Người ký tên ở Trung Quốc Đại lục có thể mở và ký tài liệu DocuSign không?

Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp toàn cầu ngày càng số hóa quy trình ký hợp đồng thông qua các nền tảng chữ ký điện tử. Tuy nhiên, đối với các công ty kinh doanh với các đối tác hoặc khách hàng ở Trung Quốc đại lục, các vấn đề như tuân thủ, chủ quyền dữ liệu và khả năng truy cập mạng đặt ra những thách thức riêng. Khi các giải pháp chữ ký điện tử quốc tế như Adobe Sign và DocuSign tiếp tục mở rộng hoạt động kinh doanh trên toàn cầu, tính khả dụng và tính hợp pháp của chúng ở Trung Quốc trở thành một vấn đề phức tạp nhưng quan trọng mà các doanh nghiệp phải xem xét cẩn thận.

Adobe Sign rút khỏi Trung Quốc đại lục: Phản ứng chiến lược đối với việc tuân thủ dữ liệu

Trong bối cảnh vĩ mô là thích ứng với các quy định về dữ liệu khu vực, Adobe đã thực hiện các điều chỉnh chiến lược đối với hoạt động toàn cầu của mình. Đáng chú ý, Adobe Sign, một trong những dịch vụ ký điện tử hàng đầu thế giới, đã chính thức rút khỏi việc cung cấp dịch vụ ở Trung Quốc đại lục. Động thái này chủ yếu xuất phát từ môi trường pháp lý và quy định ngày càng nghiêm ngặt của Trung Quốc về bảo vệ dữ liệu, quản trị dữ liệu đào tạo AI và tuân thủ an ninh mạng.

Trung Quốc đại lục thực thi một hệ thống quy định kỹ thuật số toàn diện, bao gồm Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân (PIPL), Luật An toàn Dữ liệu (DSL) và Luật An ninh Mạng. Các luật này yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ quốc tế đảm bảo rằng dữ liệu của người dùng Trung Quốc được lưu trữ trong nước và không được sử dụng để đào tạo mô hình học máy hoặc trí tuệ nhân tạo ở nước ngoài mà không có sự đồng ý.

Ngoài ra, việc tái cấu trúc chiến lược của Adobe dường như cũng phản ánh xu hướng lớn hơn về việc định vị lại thị trường doanh nghiệp, tập trung vào các khu vực có khả năng tương tác rõ ràng hơn và ít ma sát tuân thủ hơn. Việc Adobe rút khỏi Trung Quốc gửi một tín hiệu rằng đối với các nhà cung cấp SaaS toàn cầu, việc tuân thủ không thể là một suy nghĩ muộn mà phải là một phần cốt lõi của chiến lược thị trường.

DocuSign ở Trung Quốc đại lục: An ninh dữ liệu và thách thức vận hành

Với việc Adobe Sign rút lui, sự chú ý bắt đầu đổ dồn vào các giải pháp chữ ký điện tử hàng đầu khác, đặc biệt là DocuSign. Về nhận diện thương hiệu, DocuSign vẫn là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực ký điện tử toàn cầu, có ảnh hưởng mạnh mẽ ở thị trường phương Tây và dần mở rộng sang khu vực Châu Á - Thái Bình Dương. Vậy, nó hoạt động như thế nào ở Trung Quốc?

Câu trả lời vừa thực tế vừa phức tạp. Về mặt kỹ thuật, người ký ở Trung Quốc đại lục chỉ cần có kết nối internet và nhận tài liệu qua email hoặc liên kết là có thể mở và hoàn tất việc ký tài liệu DocuSign. Tuy nhiên, người dùng doanh nghiệp cần lưu ý một số hạn chế quan trọng sau:

1. Truy cập và tốc độ internet: Do cơ chế tường lửa lớn của Trung Quốc, việc truy cập các máy chủ DocuSign đặt tại Bắc Mỹ hoặc Châu Âu từ Trung Quốc đại lục có thể có kết nối mạng không ổn định hoặc tốc độ chậm đáng kể. Điều này có thể dẫn đến giao diện ký tải chậm hoặc thậm chí gặp sự cố hết thời gian chờ, đặc biệt khi truy cập các tệp đính kèm hoặc mẫu phức tạp.

2. Vấn đề tuân thủ truyền dữ liệu: Việc truyền dữ liệu xuyên biên giới chịu sự quản lý chặt chẽ của Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân (PIPL) và Luật An toàn Dữ liệu (DSL). Các công ty có trụ sở ở nước ngoài khi mời các bên ký kết ở Trung Quốc đại lục, nếu liên quan đến việc xử lý thông tin nhận dạng cá nhân (PII), phải đánh giá xem có tuân thủ luật dữ liệu liên quan của Trung Quốc hay không.

