Masseneinleitung von APAC-Verkaufsvereinbarungen: HP beschleunigt Signaturen in mehreren Ländern

Unternehmensvorstellung

HP ist ein globales Informationstechnologieunternehmen mit Geschäftsbereichen in Personal Computern, Druck- und Bürogeräten, zugehöriger Software und Services. Öffentliche Informationen zeigen, dass HP eine breite Zielgruppe bedient, darunter Einzelverbraucher, Unternehmenskunden und öffentliche Einrichtungen, und Produkte sowie Lösungen in zahlreichen Ländern und Regionen weltweit bereitstellt.

Im asiatisch-pazifischen Markt umfasst die Unterzeichnung von Verkaufsvereinbarungen bei HP mehr als zehn Länder und Regionen, darunter Australien, Neuseeland, Singapur, Südkorea und Japan. Mit zunehmender Zahl der Unterzeichner und abgedeckten Regionen benötigte HP eine einheitliche Online-Signaturmethode, um die Einleitung von Verkaufsvereinbarungen, das Hinzufügen von Unterzeichnern und die Verwaltung von Aufgaben in Stapeln zu unterstützen und die Effizienz der länderübergreifenden Zusammenarbeit zu verbessern.

Geschäftliche Herausforderungen

1. Signaturprozesse für Verkaufsvereinbarungen waren in APAC-Ländern fragmentiert

Die Unterzeichnung von Verkaufsvereinbarungen bei HP erstreckt sich über mehr als zehn Länder und Regionen, darunter Australien, Neuseeland, Singapur, Südkorea und Japan. Vertriebsteams müssen mit Kunden in unterschiedlichen Regionen, unterschiedlichen Signiergewohnheiten und über Zeitzonen hinweg zusammenarbeiten. Wenn Vereinbarungen auf Offline-Signaturen oder hin- und hergesendete E-Mail-Anhänge angewiesen sind, kann der Vertriebsprozess durch Dokumentenumlauf leicht verlangsamt werden.

Länderübergreifende Verkaufsvereinbarungen erfordern zudem ein stabiles Management des Signaturstatus. Wenn Fachanwender nicht zentral prüfen können, ob eine Vereinbarung gestartet wurde oder ob ein Kunde die Signatur abgeschlossen hat, müssen sie mehr Zeit für manuelle Erinnerungen und Fortschrittsbestätigungen aufwenden.

2. Wiederholtes Erstellen von Verkaufsvereinbarungen beeinträchtigte die Start-Effizienz

Verkaufsvereinbarungen haben in der Regel relativ feste Dokumentstrukturen und Signaturfelder, doch verschiedene Länder, Kunden und Transaktionsszenarien können Unterschiede bei Unterzeichnern, Aufgabenumschlägen und Dokumentenstapeln mit sich bringen. Wenn Vertragsinhalte und Signatur-Workflows jedes Mal von Grund auf konfiguriert werden müssen, entsteht für Business-Administratoren ein hoher Aufwand durch wiederholte Vorgänge.

Wenn Signaturanforderungen in konzentrierten Stapeln auftreten, verlangsamen das einzelne Hinzufügen von Unterzeichnern und das individuelle Erstellen von Aufgabenumschlägen auch die Reaktionsgeschwindigkeit des Vertriebsteams und beeinträchtigen die Effizienz der Stapelverarbeitung regionsübergreifender Vereinbarungen.

3. Interne Konten und Signaturberechtigungen benötigten einheitliche Verwaltung

In Vertriebsprozessen über mehrere Regionen hinweg sind bei HP Business-Administratoren, Vertriebsmitarbeiter und interne Mitarbeitende beteiligt. Der Einstiegspunkt zur Signaturinitiierung muss mit dem internen Kontensystem des Unternehmens konsistent bleiben. Wenn Konto-Login und Berechtigungsverwaltung fragmentiert sind, müssen IT-Teams zusätzlichen Aufwand für Kontosicherheit, Personalwechsel und Zugriffskontrolle betreiben.

