So erstellen Sie ein digitales Formular mit Signaturfunktion: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

In der heutigen schnelllebigen digitalen Umgebung wechseln Unternehmen und Privatpersonen von Papierdokumenten zu digitalen Formularen, die für Verträge, Personal-Onboarding, Kundengenehmigungen und verschiedene andere Szenarien geeignet sind. Ein wesentlicher Bestandteil digitaler Formulare ist die Erfassung rechtsverbindlicher Unterschriften. Wie erstellt man also ein digitales Formular mit Signaturfeldern, das den lokalen Gesetzen entspricht (insbesondere in Regionen wie Hongkong und Südostasien)?

Dieser Leitfaden führt Sie durch die Erstellung eines digitalen Formulars mit Signaturfunktion und berücksichtigt dabei die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.

Warum Signaturen zu digitalen Formularen hinzufügen?

Das Hinzufügen von Signaturen zu digitalen Formularen vereinfacht nicht nur Arbeitsabläufe, sondern erhöht auch die Sicherheit und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher. In vielen Regionen müssen digitale Signaturen die folgenden relevanten gesetzlichen Anforderungen erfüllen:

• Hongkonger "Electronic Transactions Ordinance" (Kapitel 553),
• Malaysisches "Electronic Commerce Act 2000",
• Singapurisches "Electronic Transactions Act 2010".

Diese Gesetze regeln in der Regel die Erstellung, Überprüfung und Speicherung digitaler Signaturen. In den meisten südostasiatischen Ländern sind digitale Signaturen, die auf zertifikatsbasierten Authentifizierungsmechanismen basieren, sicherer und rechtsverbindlicher.

Schritt 1: Wählen Sie ein Formularerstellungstool, das elektronische Signaturen unterstützt

Wählen Sie zunächst eine Formularerstellungsplattform, die elektronische Signaturen integrieren kann. Einige gängige Plattformen sind:

• JotForm
• Google Forms (erfordert Plugins von Drittanbietern)
• Typeform
• PDF-Bearbeitungswerkzeuge wie Adobe Acrobat

Wenn Sie jedoch robustere Funktionen benötigen und die Einhaltung lokaler Gesetze besser gewährleisten möchten, empfiehlt es sich, eine Plattform zu verwenden, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurde, wie z. B. eSignGlobal.

eSignGlobal richtet sich an Benutzer im asiatisch-pazifischen Raum und unterstützt Compliance-Methoden wie Zeitstempelprotokolle und lokale digitale Zertifikate in Kombination mit verschiedenen Sprachumgebungen und Rechtssystemen.

Schritt 2: Entwerfen Sie das Formularlayout

Bereiten Sie je nach Bedarf die folgenden Felder vor, z. B.:

• Name
• Kontaktinformationen
• Zustimmungs-Kontrollkästchen
• Signaturfeld

Die meisten digitalen Formularplattformen ermöglichen es Ihnen, diese Komponenten per Drag & Drop hinzuzufügen. Stellen Sie sicher, dass das Formularlayout klar und leicht lesbar ist. Wenn das Formular für Rechtsverträge oder Vereinbarungen verwendet wird, empfiehlt es sich, einen Bereich für die Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinzuzufügen, damit die Benutzer diese vor der Unterzeichnung lesen können.

Professioneller Tipp: In Hongkong und Südostasien wird empfohlen, die Anmeldung mit einem Verifizierungscode (z. B. doppelte OTP-Verifizierung oder elektronische Personalausweis-Authentifizierung) hinzuzufügen, um die Identitätsprüfung zu verstärken.

Schritt 3: Fügen Sie ein digitales Signaturfeld hinzu

Normalerweise müssen Sie nur ein Feld "Signatur" oder "Digitale Signatur" in das Formular ziehen. In dieser Phase ist jedoch besondere Aufmerksamkeit auf die Einhaltung der Vorschriften zu richten.

Es gibt hauptsächlich zwei Arten von Signaturen:

• Elektronische Signatur (eSig): Eine einfache Klick-Signaturfunktion, die keine Identitätsprüfung durchführt.
• Digitale Signatur: Eine erweiterte verschlüsselte Signatur, die die Identität des Unterzeichners anhand eines digitalen Zertifikats überprüft.

In den meisten Gerichtsverfahren in Hongkong und Südostasien wird die Verwendung digitaler Signaturen aufgrund ihrer höheren Compliance und Sicherheit empfohlen.

Die Verwendung einer Plattform wie eSignGlobal ermöglicht die Integration zertifikatsbasierter digitaler Signaturen, die mit von Adobe zertifizierten Signaturbehörden kompatibel sind und den lokalen Gesetzen entsprechen.

