Gửi hợp đồng theo lịch là một phương thức sắp xếp quy trình tự động gửi hợp đồng hoặc tác vụ ký vào ngày và giờ đã đặt trước. Phương thức này được dùng để lập kế hoạch trước cho thời điểm giao tài liệu, khung thời gian cộng tác giữa các múi giờ và lịch gửi công việc định kỳ. Phù hợp với các tình huống như thỏa thuận định kỳ, thông báo hàng loạt, ký kết xuyên khu vực và gửi tài liệu được kích hoạt bởi các cột mốc kinh doanh, giúp đội ngũ giảm việc theo dõi thủ công, tránh bỏ lỡ lượt gửi và đảm bảo các tác vụ ký được thực hiện theo đúng kế hoạch.
Các tác vụ ký qua nhiều múi giờ, quanh kỳ nghỉ lễ và trước thời hạn rất dễ bị trì hoãn nếu phải theo dõi thủ công. Gửi theo lịch cho phép đội ngũ sắp xếp trước việc giao tài liệu trong khi vẫn lưu giữ trạng thái tác vụ và hồ sơ thao tác.
Đối với các tài liệu có thời điểm hiệu lực, khung thời gian kinh doanh hoặc nhịp phê duyệt nội bộ rõ ràng, đội ngũ có thể thiết lập trước thời gian gửi để tránh nhầm lẫn trong trao đổi do gửi quá sớm, cũng như tránh chậm trễ ký do trì hoãn thủ công. Hệ thống thực hiện theo lịch, giúp cải thiện khả năng dự đoán của quy trình ký.
Gửi theo lịch có thể được dùng cho một phong bì đơn lẻ hoặc kết hợp với các quy trình như mẫu và gửi hàng loạt. Dù là đối soát hằng tháng, cập nhật thỏa thuận hằng quý hay khởi tạo tài liệu thống nhất bởi các đội ngũ đa quốc gia, gửi theo lịch đều có thể giảm các thao tác lặp lại.
Hệ thống cung cấp khả năng theo dõi trạng thái tác vụ theo lịch, giúp quản trị viên dễ dàng xem kết quả gửi và nguyên nhân phát sinh ngoại lệ. Hồ sơ thao tác được tạo trước và sau khi gửi có thể được dùng cho rà soát nội bộ và kiểm toán, đảm bảo quy trình thực hiện tác vụ rõ ràng và có thể truy vết.
Bằng cách đặt sẵn thời gian gửi và quản lý trạng thái tác vụ, doanh nghiệp có thể giảm việc theo dõi thủ công và đảm bảo tài liệu đến được với người ký tại các cột mốc kinh doanh phù hợp.
Thiết lập trước thời gian gửi và để hệ thống tự động thực hiện.
Sắp xếp việc giao tài liệu dựa trên khu vực của người ký hoặc khung thời gian kinh doanh.
Hỗ trợ các nhu cầu gửi cố định như lịch hằng tháng, hằng quý và hằng năm.
Xem tập trung trạng thái tác vụ theo lịch và hỗ trợ các điều chỉnh cũng như theo dõi tiếp theo.
Trong các tình huống kinh doanh liên quan đến gửi hợp đồng theo lịch, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả ký, chất lượng cộng tác và khả năng truy vết quy trình dựa trên các yêu cầu quy trình làm việc cụ thể.
Ký hợp đồng xuyên biên giới cần tính đến giờ làm việc và các cột mốc dự án của từng bên. Việc chờ thủ công đến thời điểm phù hợp để gửi tài liệu rất dễ gây chậm trễ hoặc bỏ sót.
Hoàn tất cấu hình hợp đồng trước và đặt sẵn thời gian gửi. Hệ thống tự động gửi thông báo ký theo lịch, đảm bảo tài liệu đến được với người ký vào đúng thời điểm.
Tính năng chính:
Bao gồm tất cả tính năng Dùng thử, thêm:
Bao gồm tất cả tính năng Basic, thêm:
Bao gồm tất cả tính năng Professional, thêm:
Các câu hỏi thường gặp về gửi hợp đồng theo lịch.
Gửi theo lịch nghĩa là người dùng chuẩn bị trước một tác vụ ký và thiết lập ngày, giờ cụ thể; hệ thống sẽ tự động gửi tài liệu vào thời điểm đã thống nhất.
'%3e%3cpath%20fill-rule='evenodd'%20clip-rule='evenodd'%20d='M6.99935%2012.8327C10.221%2012.8327%2012.8327%2010.221%2012.8327%206.99935C12.8327%203.77769%2010.221%201.16602%206.99935%201.16602C3.77769%201.16602%201.16602%203.77769%201.16602%206.99935C1.16602%2010.221%203.77769%2012.8327%206.99935%2012.8327Z'%20stroke='%23666666'%20stroke-linecap='round'%20stroke-linejoin='round'/%3e%3cpath%20d='M1.16602%207H12.8327'%20stroke='%23666666'%20stroke-linecap='round'%20stroke-linejoin='round'/%3e%3cpath%20fill-rule='evenodd'%20clip-rule='evenodd'%20d='M6.99935%2012.8327C8.28802%2012.8327%209.33268%2010.221%209.33268%206.99935C9.33268%203.77769%208.28802%201.16602%206.99935%201.16602C5.71068%201.16602%204.66602%203.77769%204.66602%206.99935C4.66602%2010.221%205.71068%2012.8327%206.99935%2012.8327Z'%20stroke='%23666666'%20stroke-linecap='round'%20stroke-linejoin='round'/%3e%3cpath%20d='M2.875%202.95898C3.93063%204.01461%205.38896%204.66754%206.99978%204.66754C8.61062%204.66754%2010.069%204.01461%2011.1246%202.95898'%20stroke='%23666666'%20stroke-linecap='round'%20stroke-linejoin='round'/%3e%3cpath%20d='M11.1246%2011.0425C10.069%209.98691%208.61062%209.33398%206.99978%209.33398C5.38896%209.33398%203.93063%209.98691%202.875%2011.0425'%20stroke='%23666666'%20stroke-linecap='round'%20stroke-linejoin='round'/%3e%3c/g%3e%3cdefs%3e%3cclipPath%20id='clip0_1267_9109'%3e%3crect%20width='14'%20height='14'%20fill='white'/%3e%3c/clipPath%3e%3c/defs%3e%3c/svg%3e)
