Online-HR-Signaturen in Thailand und Vietnam

Unternehmensprofil

Green Tea Group Limited konzentriert sich auf den Betrieb von Restaurants und hat seinen Hauptsitz in Hangzhou, Zhejiang. Die Gruppe eröffnete 2008 ihr erstes Green Tea Restaurant, den Longjing Flagship Store. Nach Jahren der Entwicklung ist Green Tea Restaurant heute in mehr als 130 Städten in China vertreten und betreibt über 500 direkt geführte Filialen.

Im Jahr 2024 startete Green Tea Group offiziell ihren Internationalisierungsplan und machte die HR-Signatur im Ausland zu einem wichtigen Anwendungsszenario für elektronische Signaturen. Mit dem Eintritt in Märkte wie Thailand und Vietnam benötigen Filialvorbereitung, Mitarbeitenden-Onboarding und HR-Dokumentensignatur einen Online-Prozess, der besser für regionsübergreifende Zusammenarbeit geeignet ist.

Geschäftliche Herausforderungen

1. Die Vorbereitung ausländischer Filialen schuf neue HR-Signaturanforderungen

Nach dem Start der internationalen Expansion musste Green Tea Group lokale Teams aufbauen und den Filialbetrieb in Märkten wie Thailand und Vietnam vorbereiten. Die Unterzeichnung von HR-Dokumenten ist ein grundlegender Schritt für Onboarding, Rollenbestätigung und Beschäftigungsmanagement. Papierdokumente oder Offline-Umläufe können die Vorbereitung der Filialen verlangsamen.

2. Grenzüberschreitender Umlauf von Beschäftigungsdokumenten beeinträchtigte HR-Effizienz

HR-Szenarien in Thailand, Vietnam und anderen Auslandsmärkten betreffen lokale Mitarbeitende, Filialleitungen und das HR-Team der Zentrale. Wenn Signaturen auf E-Mail-Anhängen, Drucken und Scannen oder manueller Bestätigung beruhen, muss HR den Signaturstatus wiederholt nachverfolgen und prüfen, ob Dokumente vollständig zurückgekommen sind.

3. HR-Unterlagen im Ausland benötigten nachvollziehbare Aufzeichnungen

HR-Signaturdokumente betreffen Onboarding, Bestätigung von Beschäftigungsverhältnissen und spätere Personalverwaltung. Unternehmen müssen klare und nachvollziehbare Signaturaufzeichnungen speichern. Während der Auslandsexpansion müssen HR-Prozesse flexibel auf Filialeröffnungen reagieren und zugleich replizierbare Managementstandards bilden.

Lösung & Ergebnisse

1. HR-Dokumentensignatur in Thailand und Vietnam online verlagern

eSign.AI stellte Green Tea Group elektronische Signaturfunktionen für ausländische HR-Szenarien bereit und unterstützte die Online-Initiierung und Signatur von Personaldokumenten in Thailand und Vietnam. Das HR-Team kann Dokumente für Mitarbeitende im Ausland über einen einheitlichen Online-Workflow verarbeiten und den regionsübergreifenden Papierumlauf reduzieren.

2. Dokumentenzusammenarbeit zwischen Zentrale und Auslandsfilialen unterstützen

In HR-Signaturszenarien im Ausland kann das HR-Team Initiierung, ausstehende Signaturen und Abschlussstatus über den elektronischen Signaturworkflow verfolgen. Mitarbeitende oder relevante Unterzeichnende können remote signieren, ohne auf Offline-Versand oder gescannte Rücksendungen angewiesen zu sein.

3. Elektronische Signaturaufzeichnungen für HR-Dokumentenmanagement nutzen

Nach der Signatur von HR-Dokumenten entstehen elektronische Aufzeichnungen, die leichter aufzubewahren und zu durchsuchen sind. Sie bilden eine Grundlage für Personalmanagement, interne Audits und Dokumentennachverfolgung. Mit der weiteren Auslandsexpansion kann die elektronische Signatur als Infrastruktur für die Digitalisierung von HR-Prozessen dienen.

Anwendungseffekt

Green Tea Group verlegte HR-Signaturszenarien in Thailand und Vietnam online und beschleunigte damit Initiierung, Signatur und Speicherung von Dokumenten für Mitarbeitende im Ausland. Das HR-Team reduziert Papierumlauf, E-Mail-Wechsel und manuelle Statusbestätigung, wodurch die Zusammenarbeit zwischen Zentrale und Auslandsfilialen reibungsloser wird.

Elektronische Signaturaufzeichnungen schaffen eine nachvollziehbare Basis für das Management ausländischer Beschäftigungsdokumente und unterstützen Filialvorbereitung sowie Standardisierung der HR-Prozesse während der internationalen Expansion von Green Tea Group.