DPP Series | Part 1: Vì sao các nhà xuất khẩu Trung Quốc cần chuẩn bị cho Hộ chiếu Sản phẩm Kỹ thuật số của EU

Hộ chiếu Sản phẩm Kỹ thuật số (DPP) của EU đang chuyển từ giai đoạn thiết kế chính sách sang hạ tầng vận hành. Đối với các nhà sản xuất và xuất khẩu Trung Quốc, đây không chỉ là một chứng nhận khác cần chuẩn bị trước khi giao hàng. DPP đại diện cho một phương thức mới để thông tin sản phẩm, bằng chứng tiếp cận thị trường và dữ liệu chuỗi cung ứng được định danh, truy cập, xác minh và duy trì trong suốt vòng đời sản phẩm.

Hộ chiếu Sản phẩm Kỹ thuật số của EU là gì?

Hộ chiếu Sản phẩm Kỹ thuật số là một hồ sơ kỹ thuật số theo từng sản phẩm, được giới thiệu thông qua Quy định về Thiết kế sinh thái cho Sản phẩm bền vững (ESPR) của EU. Tùy thuộc vào các quy tắc áp dụng cho từng loại sản phẩm cụ thể, DPP có thể cung cấp thông tin có cấu trúc cho khách hàng, nhà sản xuất, nhà nhập khẩu, nhà phân phối, đơn vị sửa chữa, đơn vị tái chế, cơ quan giám sát thị trường, cơ quan hải quan và các bên được ủy quyền khác.

DPP thường được kết nối với sản phẩm thông qua một vật mang dữ liệu như mã QR. Tuy nhiên, mã QR chỉ là điểm truy cập. Nghĩa vụ thực sự nằm ở hệ thống thông tin kỹ thuật số phía sau: mã định danh duy nhất, dữ liệu sản phẩm được quản trị, quyền truy cập được xác định, dịch vụ lưu trữ đáng tin cậy, kiểm soát bảo mật và dữ liệu vẫn sẵn có trong khoảng thời gian bắt buộc.

Sự khác biệt này rất quan trọng. Một doanh nghiệp có thể tạo mã QR trong vài phút. Nhưng để xây dựng một chuỗi dữ liệu sản phẩm chính xác và có thể duy trì xuyên suốt nhà cung cấp, nhà máy, hệ thống và các nhà khai thác kinh tế tại EU thì cần nhiều thời gian hơn đáng kể.

Vì sao DPP quan trọng đối với các nhà xuất khẩu Trung Quốc

Các doanh nghiệp Trung Quốc sản xuất một tỷ trọng đáng kể pin, thiết bị điện tử, dệt may, thép, nhôm, lốp xe, đồ nội thất và các sản phẩm liên quan đến năng lượng được bán vào châu Âu. Đây cũng là những lĩnh vực nổi bật trong kế hoạch làm việc ESPR 2025-2030 của EU và pháp luật sản phẩm liên quan.

Điều đó không có nghĩa là mọi sản phẩm trong các lĩnh vực này hiện đã có nghĩa vụ DPP đang áp dụng. Các yêu cầu theo từng sản phẩm được đưa ra thông qua các đạo luật được ủy quyền hoặc pháp luật riêng của EU, và phạm vi cũng như ngày áp dụng phải được kiểm tra riêng. Tuy nhiên, điều đó có nghĩa là các nhà xuất khẩu trong các chuỗi giá trị này nên bắt đầu lập bản đồ mức độ liên quan của mình ngay từ bây giờ.

Mốc quan trọng đầu tiên đã được xác nhận là hộ chiếu pin. Theo Regulation (EU) 2023/1542, từ ngày 18 tháng 2 năm 2027, mỗi pin dành cho phương tiện vận tải nhẹ, mỗi pin công nghiệp có dung lượng lớn hơn 2 kWh và mỗi pin xe điện được đưa ra thị trường EU hoặc đưa vào sử dụng đều phải có hộ chiếu pin điện tử.

DPP thay đổi cách quản lý bằng chứng tiếp cận thị trường EU

Tuân thủ xuất khẩu truyền thống thường lấy tài liệu làm trung tâm. Doanh nghiệp thu thập tờ khai, chứng nhận, báo cáo thử nghiệm, bảng kê vật liệu và hồ sơ vận chuyển, sau đó xuất trình khi khách hàng hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

DPP đưa ra một mô hình lấy dữ liệu làm trung tâm hơn. Thông tin liên quan cần được gắn với đúng sản phẩm, lô hoặc từng đơn vị sản phẩm; được cung cấp cho đúng bên; được bảo vệ khỏi các thay đổi trái phép; và được cập nhật theo thời gian. ESPR cũng yêu cầu xác thực dữ liệu, độ tin cậy và tính toàn vẹn, cũng như mức độ bảo mật và quyền riêng tư cao.

