HR teams signing employment documents electronically across the employee lifecycle

Personalwesen

Elektronische Signaturen über den gesamten Lebenszyklus von HR-Dokumenten

Von Onboarding über Beschäftigungsmanagement, Offboarding bis hin zu behördlichen Einreichungen digitalisiert eSign.AI die HR-Signaturprozesse – konform mit Hongkongs Electronic Transactions Ordinance und wichtigen globalen E-Signatur-Gesetzen.

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Szenarien

Vier HR-Signaturszenarien

Jedes Szenario zeigt die relevanten Dokumente und den Signaturprozess, den ein HR-Team mit eSign.AI durchführt.

Rekrutierung und Onboarding

Dokumente

AngebotsschreibenArbeitsvertragGeheimhaltungsvereinbarung (NDA)WettbewerbsverbotserklärungGenehmigung zur HintergrundüberprüfungOnboarding-Registrierungsformular

Prozess

1
HR verwaltet Kandidatendaten im HRMS oder sammelt sie über intelligente Formulare.
2
Standardisierte Vorlagen generieren das Angebot, den Arbeitsvertrag und die Genehmigungsdokumente mit einem Klick.
3
Das System sendet einen Signaturlink per E-Mail oder SMS; Kandidaten unterschreiben ohne Registrierung.
4
Ein Zugangspasswort oder eine Identitätsprüfung mit hoher Sicherheit gewährleistet eine sichere Signatur.
5
Der Unterzeichner fügt online eine handschriftliche Signatur hinzu, und Firmenstempel werden automatisch mit Echtzeitarchivierung und HRMS-Synchronisation angewendet.

Dienstleistungsmanagement

Dokumente

VersetzungsantragBestätigung der FestanstellungGehaltsbestätigungGehaltsabrechnungEinwilligung zur SchulungFähigkeitszertifikatMPF-WahlformularBeschäftigungs- und Einkommensbescheinigung

Prozess

1
Mitarbeiter oder Manager reichen einen Antrag ein; Vorgesetzte genehmigen online, und HR prüft.
2
Vorlagen generieren die Versetzungs-, Gehalts- oder Zertifikatsdokumente und starten die Online-Signatur.
3
Mitarbeiter erhalten die Signaturbenachrichtigung per E-Mail und unterschreiben online.
4
Autorisierte Firmenstempel werden automatisch angewendet – kein persönliches Stempeln erforderlich.
5
Signierte Dateien werden zentral archiviert mit einer vollständigen, nachverfolgbaren Spur.

Offboarding

Dokumente

KündigungsschreibenOffboarding-BestätigungArbeitszeugnisRückgabeerklärung für FirmeneigentumEndabrechnungWettbewerbsverzichtsbestätigung

Prozess

1
Mitarbeiter reichen die Kündigung online ein; nach Abteilungsfreigabe prüft HR und schließt ab.
2
HR sendet das vollständige Offboarding-Dokumentenpaket in einem Schwung.
3
Mitarbeiter führen die Absichtsprüfung und Unterzeichnung online durch.
4
Firmenstempel werden automatisch mit Berechtigung angewendet, ohne manuelle Eingriffe.
5
Abgeschlossene Dateien werden zur Aufbewahrung an die E-Mail des Mitarbeiters gesendet.

Behördliche Formular-Einreichung

Dokumente

Mitteilung über ArbeitsbeginnMitteilung über Beendigung des ArbeitsverhältnissesSteuererklärungsformulareBehördliche Einreichungsdokumente

Prozess

1
HR wählt die standardisierte Vorlage der Behörde; Mitarbeiter- und Firmendaten werden automatisch ausgefüllt.
2
Wählen Sie bei Bedarf eine hochsichere digitale Signatur.
3
Abruf der signierten Dateien im Stapel und Einreichung online mit einem Klick.
4
Behördliche Empfangsbestätigungen werden automatisch gesammelt und archiviert.

Warum eSign.AI

Entwickelt für HR-Signaturen über Märkte hinweg

Globale Compliance, solide rechtliche Gültigkeit

Erfüllt die wichtigsten globalen e-Signatur-Gesetze; elektronische Signaturen für kommerzielle Zwecke und digitale Signaturen für hochsichere Szenarien, mit Zeitstempel und vollständiger Nachweisführung.

Duale Signaturmodi

Elektronische Signaturen benötigen kein Zertifikat und halten die Schritte minimal; digitale Signaturen fügen eine autoritative Identität, ausgestellte Zertifikate und hohe Sicherheit hinzu.

Vollständiger Lebenszyklus, papierlos aus einer Hand

Intelligente Formulare, Vorlagenbibliothek, Stapelversand, Auto-Stempel und Auto-Archivierung machen den gesamten Prozess von der Rekrutierung bis zur behördlichen Einreichung vollständig online.

Grenzüberschreitungsfreundlich

Echtzeit-Multisprachen-Oberfläche; unterstützt iAM Smart, ausländische CAs und Identitätsprüfung für globales Signieren.

Systemintegration

Verbindet HRMS, OA, ATS, EHR und Genehmigungssysteme; Signierergebnisse werden automatisch zurückgeschrieben. API mit vorgefertigten Lark- und Beisen-Integrationen.

Multi-regionale Datenzentren

Bereitgestellt in Hongkong, Singapur und Frankfurt zur Einhaltung von Datenhoheit und Datenschutzbestimmungen.

Kunden

Vertrauenswürdig bei HR- und Operationsteams

China State Construction International

CSCEC International hat OA, Geschäftssysteme und elektronische Signaturen verbunden, um wichtige Arbeitsabläufe online zu bringen, die Onboarding- und Vertragszyklen zu verkürzen und die Archivierung sowie globale Compliance zu verbessern. Fallstudie lesen →

Green Tea Group

Green Tea Group, eine internationale Restaurantmarke, verwaltet die Signaturprozesse für ihre direkt betriebenen Filialen in mehreren Ländern kostengünstiger mit eSign.AI. Fallstudie lesen →

Yonyou Xinfushe

Yonyou Xinfushe bietet HR- und Gehaltsabrechnungsdienste an, digitalisiert das Mitarbeiter-Onboarding, Gehaltsbestätigungen und Zertifikatsignaturen für seine Kundenunternehmen mit eSign.AI.

Horizons Global Technology

Horizons Global Technology unterstützt globale Beschäftigung und EOR-Dienste und nutzt eSign.AI für konforme elektronische Signaturen bei grenzüberschreitenden Einstellungen und Verträgen.

HR Administration & Strategy Association

Die HR Administration & Strategy Association digitalisiert Mitgliedschafts-, Zertifizierungs- und Veranstaltungsdokumentensignaturen für ihre professionelle HR-Community mit eSign.AI.

DEXX — Digitale Finanzbörse

DEXX, eine digitale Finanzbörse, standardisiert Vertrags- und Autorisierungssignaturen über ihre Abläufe hinweg mit eSign.AI für schnellere, prüfbare Arbeitsabläufe.

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Dokumente

Prozess

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Dokumente

Prozess

Offboarding

Dokumente

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Dokumente

Prozess

Entwickelt für HR-Signaturen über Märkte hinweg

Globale Compliance, solide rechtliche Gültigkeit

Duale Signaturmodi

Vollständiger Lebenszyklus, papierlos aus einer Hand

Grenzüberschreitungsfreundlich

Systemintegration

Multi-regionale Datenzentren

Vertrauenswürdig bei HR- und Operationsteams

China State Construction International

Green Tea Group

Yonyou Xinfushe

Horizons Global Technology

HR Administration & Strategy Association

DEXX — Digitale Finanzbörse

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