การลงนามเอกสาร HR ออนไลน์: CSCI Investment เร่งการทำงานร่วมกันด้านบุคลากร

แนะนำบริษัท

China State Construction International เป็นบริษัทจดทะเบียนในฮ่องกงของ China State Construction Engineering Corporation ด้วยความแข็งแกร่งด้านเงินทุน ระบบการลงทุน และประสบการณ์ด้านการบริหารงานวิศวกรรมของบริษัทจดทะเบียนในฮ่องกง CSCI Investment เดินหน้าธุรกิจลงทุนและก่อสร้างในด้านโครงสร้างพื้นฐาน ที่อยู่อาศัยเพื่อสังคม งานเทศบาล อาคารสาธารณะ และสาขาอื่น ๆ อย่างต่อเนื่อง

CSCI Investment ให้ความสำคัญกับการลงทุน การก่อสร้าง และการบริหารสินทรัพย์มาอย่างยาวนาน การลงทุนด้านโครงสร้างพื้นฐานครอบคลุมหลายมณฑลและหลายเมือง โดยมีประเภทโครงการ เช่น ทางด่วน งานเทศบาล อาคารสาธารณะ และที่อยู่อาศัยเพื่อสังคม เมื่อองค์กรขยายตัวและมีสาขามากขึ้น การลงนามเอกสาร HR การรวมข้อมูลพนักงาน และการจัดการเชิงระบบจึงกลายเป็นความสามารถพื้นฐานสำคัญของการดำเนินงานดิจิทัล

ความท้าทายทางธุรกิจ

1. การลงนามเอกสาร HR แบบออฟไลน์ยุ่งยากและสร้างงานซ้ำจำนวนมาก

CSCI Investment มีพนักงานจำนวนมากในหลายสิบสาขา เอกสารอย่าง offer สัญญาจ้าง หนังสือรับรองการลาออก หนังสือรับรองรายได้ และหนังสือรับรองการทำงาน ล้วนต้องใช้การลงนามของ HR บ่อยครั้ง ในกระบวนการเดิม ทีม HR ต้องตรวจสอบ พิมพ์ ประสานงาน ลงนาม จัดเก็บ และค้นเอกสารทีละรายการ

งานธุรกรรมเหล่านี้ซ้ำซ้อนและใช้แรงงานมาก ทำให้ทีม HR โฟกัสกับงานทรัพยากรบุคคลหลัก เช่น การสรรหาและ onboarding การบริการพนักงาน และการบริหารองค์กร ได้ยากขึ้น

2. รอบเวลาการลงนามของพนักงานต่างพื้นที่ยาว ทำให้ควบคุมความเสี่ยงของสัญญาได้ยาก

พนักงานของ CSCI Investment กระจายอยู่หลายพื้นที่ การลงนามแบบออฟไลน์มักต้องส่งเอกสารไปกลับ โดยเฉลี่ยสัญญาหนึ่งฉบับใช้เวลา 2 ถึง 15 วัน และมีค่าจัดส่งประมาณ RMB 10 ถึง 20 อีกทั้ง HR ไม่สามารถกำกับให้พนักงานลงนามต่อหน้าได้

ภายใต้รูปแบบนี้ ทีม HR ต้องติดตามสถานะการลงนามอย่างต่อเนื่อง พร้อมจัดการความเสี่ยง เช่น ลงนามผิด ตกหล่น หรือมีผู้อื่นลงนามแทน หากเอกสารถูกส่งกลับล่าช้าหรือข้อมูลการลงนามไม่ตรงกัน กระบวนการ onboarding และการจัดการสัญญาจ้างอาจได้รับผลกระทบ

3. ข้อมูล HR และกระบวนการลงนามแยกจากความต้องการด้านการจัดการดิจิทัล

เมื่อการจัดการทรัพยากรบุคคลยังไม่เป็น paperless อย่างสมบูรณ์ ข้อมูลพนักงานและเอกสารที่ลงนามแล้วจึงรวมเข้าสู่ระบบ HR ได้ไม่ครบถ้วน ทำให้เกิดช่องว่างในกระบวนการ ซึ่งไม่สอดคล้องกับกลยุทธ์ดิจิทัลและข้อกำหนดด้านการจัดการของ CSCI Investment

เอกสาร offer สัญญาจ้าง และหนังสือรับรองต้องการให้เทมเพลต ข้อมูลพนักงาน สถานะการลงนาม และไฟล์ที่จัดเก็บมีความสอดคล้องกันในระบบ หากกระบวนการลงนามแยกจากระบบธุรกิจอย่าง SAP ก็จะเพิ่มต้นทุนในการป้อนข้อมูล ดาวน์โหลดไฟล์ ยืนยันสถานะ และจัดเก็บเอกสารด้วยมือ