Đối với một nhà xuất khẩu, điều này có thể ảnh hưởng đến nhiều bộ phận ngoài phòng tuân thủ:

• Đội ngũ sản phẩm cần xác định những mẫu mã, biến thể và linh kiện nào nằm trong phạm vi áp dụng.
• Đội ngũ mua hàng cần dữ liệu nhất quán về tính bền vững và vật liệu từ nhà cung cấp.
• Đội ngũ IT cần các mã định danh và giao diện kết nối dữ liệu giữa ERP, PLM, MES, hệ thống chất lượng và hệ thống tuân thủ.
• Đội ngũ pháp lý và tuân thủ cần phân định rõ trách nhiệm tạo lập, cập nhật, phê duyệt và lưu giữ thông tin DPP.
• Nhà nhập khẩu EU hoặc các nhà khai thác kinh tế khác cần có quy trình thống nhất về đăng ký, phân quyền và trao đổi với cơ quan có thẩm quyền.

Năm câu hỏi chuẩn bị dành cho nhà xuất khẩu

1. Những sản phẩm và pháp nhân nào nằm trong phạm vi áp dụng?

Hãy bắt đầu từ các dòng sản phẩm, phân loại hải quan, thị trường đích và vai trò mà từng công ty trong tập đoàn đảm nhiệm trong chuỗi cung ứng EU. Một nhà sản xuất ngoài EU, một nhà nhập khẩu EU và một đại diện được ủy quyền có thể có các trách nhiệm khác nhau.

2. Dữ liệu sản phẩm bắt buộc đến từ đâu?

Lập bản đồ chủ sở hữu dữ liệu và các hệ thống nguồn. Thành phần vật liệu có thể nằm ở nhà cung cấp, thông số kỹ thuật ở PLM, dữ liệu sản xuất ở MES, hồ sơ sản phẩm thương mại ở ERP, còn bằng chứng phù hợp ở đội ngũ chất lượng hoặc tuân thủ.

3. Sản phẩm sẽ được định danh duy nhất như thế nào?

Mô hình mã định danh có thể vận hành ở cấp độ mẫu mã, lô hoặc từng đơn vị sản phẩm, tùy thuộc vào quy tắc áp dụng. Mô hình này cần kết nối sản phẩm vật lý và vật mang dữ liệu của sản phẩm với đúng hồ sơ kỹ thuật số, mà không tạo ra bản ghi trùng lặp hoặc liên kết bị lỗi.

4. Ai có thể tạo, thay đổi và truy cập thông tin?

Thông tin DPP có thể có nhiều cấp độ truy cập khác nhau. Doanh nghiệp cần mô hình phân quyền cho dữ liệu công khai, dữ liệu hạn chế, quyền truy cập của cơ quan có thẩm quyền và thông tin nhạy cảm về thương mại. Họ cũng cần một quy trình được kiểm soát để chỉnh sửa hoặc cập nhật hồ sơ.

5. Bằng chứng có còn đáng tin cậy sau nhiều năm không?

Thông tin sản phẩm có thể tồn tại lâu hơn hệ thống hoặc nhà cung cấp ban đầu đã tạo ra nó. Vì vậy, doanh nghiệp nên lập kế hoạch cho khả năng sẵn có, lịch sử thay đổi, dấu thời gian, lưu giữ bằng chứng và xác minh sau các thay đổi về tổ chức hoặc công nghệ.

Vì sao nhà xuất khẩu không nên chờ đến hạn chót cuối cùng

Sẵn sàng cho DPP là một chương trình dữ liệu liên chức năng, không phải một bài tập dán nhãn vào phút cuối. Nếu chờ đến hạn áp dụng theo từng sản phẩm, doanh nghiệp có thể không còn đủ thời gian để xử lý các khoảng trống dữ liệu từ nhà cung cấp, mã định danh không nhất quán, vai trò nhà khai thác kinh tế chưa rõ ràng hoặc các hạn chế tích hợp.