Ein uneinheitliches Kontensystem beeinträchtigt auch die Nutzererfahrung der Fachabteilungen. Vertriebsteams müssen den Signaturprozess über ein vertrautes Corporate-Identity-System betreten können, um Reibung durch Systemwechsel und wiederholte Authentifizierung zu reduzieren.

Lösung und Ergebnisse

1. Online-Signaturen zur Unterstützung länderübergreifender Verkaufsvereinbarungen

eSign half HP dabei, die Unterzeichnung von Verkaufsvereinbarungen in mehreren Ländern und Regionen des asiatisch-pazifischen Raums online abzuwickeln. Vertriebsteams können den Geschäftsprozess rund um Vereinbarungseinleitung, Kundensignatur und Statusverfolgung verwalten und die Unsicherheit durch Papierzustellung und E-Mail-Wechsel verringern.

Online-Signaturen ermöglichen, Verkaufsvereinbarungen über Länder und Zeitzonen hinweg durch einen einheitlichen Prozess zu bestätigen. Dadurch erhalten Fachabteilungen klare Sicht auf den Signaturfortschritt und die anschließende Dokumentenverwaltung wird kontinuierlicher.

2. Vorkonfigurierte Vertragsvorlagen und Aufgabenumschläge im Stapel gestartet

Business-Administratoren können Vertragsvorlagen für Verkaufsvereinbarungen vorkonfigurieren, beim Start der Signatur Unterzeichner stapelweise hinzufügen und mehrere Aufgabenumschläge mit einem Klick starten. Die vorlagenbasierte Konfiguration reduziert den wiederholten Aufwand für Vertragsfelder und Signatur-Workflows und bringt Verkaufsvereinbarungen in Stapeln schneller in die Signaturphase.

Mit Vorlagen und Massenstartfunktionen kann HP Verkaufsvereinbarungen über mehrere Regionen hinweg von der manuellen Einzeldokumentverarbeitung in ein Stapelmanagement überführen, die Verarbeitungseffizienz in Geschäftsspitzen erhöhen und operative Unterschiede durch wiederholte Konfiguration reduzieren.

3. Einheitlicher interner Kontozugriff über SSO

Die Lösung unterstützt den Zugriff auf die Signaturanwendung über SSO und ermöglicht eine einheitliche und sichere Verwaltung interner Konten. Fachanwender können über das bestehende Identitätssystem des Unternehmens auf Signaturdienste zugreifen und so Login- und Berechtigungswartungskosten durch mehrere Kontensysteme reduzieren.

Einheitliche Login-Funktionen helfen IT-Teams außerdem, interne Zugriffsgrenzen besser zu verwalten. Dadurch kann der Signaturprozess für Verkaufsvereinbarungen geschäftliche Benutzerfreundlichkeit erfüllen und zugleich Anforderungen an Kontosicherheit und Personalverwaltung auf Unternehmensebene unterstützen.

Anwendungseffekt

HP verlagerte die Signaturprozesse für Verkaufsvereinbarungen in mehreren Ländern und Regionen des asiatisch-pazifischen Raums online, sodass Vertriebsteams Vereinbarungseinleitung, Kundensignatur und Statusverfolgung über einen einheitlichen Workflow abschließen können.

Vertragsvorlagen und Massenstartfunktionen reduzieren wiederholte Konfigurationsarbeiten für Business-Administratoren und ermöglichen, dass Verkaufsvereinbarungen mit mehreren Unterzeichnern und mehreren Aufgabenumschlägen schneller in den Signaturprozess gelangen.

SSO Single Sign-On schafft einen einheitlicheren Einstiegspunkt für interne Konten und verbessert Sicherheitsmanagement sowie Nutzererfahrung für Vertriebs- und IT-Teams in der Zusammenarbeit über mehrere Regionen.