Onboarding- und arbeitsbezogene Dokumente bequemer unterzeichnen können.

Durch die Integration elektronischer Signaturen mit SAP hat CSCI Investment eine einheitliche Fähigkeitsbasis geschaffen, um künftig weitere Geschäftsdokumente zu unterzeichnen und die Zusammenarbeit mehrerer Systeme zu ermöglichen.