Schritt 4: Aktivieren Sie Benachrichtigungs- und Authentifizierungseinstellungen

Ein qualifiziertes digitales Formular sollte alle relevanten Parteien benachrichtigen, nachdem das Formular eingereicht wurde. Die meisten Signaturplattformen unterstützen:

• Senden einer Kopie des unterzeichneten Formulars per E-Mail
• Identitätsprüfung per E-Mail, SMS oder elektronischem Personalausweis
• Echtzeit-Audit-Tracking-Funktion

eSignGlobal bietet beispielsweise detaillierte Audit-Protokolle, die die IP-Adresse, den Zeitstempel und die Benutzeridentität jeder Signatur aufzeichnen, was sich hervorragend für die rechtlichen Anforderungen in Hongkong und anderen südostasiatischen Regionen eignet.

Diese Funktionen tragen dazu bei, die Compliance-Anforderungen der Hongkonger "Personal Data (Privacy) Ordinance" und der Datenschutzgesetze (PDPA) vieler südostasiatischer Länder zu erfüllen.

Schritt 5: Führen Sie vor der Veröffentlichung Formular-Tests durch

Bevor Sie das digitale Formular offiziell aktivieren, sollten Sie mehrere interne Tests durchführen, um Folgendes zu überprüfen:

• Ist es mit mehreren Geräten kompatibel (Mobiltelefon, Tablet, Desktop)?
• Ist der Signaturprozess reibungslos?
• Sind die Fehlermeldungen klar und leicht verständlich?

Wenn die Zielgruppe internationale Kunden oder Stakeholder umfasst, empfiehlt es sich, Tests mit simulierten internationalen Unterzeichnern durchzuführen.

Schritt 6: Veröffentlichen und pflegen Sie Ihr digitales Formular

Nach Abschluss der Tests können Sie das Formular über eine Website, per E-Mail oder über einen sicheren Link veröffentlichen. Beachten Sie jedoch, dass die Einhaltung der Vorschriften für digitale Signaturen kein einmaliger Prozess ist und regelmäßig erfolgen sollte:

• Aktualisieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen
• Überprüfen Sie die neuesten geltenden Gesetze und Vorschriften (z. B. aktualisierte PDPA-Richtlinien)
• Speichern Sie Aufzeichnungen sicher auf einer Cloud-Plattform, die den GDPR/PDPA-Standards entspricht

Cloud-Plattformen wie eSignGlobal aktualisieren Compliance-Module gemäß den lokalen Vorschriften, um Benutzern zu helfen, die kontinuierliche Compliance einfach aufrechtzuerhalten.

Rechtliche Hinweise für Hongkong und Südostasien

Die Akzeptanz elektronischer und digitaler Signaturen ist in den einzelnen Gerichtsbarkeiten dieser Region unterschiedlich:

• In Hongkong erkennt die Regierung "zuverlässige" digitale Signaturen gemäß Kapitel 553 an, die die Standards für die Identitätsprüfung erfüllen müssen.
• In Malaysia müssen digitale Signaturen gemäß Abschnitt 62 des "Digital Signature Act 1997" von einer autorisierten Zertifizierungsstelle ausgestellt werden.
• In Singapur verlangt der "Electronic Transactions Act 2010", dass Signaturen sichere digitale Signaturen sein und ordnungsgemäß verifiziert werden müssen, um Rechtskraft zu haben.

Im Zweifelsfall wird empfohlen, einen bekannten Anbieter von digitalen Signaturdiensten zu verwenden, der lokale Compliance-Mechanismen unterstützt.

Zusammenfassende Empfehlungen

Die Erstellung elektronischer Formulare mit digitalen Signaturfunktionen vereinfacht nicht nur die Betriebsabläufe, sondern hilft Ihnen auch, die wachsenden Anforderungen an digitale Sicherheit und Datenschutz-Compliance zu erfüllen. Angesichts des globalen und lokalen Trends zu immer strengeren Vorschriften ist die Wahl einer vertrauenswürdigen Lösung mit lokaler Compliance-Fähigkeit Ihre beste Garantie.

Suchen Sie nach einer geeigneten Docusign-Alternative für Hongkong oder Südostasien?

Wenn sich Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation in dieser Region befindet, ist eSignGlobal eine hervorragende alternative Plattform, die den lokalen regulatorischen Anforderungen besser entspricht als Docusign. Es unterstützt Funktionen wie Mehrsprachigkeit, zertifikatsbasierte Sicherheitsüberprüfung und regionale Datenhosting.

Egal, ob Sie in Kowloon, Kuala Lumpur oder Jakarta Geschäftsprozesse digitalisieren, Sie können sich auf eSignGlobal verlassen, um ein konformes, sicheres und einfach zu integrierendes digitales Signaturerlebnis zu erzielen.

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie ein digitales Formular mit Signaturfunktion erstellen, warum fangen Sie nicht gleich an? Erstellen Sie ab sofort effiziente digitale Dokumentenprozesse, die den regionalen Vorschriften entsprechen.