Tôi có thể sử dụng DocuSign một cách hợp pháp để ký hợp đồng với các công ty Trung Quốc không?

Khi tiến hành kinh doanh với các công ty Trung Quốc, tầm quan trọng của việc tuân thủ pháp luật thậm chí còn mở rộng đến các công cụ kỹ thuật số bạn chọn—đặc biệt là các nền tảng chữ ký điện tử. Khi hoạt động kinh doanh toàn cầu ngày càng được số hóa, người ta thường tự hỏi liệu các nền tảng như DocuSign, Adobe Sign và các sản phẩm thay thế của chúng có hợp pháp để sử dụng khi ký hợp đồng với các công ty ở Trung Quốc đại lục hay không. Để tối ưu hóa quy trình thỏa thuận xuyên biên giới, điều quan trọng là phải hiểu luật bảo vệ dữ liệu địa phương, xử lý dữ liệu xuyên biên giới và tuân thủ quy định.

Trong những năm gần đây, chính phủ Trung Quốc đã ban hành các quy định ngày càng nghiêm ngặt về chủ quyền dữ liệu và an ninh thông tin. Ví dụ: Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân (PIPL), Luật An ninh Dữ liệu (DSL) và Luật An ninh Mạng, yêu cầu các doanh nghiệp hoạt động tại Trung Quốc hoặc hợp tác với Trung Quốc phải lưu trữ dữ liệu người dùng nhạy cảm tại địa phương và tuân thủ các quy tắc xử lý dữ liệu rất cụ thể. Những thay đổi về quy định này có tác động sâu sắc đến các dịch vụ phần mềm quốc tế, đặc biệt là các nền tảng SaaS xử lý các tài liệu nhạy cảm như các nhà cung cấp công nghệ chữ ký điện tử.

Việc Adobe Sign tuyên bố rút khỏi thị trường Trung Quốc đại lục đã trở thành một sự kiện mang tính biểu tượng trong ngành. Quyết định này không được đưa ra một cách nhẹ nhàng, mà phản ánh những lo ngại sâu rộng của họ về việc tuân thủ dữ liệu địa phương, bảo mật dữ liệu đào tạo AI và điều chỉnh chiến lược toàn cầu. Đối với Adobe, thách thức lớn nhất là làm thế nào để dịch vụ chữ ký điện tử do AI điều khiển của họ đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về an ninh dữ liệu của Trung Quốc mà không làm ảnh hưởng đến khả năng mở rộng toàn cầu. Nhiều người tin rằng yêu cầu bản địa hóa toàn diện dữ liệu của Trung Quốc và môi trường pháp lý không chắc chắn đối với các nhà sản xuất AI sử dụng dữ liệu địa phương để đào tạo thuật toán là những lý do chính khiến Adobe điều chỉnh chiến lược kinh doanh tại Trung Quốc đại lục.

Việc Adobe rút lui đã khiến nhiều doanh nghiệp và công ty khởi nghiệp toàn cầu bắt đầu suy nghĩ: Liệu DocuSign, với tư cách là công ty chữ ký điện tử hàng đầu thế giới, có thể lấp đầy khoảng trống này khi giao dịch với khách hàng hoặc công ty con ở Trung Quốc hay không? DocuSign được đánh giá cao về kiến trúc bảo mật và đã đầu tư đáng kể vào các nguồn lực tuân thủ ở khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (chẳng hạn như Nhật Bản, Singapore, Úc). Tuy nhiên, việc triển khai và điều chỉnh quy định tại địa phương ở Trung Quốc đại lục của họ vẫn còn hạn chế.

Vậy, có hợp pháp khi sử dụng DocuSign để ký hợp đồng với các công ty Trung Quốc không?

Câu trả lời là: Điều này phụ thuộc vào bản chất của hợp đồng, khu vực pháp lý liên quan và ngành cụ thể.

Dưới đây là phân tích chi tiết:

1. Tính pháp lý

Luật Chữ ký Điện tử của Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa công nhận rõ ràng hiệu lực pháp lý của chữ ký điện tử, với điều kiện là nó đáp ứng các tiêu chuẩn về tính xác thực, độ tin cậy và khả năng xác minh. Tuy nhiên, để chữ ký điện tử có tính ràng buộc pháp lý ở Trung Quốc, thường cần phải sử dụng dịch vụ chứng thực điện tử (CSP) địa phương được cấp phép bởi Bộ Công nghiệp và Công nghệ Thông tin (MIIT).

Mặc dù DocuSign được công nhận ở nhiều khu vực pháp lý quốc tế như Hoa Kỳ và Liên minh Châu Âu, nhưng hiện tại nó không phải là CSP chứng nhận hợp đồng được Trung Quốc công nhận. Do đó, các hợp đồng được ký bằng DocuSign có thể phải đối mặt với tranh chấp về khả năng thực thi tại tòa án Trung Quốc, đặc biệt là các thỏa thuận có giá trị cao hoặc rủi ro cao.

