Elektronische Signaturen im Supply-Management

Lieferanten reichen Unternehmens-, Kontakt- und Qualifikationsunterlagen über das Portal oder das Geschäftssystem ein.

Servicevereinbarungen, NDAs und Erklärungen werden aus Vorlagen generiert oder direkt hochgeladen.

Der Signaturprozess überprüft die Identität des Lieferantenkontakts für eine echte, sichere Unterschrift.

Nach der Online-Signatur werden die Unterlagen zentral gespeichert, um das Lieferantenmanagement fortlaufend zu unterstützen.

Mitarbeiter füllen Vertragsdaten im Supply-System oder auf eSign.AI aus.

Vorlagen für Servicevereinbarungen generieren den Vertrag mit voreingestellten Feldern und Kontrollen.

Nach der Genehmigung unterzeichnen Lieferanten per PC oder Mobilgerät über die Benachrichtigung.

Unterzeichnete Verträge werden archiviert; beide Seiten können diese nach Berechtigung abfragen, herunterladen und die Leistung nachverfolgen.

Das Geschäftssystem erstellt die Bestellung, Artikeldetails oder Dienstleistungsbestätigung.

eSign.AI generiert automatisch die Signieraufgabe, oder Mitarbeiter starten sie auf der Plattform.

Lieferanten bestätigen online; Passcode oder Real-ID stärkt die Sicherheit bei Bedarf.

Überarbeitete Bestellungen unterstützen Inhaltsvergleiche, sodass Geschäfts- und Rechtsabteilungen Unterschiede schnell erkennen; Dateien synchronisieren sich mit ERP oder OA.

Fahrer, Lager oder Empfänger bestätigen Zählung, Beleg und Ein-/Ausgang an jedem Knotenpunkt.

Häufige Dokumente vereinfachen Absichten innerhalb der Autorisierung mit automatischem Stempeln.

Belege und Abnahmen verknüpfen sich mit Bestellungen, Verträgen und Logistikaufzeichnungen.

Die Finanzabteilung startet die Abrechnung und Zahlungssignatur; Dateien werden für Abstimmung und Streitbeweise archiviert.