Elektronische Signaturen im gesamten Beschaffungsprozess

Die Plattform sammelt Lieferantendaten, Kontakt- und Qualifikationsinformationen über intelligente Formulare.

Vorlagen erstellen den Antrag, die Kooperationsvereinbarung und die NDA, angepasst an den Lieferantentyp.

Lieferanten verifizieren ihre Identität per Passcode, SMS oder E-Mail-OTP oder mit höherer Sicherheit und unterzeichnen anschließend.

Einkäufer-, Rechts- und Finanzrollen genehmigen, und Firmenstempel werden automatisch angewendet.

Ein Lieferantenprofil und ein Ledger werden automatisch für Risikoprüfungen und laufende Bewertungen erstellt.

Die Beschaffung verwaltet Bedarfe und sendet Einladungen oder Angebotsunterlagen stapelweise an Kandidaten.

Lieferanten prüfen und unterzeichnen Angebote, Ausschreibungen oder Ausschreibungsbürgschaften in der festgelegten Reihenfolge.

Für Ausschreibungen oder risikoreiche Artikel erhöht digitales Signieren oder eine höhere Verifizierung das Vertrauen in die Unterzeichner.

Stapelversand unterstützt viele Lieferanten, die innerhalb kurzer Zeitfenster Angebote und Ausschreibungen einreichen.

Zeitstempel, Signaturprotokolle und Logs unterstützen die Bewertung von Audit- und Streitbeweisen.

Vorlagen füllen automatisch Lieferant, Kategorie, Betrag, Lieferung und Zahlungsbedingungen aus.

Genehmigungswege nach Vertragstyp, Betrag oder Initiator über Fachbereiche, Recht und Finanzen.

Ein Signaturumschlag leitet Aufgaben in der Reihenfolge Käufer, Lieferant und Bürge weiter.

Käufer stempeln am PC; Lieferanten signieren mobil oder im Web mit Intentionsprüfung.

Signierte Dateien archivieren und schreiben Schlüsselfelder zurück ins Beschaffungssystem, ERP oder OA.

Nach der Lieferung starten Käufer, Lager oder Projektleiter die Abnahme online.

Vor-Ort-Mitarbeiter signieren per QR-Code, mobil oder im Web, um Stellvertretersignaturen und Papierverlust zu vermeiden.

Qualitäts-, Verzögerungs- oder Preisprobleme erzeugen ein Ausnahmeformular oder einen Nachtrag zur erneuten Signatur.

Signierte Dateien verknüpfen sich mit Bestellung, Logistik und Abnahmeergebnissen als eine Beweiskette.

Die Abnahme synchronisiert sich mit Beschaffung, Lager und Finanzen für Zahlung und Leistungsbewertung.

Das System generiert Zahlungs- oder Abrechnungsdateien aus Verträgen, Bestellungen und Regeln.

Finanzabteilungen, Einkaufsleiter und Lieferanten prüfen und unterzeichnen mit Berechtigung.

Große oder grenzüberschreitende Zahlungen fügen Identitätsprüfungen und Genehmigungsknoten hinzu, um Fehlzahlungen zu vermeiden.

Endgültige herunterladbare Dateien werden erstellt, und der Abrechnungsstatus wird mit dem ERP oder der Beschaffungsplattform synchronisiert.

Signierte Dateien, Zahlungsgrundlagen und Genehmigungen werden für Prüfung, Abstimmung und Streitfälle archiviert.