3. Nhận dạng kỹ thuật số và hiệu lực ký: Mặc dù Trung Quốc công nhận tính hợp pháp của chữ ký điện tử, nhưng hệ thống pháp luật có xu hướng ủng hộ chứng chỉ chữ ký điện tử do các tổ chức chứng nhận điện tử (eCA) được nhà nước công nhận cấp. Mặc dù DocuSign cung cấp quy trình ký an toàn và tuân thủ rộng rãi các tiêu chuẩn quốc tế như eIDAS và ESIGN Act, nhưng hiện tại nó không có chứng nhận eCA địa phương của Trung Quốc.

4. Thiếu hỗ trợ bản địa hóa và lưu trữ dữ liệu: DocuSign hiện không có trung tâm dữ liệu ở Trung Quốc đại lục, điều này gây ra một số rủi ro cho các hoạt động kinh doanh cần xử lý tài liệu nhanh chóng hoặc có tính khả dụng cao. Ngoài ra, phản hồi bản địa hóa của bộ phận hỗ trợ khách hàng đối với các quy định và ngôn ngữ của Trung Quốc cũng còn hạn chế.

Rủi ro khi sử dụng nền tảng toàn cầu chưa được bản địa hóa ở Trung Quốc

Việc kinh doanh ở Trung Quốc mà không được sửa đổi theo các tiêu chuẩn địa phương ngày càng được coi là một phương án rủi ro cao. Cho dù là do kiểm tra dữ liệu xuyên biên giới, thiếu tuân thủ đám mây cục bộ hay tốc độ truy cập chậm, các nhà cung cấp SaaS toàn cầu thường ở thế bất lợi nếu không hợp tác với các tổ chức hoặc nền tảng địa phương.

Ví dụ: "Chứng chỉ hoàn thành" mặc định của DocuSign có thể không được chấp nhận trong các tòa án Trung Quốc làm bằng chứng chữ ký điện tử trong trường hợp có tranh chấp. Hệ thống tư pháp của Trung Quốc có xu hướng sử dụng bằng chứng điện tử được kết nối với hệ thống được nhà nước công nhận.

Ngoài ra, những lo ngại về dữ liệu đào tạo AI ngày càng gia tăng - tài liệu của người dùng có thể bị sử dụng một cách thụ động làm tài liệu đào tạo cho các mô hình thuật toán ở nước ngoài. Không giống như hầu hết các quốc gia phương Tây, Trung Quốc có quy định nghiêm ngặt hơn đáng kể về tính minh bạch của thuật toán và nguồn gốc nội dung trí tuệ nhân tạo, và các nhà cung cấp nước ngoài phải đối phó với điều này một cách nghiêm ngặt.

Ký hợp đồng xuyên biên giới: Giải pháp thay thế tốt nhất là gì?

Do các vấn đề như tốc độ vận hành chậm, rủi ro pháp lý cao và tính không chắc chắn về tuân thủ, nhiều doanh nghiệp đang đánh giá lại chiến lược ký kết của họ ở Trung Quốc. Đối với các tổ chức thường xuyên hợp tác với khách hàng hoặc đối tác ở Trung Quốc đại lục, Hồng Kông và khu vực Đông Nam Á, việc lựa chọn một giải pháp tuân thủ khu vực và tích hợp cục bộ không chỉ là một lợi thế mà còn là một điều cần thiết.

Một trong những giải pháp được quan tâm nhiều là eSignGlobal, một nền tảng chữ ký điện tử xuyên biên giới tập trung vào khu vực Châu Á - Thái Bình Dương. Không giống như các công ty phương Tây bị hạn chế ở Trung Quốc do cơ sở hạ tầng và rào cản tuân thủ, thiết kế chiến lược ban đầu của eSignGlobal đã xem xét đầy đủ các yếu tố như luật pháp khu vực, lưu trữ dữ liệu và tuân thủ AI.

eSignGlobal có thể kết nối liền mạch các bên liên quan từ các kênh kinh tế chính của Châu Á như Trung Quốc đại lục, Hồng Kông, Singapore, Malaysia, v.v. Công cụ tuân thủ của nó có thể phân tích và điều chỉnh các điều khoản theo luật chữ ký điện tử của các khu vực pháp lý khác nhau, đảm bảo quy trình ký tài liệu xuyên biên giới hiệu quả và có hiệu lực pháp lý.

Ngoài ra, nền tảng này có thể hoạt động trơn tru trong môi trường tường lửa lớn, cung cấp tốc độ phản hồi dịch vụ nhanh hơn, đồng thời bảo vệ chủ quyền dữ liệu và đáp ứng các yêu cầu tuân thủ của các cơ quan quản lý Trung Quốc.

Đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp thay thế do Adobe Sign sắp ngừng dịch vụ tại Trung Quốc hoặc đang đối mặt với rủi ro do hiệu suất không ổn định của DocuSign tại Trung Quốc, eSignGlobal là một giải pháp bền vững đáp ứng nhu cầu địa phương đồng thời không làm mất đi các tiêu chuẩn quốc tế.

Giải pháp thay thế đáng tin cậy của bạn cho việc ký kết xuyên biên giới ở Trung Quốc, Hồng Kông và Đông Nam Á: eSignGlobal.