Giai đoạn đầu thực tế không đòi hỏi phải xây dựng ngay toàn bộ hệ thống tương lai. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng đánh giá phạm vi, một dòng sản phẩm ưu tiên, phân tích khoảng trống dữ liệu, mô hình sở hữu dữ liệu và một kết nối thí điểm giữa các hệ thống nguồn và lớp dữ liệu hộ chiếu.

Công việc này cũng có thể tạo ra giá trị vượt ngoài tuân thủ. Dữ liệu sản phẩm sạch hơn, bằng chứng từ nhà cung cấp mạnh hơn, dấu vết kiểm toán đáng tin cậy hơn và tích hợp hệ thống tốt hơn có thể cải thiện thẩm định khách hàng, quy trình sửa chữa và tái chế, cũng như tính minh bạch của chuỗi cung ứng.

Từ mức độ sẵn sàng cho DPP đến lộ trình triển khai của eSign.AI

eSign.AI cung cấp hạ tầng niềm tin số, con dấu đủ điều kiện và chữ ký cần thiết để chuyển việc chuẩn bị DPP thành một quy trình vận hành. Giải pháp bao quát hai tuyến riêng biệt: xác minh nhà khai thác kinh tế và ký hoặc đóng dấu dữ liệu sản phẩm chịu quản lý cùng các tài liệu hỗ trợ.

Đối với xác minh tổ chức, eSign.AI hỗ trợ quy trình đăng ký và cung cấp Qualified Electronic Seal (QSeal) thông qua dịch vụ Registration Authority và tích hợp với ANF AC, một nhà cung cấp dịch vụ tin cậy đủ điều kiện nằm trong danh sách tin cậy của EU. Dịch vụ có thể hướng dẫn các nhà sản xuất ngoài EU qua các bước xác minh danh tính, kiểm tra thông tin chứng thư và bước con dấu tổ chức được sử dụng trong các quy trình onboarding hướng tới registry.

Đối với dữ liệu sản phẩm và dữ liệu tuân thủ, eSign.AI hỗ trợ PAdES cho quy trình PDF và các định dạng chữ ký dài hạn XAdES/JAdES cho hồ sơ XML hoặc JSON có cấu trúc, cùng với dấu thời gian đủ điều kiện và lưu giữ bằng chứng. Khách hàng có thể sử dụng tích hợp SaaS, SDK hoặc API tùy theo định dạng tài liệu và khối lượng giao dịch. API theo hướng xử lý lô có thể giảm công việc thủ công khi một registry hoặc quy trình kinh doanh chấp nhận nhiều hồ sơ DPP trong một lần gửi.

Mô hình triển khai này xây dựng trên kinh nghiệm eCoC của eSign.AI. Nền tảng QSeal, tích hợp hệ thống kinh doanh và kiểm soát bằng chứng tin cậy tương tự có thể được tái sử dụng cho các kịch bản onboarding và ký liên quan đến DPP, trong khi dữ liệu theo từng sản phẩm và yêu cầu pháp lý vẫn được quản trị riêng. Hướng dẫn sẵn sàng EU eCoC 2.0 giải thích quy trình tiếp cận thị trường liên quan.

Hãy bắt đầu bằng đánh giá mức độ sẵn sàng

Các nhà xuất khẩu Trung Quốc không cần dự đoán mọi đạo luật được ủy quyền trong tương lai. Họ cần hiểu mình có liên quan ở đâu, dữ liệu nào đã sẵn có, trách nhiệm đang nằm ở đâu và còn thiếu những năng lực nào về niềm tin và tích hợp.

Trước đây, sản phẩm gia nhập thị trường toàn cầu chủ yếu bằng tài liệu. Trong kỷ nguyên DPP, sản phẩm ngày càng cần cả dữ liệu đáng tin cậy, có cấu trúc và có thể truy cập.

Bài viết này cung cấp tổng quan chung về quy định và vận hành, không phải tư vấn pháp lý. Doanh nghiệp nên xác nhận các quy tắc theo từng sản phẩm, ngày áp dụng và nghĩa vụ của nhà khai thác kinh tế áp dụng cho sản phẩm của mình.

DPP Series

• Part 1: Vì sao các nhà xuất khẩu Trung Quốc cần chuẩn bị cho Hộ chiếu Sản phẩm Kỹ thuật số của EU (this article)
• Part 2: Đi sâu vào DPP: Cách doanh nghiệp sử dụng, lập kế hoạch sử dụng và tích hợp
• Part 3: Từ eCoC đến QSeal: Cách eSign.AI hỗ trợ sẵn sàng cho DPP