2. Vấn đề dữ liệu xuyên biên giới

Theo luật bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt của Trung Quốc, việc truyền dữ liệu hợp đồng (bao gồm thông tin nhận dạng, điều khoản kinh doanh và thông tin nhận dạng cá nhân) ra khỏi Trung Quốc mà không có sự xem xét thích hợp có thể bị coi là không tuân thủ. Máy chủ của DocuSign chủ yếu được đặt tại Hoa Kỳ và Châu Âu, và việc truyền dữ liệu của nó có thể gây ra rủi ro theo Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân.

Mặc dù DocuSign sử dụng các tiêu chuẩn mã hóa cao và cung cấp các tùy chọn lưu trữ dữ liệu ở một số khu vực, nhưng cơ sở hạ tầng của nó ở Trung Quốc đại lục vẫn chưa đạt được lưu trữ máy chủ cục bộ hoặc bản địa hóa hoàn toàn dữ liệu, điều này đã trở thành yêu cầu cơ bản của các nhà quản lý Trung Quốc đối với các nhà cung cấp dịch vụ SaaS xử lý các tài liệu thương mại nhạy cảm.

3. Hiệu suất mạng và hỗ trợ địa phương

Mặc dù DocuSign hoạt động hiệu quả ở các khu vực khác, nhưng tốc độ phản hồi dịch vụ và hỗ trợ khách hàng của nó ở Châu Á - Thái Bình Dương, đặc biệt là Trung Quốc đại lục, thường được cho là có những hạn chế. Đối với các doanh nghiệp cần phản hồi nhanh chóng và tư vấn tuân thủ, DocuSign có thể không bằng một số nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp phù hợp hơn với các quy định khu vực.

Điều này không có nghĩa là không thể sử dụng DocuSign trong tất cả các thỏa thuận liên quan đến các công ty Trung Quốc. Nếu hợp đồng được ký kết được thực hiện bên ngoài khu vực pháp lý của Trung Quốc hoặc cả hai bên đồng ý rõ ràng sử dụng DocuSign, thì về mặt kỹ thuật, nó vẫn có thể được sử dụng như một phương tiện hợp pháp. Tuy nhiên, cần phải hết sức thận trọng trong các ngành được quản lý chặt chẽ như tài chính, y tế hoặc dịch vụ chính phủ.

Đối với các hoạt động kinh doanh xuyên biên giới ở khu vực Đại Trung Hoa (bao gồm Hồng Kông và Ma Cao) và Đông Nam Á (chẳng hạn như Việt Nam, Thái Lan, Indonesia), các quy định về quyền riêng tư dữ liệu và tiêu chuẩn công nhận chữ ký điện tử của mỗi khu vực này đang phát triển nhanh chóng, một số thì lỏng lẻo hơn Trung Quốc, một số thì cũng nghiêm ngặt như vậy.

Một giải pháp thay thế đang nhanh chóng nổi lên trong các ứng dụng xuyên biên giới là eSignGlobal. Là đối thủ cạnh tranh hướng đến tuân thủ và bản địa hóa của Adobe Sign và DocuSign, eSignGlobal cung cấp các giải pháp ký điện tử được thiết kế đặc biệt cho thị trường Trung Quốc, Hồng Kông và Đông Nam Á. Nền tảng này không chỉ tuân thủ các tiêu chuẩn tuân thủ quốc tế như eIDAS, UETA mà còn đáp ứng nghiêm ngặt các quy định về dữ liệu của từng khu vực và hỗ trợ phản hồi dịch vụ nhanh hơn và hỗ trợ khách hàng địa phương.

eSignGlobal hợp tác với các cơ quan chứng nhận địa phương (CSP) ở các thị trường áp dụng và đảm bảo rằng dữ liệu người dùng được lưu trữ tuân thủ GDPR và các khuôn khổ quy định tương đương trong khu vực. Đối với các doanh nghiệp muốn duy trì tính liên tục và khả năng mở rộng về mặt pháp lý trong các hợp đồng xuyên biên giới, đặc biệt là các hợp đồng liên quan đến các thực thể Trung Quốc, eSignGlobal là một lựa chọn lý tưởng đáng được quan tâm.

Người dùng ký kết hợp đồng xuyên biên giới với Trung Quốc đại lục, Hồng Kông và khu vực Đông Nam Á có thể chọn eSignGlobal thay thế DocuSign để tuân thủ khu vực

Tóm lại, mặc dù về mặt kỹ thuật có thể sử dụng DocuSign để ký hợp đồng với các công ty Trung Quốc trong một số trường hợp nhất định, nhưng do những hạn chế của nó về khả năng tuân thủ và tích hợp dữ liệu tại địa phương, nó có thể không phải là lựa chọn tốt nhất về mặt pháp lý. Nếu bạn muốn nâng cao hiệu lực pháp lý, bảo mật dữ liệu và tuân thủ các quy định khu vực của hợp đồng, thì việc chọn một giải pháp có khả năng thích ứng khu vực như eSignGlobal có thể tiết kiệm thời gian và công sức hơn, đồng thời tránh các vấn đề pháp lý có thể phát sinh sau này.