โซลูชันและผลลัพธ์

1. เริ่มการลงนามเอกสาร HR ออนไลน์ ครอบคลุมตั้งแต่ onboarding ถึงการออกหนังสือรับรอง

หลังจาก CSCI Investment เปิดใช้การลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในงาน HR ทีม HR สามารถเริ่มกระบวนการลงนามออนไลน์หรือประทับตราอัตโนมัติสำหรับ offer สัญญาจ้าง หนังสือรับรองการลาออก หนังสือรับรองรายได้ และหนังสือรับรองการทำงานได้ พนักงานสามารถยืนยันและลงนามเอกสารออนไลน์ และ HR จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อกระบวนการเสร็จสิ้น

แนวทางนี้เปลี่ยนกระบวนการออฟไลน์เดิมของการพิมพ์ ส่งเอกสาร ลงนาม รวบรวม และจัดเก็บ ให้เป็นวงจรออนไลน์แบบปิด ลดงานซ้ำของ HR ในการส่งต่อเอกสารและติดตามการลงนาม

2. เชื่อมต่อกับ SAP เพื่อเชื่อมการเริ่มต้น callback และการจัดเก็บไฟล์

โซลูชันเชื่อมต่อกับ SAP โดย HR ดูแลเทมเพลต offer หรือสัญญาจ้างในแพลตฟอร์มลงนามอิเล็กทรอนิกส์ ขณะที่ SAP จัดเก็บข้อมูลเทมเพลตและช่องข้อความ เมื่อ HR เลือกเทมเพลตและกรอกเนื้อหา SAP จะสร้าง PDF และเริ่มกระบวนการลงนาม

หลังลงนามเสร็จ SAP สามารถรับพารามิเตอร์ callback ที่ระบุว่ากระบวนการสิ้นสุดแล้ว และรับไฟล์ที่ลงนามเสร็จผ่านลิงก์ดาวน์โหลดเพื่อจัดเก็บ ด้วยการเชื่อมต่อระบบ ผลลัพธ์การลงนามเอกสาร HR สามารถกลับเข้าสู่ระบบธุรกิจเดิม เพิ่มความสอดคล้องระหว่างข้อมูลพนักงานและเอกสารที่ลงนามแล้ว

3. การจัดการด้วยเทมเพลตช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการเริ่มงานสำหรับเอกสาร HR หลายประเภท

สำหรับสถานการณ์ HR ที่แตกต่างกัน ทีมสามารถดูแลเทมเพลตและช่องข้อความสำหรับ offer สัญญาจ้าง หนังสือรับรองการลาออก หนังสือรับรองรายได้ หนังสือรับรองการทำงาน และเอกสารอื่น ๆ เมื่อต้องเริ่มกระบวนการ HR สามารถเลือกเทมเพลตตามสถานการณ์และกรอกข้อมูลพนักงาน ลดการแก้ไขซ้ำและรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกัน

สำหรับเอกสารรับรอง เช่น หนังสือรับรองรายได้และหนังสือรับรองการทำงาน ระบบสามารถประทับตราอัตโนมัติและส่งสำเนาให้พนักงานได้ สัญญาจ้างยังสามารถตั้งค่าให้จบกระบวนการอัตโนมัติหรือด้วยมือหลังพนักงานลงนาม ช่วยให้ HR จัดการเอกสารหลายประเภทได้เป็นหนึ่งเดียวมากขึ้น

ผลลัพธ์การใช้งาน

สถานการณ์การลงนามด้าน HR ของ CSCI Investment ดำเนินงานได้อย่างราบรื่นตั้งแต่เปิดใช้งานอย่างเป็นทางการในปลายเดือนมีนาคม 2024 ภายในกลางเดือนกรกฎาคม มีการลงนามออนไลน์สำเร็จมากกว่า 1,800 ครั้ง ครอบคลุมเอกสาร HR หลายประเภท

Offer สัญญาจ้าง และเอกสารรับรอง เปลี่ยนจากการพิมพ์ ส่ง ลงนาม และจัดเก็บแบบออฟไลน์ สู่กระบวนการดิจิทัลที่เริ่มจากเทมเพลต ลงนามออนไลน์ callback สถานะ และจัดเก็บในระบบ

ทีม HR ลดการติดตามด้วยมือ การจัดระเบียบเอกสาร และต้นทุนการจัดส่งข้ามพื้นที่ได้ ขณะที่พนักงานสามารถลงนามเอกสารที่เกี่ยวกับ onboarding และการจ้างงานได้สะดวกขึ้น

ด้วยการเชื่อมต่อการลงนามอิเล็กทรอนิกส์กับ SAP CSCI Investment ได้สร้างฐานความสามารถที่เป็นหนึ่งเดียวสำหรับการลงนามเอกสารธุรกิจเพิ่มเติมและการทำงานร่วมกันระหว่างหลายระบบในอนาคต