Elektronische Unterzeichnung von Arbeitsverträgen in Vietnam: Beyondsoft schafft einen Compliance-konformen HR-Kreislauf

Unternehmensvorstellung

Beyondsoft Corporation ist ein globaler Anbieter von Beratung, Branchenlösungen und digitalen Technologiedienstleistungen. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Peking, ist an der Börse Shenzhen notiert und betreibt Tochtergesellschaften, F&E-Zentren und Delivery Center in China, den USA, Japan, Indien, Singapur, Malaysia, Spanien, Costa Rica, Indonesien, den Philippinen, Brasilien, dem Vereinigten Königreich, Vietnam und weiteren Märkten.

In globalen Delivery- und Auslandseinsatzszenarien müssen Onboarding, Unterzeichnung von Arbeitsverträgen, Unternehmenssiegel und Vertragsarchivierung eng mit dem internen HR-System von Beyondsoft verbunden sein. Für Arbeitsverträge in Vietnam verband Beyondsoft sein internes HR-System per API und integrierte die lokal anerkannte VNPT-Digitalsignatur.

Geschäftliche Herausforderungen

1. Arbeitsvertragsunterzeichnung in Vietnam erforderte Compliance-Unterstützung

Beyondsoft hat in Auslandsmärkten einschließlich Vietnam Delivery- und Betriebskapazitäten aufgebaut. Nach der Einstellung müssen Arbeitsverträge zeitnah unterzeichnet werden. Bei papierbasierten oder Offline-Prozessen muss das HR-Team wiederholt Mitarbeiterdaten, Vertragsversionen, Signaturstatus und zurückgesendete Dokumente prüfen. Das verlängert Zyklen und erhöht Compliance-Unsicherheit.

2. Getrennte HR- und Signaturprozesse erschwerten den Vertragsabschluss

Beyondsoft musste das interne HR-System über APIs anbinden, um den Prozess einheitlich zu steuern. Wenn die Unterzeichnung außerhalb des HR-Systems erfolgt, verteilen sich Mitarbeiterdaten, Vorlagen, Signaturstatus und archivierte Dateien auf unterschiedliche Tools. Das HR-Team muss Daten exportieren, Verträge vorbereiten, Signaturen nachverfolgen und Dateien manuell hochladen.

3. Lokal anerkannte Digitalsignaturen waren für Auslandseinsätze entscheidend

Arbeitsverträge in Vietnam sind eng mit arbeitsrechtlicher Compliance, Bestätigung des Arbeitsverhältnisses und interner Unternehmenssteuerung verbunden. Die Lösung musste VNPT integrieren, um im lokalen Markt anerkannte Digitalsignaturen zu unterstützen. Andernfalls können bei Audits oder späteren Prüfungen Lücken in der Nachweiskette entstehen.

Lösung und Ergebnisse

1. Integration von eSignature-APIs in das interne HR-System

Beyondsoft nutzte die eSignature-API-Integration von eSign.AI, um die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen mit dem internen HR-System zu verbinden. Sobald das Onboarding beginnt, kann HR Mitarbeiterinformationen im System pflegen und die Unterzeichnung aus einer Vorlage im selben Workflow starten.

2. VNPT-Digitalsignaturen für Compliance-konforme Unterzeichnung in Vietnam

Für Anforderungen an Arbeitsverträge in Vietnam integrierte die Lösung die lokal anerkannte VNPT-Digitalsignatur. Mitarbeiterunterzeichnung und Unternehmenssiegel können in einem Online-Workflow abgeschlossen werden, wodurch nachvollziehbare Aufzeichnungen über Parteien, Signaturhandlungen und finale Dokumente entstehen.

3. Archivierung unterzeichneter und gesiegelter Dokumente im internen System

Nach Start des Workflows unterschreiben Mitarbeiter online, das Unternehmen bringt sein Siegel an und die finalen Dokumente werden im internen System archiviert. Der Prozess umfasst HR-Systemmanagement, Unternehmenssiegel, Mitarbeiterunterzeichnung, Benachrichtigungen, Initiierung und Archivierung.

Anwendungseffekt

Beyondsoft integrierte die Unterzeichnung vietnamesischer Arbeitsverträge in das interne HR-System, sodass HR-Teams nach Beginn des Onboardings Online-Unterzeichnungen aus Vorlagen starten können. Die API-Integration bringt Mitarbeiterdaten, Signaturstatus und unterzeichnete Dokumente zurück ins interne System und reduziert manuelle Vorbereitung, Umlauf und Upload von Vertragsdateien.

Nach der Integration von VNPT in Vietnam können Mitarbeiterunterzeichnung und Unternehmenssiegel mit lokal anerkannten Digitalsignaturen abgeschlossen werden. Dies bietet stabilere Compliance-Unterstützung für Auslandseinsätze und verbessert Konsistenz sowie Nachverfolgbarkeit der HR-Prozesse.