Online-Unterzeichnung von Übergabeformularen im Ausland: Far East Horizon verbindet den geschlossenen Leasing-Prozess

Unternehmensprofil

Far East Horizon ist eine integrierte Unternehmensgruppe, die Finanzdienstleistungen und mehrere Industrien verbindet. Das Geschäft umfasst Finanzservices, industrielle Betriebsmodelle, Asset Management und weitere Bereiche. Das Unternehmen bedient seit Langem Kunden in Sektoren wie Gesundheitswesen, städtische Versorgungswirtschaft, Bauingenieurwesen, Transport und Logistik. Durch die Kombination von Finanz- und Industriedienstleistungen unterstützt Far East Horizon Investitionen in Ausrüstung, Betriebsmanagement und Geschäftsentwicklung.

Far East Horizon arbeitet seit 2020 mit eSign.AI zusammen. Das System läuft seit mehr als fünf Jahren stabil, und beide Parteien haben ihre Zusammenarbeit schrittweise auf Auslandsmärkte ausgeweitet. Aktuell treibt Far East Horizon den Einsatz elektronischer Signaturen für Übergabeformulare im Ausrüstungsleasing in Malaysia, Thailand, Vietnam, Hongkong und Saudi-Arabien voran.

Geschäftliche Herausforderungen

1. Übergabeformulare für Ausrüstungsleasing im Ausland erforderten Remote-Unterzeichnung

Beim Ausbau des Ausrüstungsleasinggeschäfts im Ausland sind Übergabeformulare wichtige Dokumente zur Bestätigung der Geräteübergabe, des Vor-Ort-Zustands und nachfolgender Leistungspflichten. Kundenvertreter im Ausland, Mitarbeitende von Far East Horizon und operative Teams können sich an verschiedenen Standorten befinden. Wenn der Prozess auf Papierdokumente oder Offline-Bestätigung angewiesen ist, wird die Übergabe leicht durch Geografie, Zeitzonen und Bedingungen vor Ort beeinflusst.

Werden Übergabeformulare nicht rechtzeitig unterzeichnet, können Standortzutritt, Standortverlassen, Abrechnung und Verantwortungsbestätigung verzögert werden. Für standortübergreifende Abläufe muss der Unterzeichnungsprozess sowohl die Bearbeitung vor Ort als auch die Remote-Zusammenarbeit online unterstützen.

2. Übergabe vor Ort und Archivverwaltung im Ausland waren schwer zu vereinheitlichen

Die erste Phase musste sowohl Online-Unterzeichnung als auch persönliche Unterzeichnung unterstützen und zugleich die Unterzeichnung und Archivierung von Online- und Vor-Ort-Übergabeformularen ermöglichen. Das Geschäft musste also Remote-Unterzeichnung durch Kunden abdecken und gleichzeitig den praktischen Gewohnheiten der persönlichen Bestätigung bei der Geräteübergabe entsprechen.

Wenn Vor-Ort-Unterzeichnung, Remote-Unterzeichnung und Dokumentenarchivierung unterschiedlich verwaltet werden, müssen Mitarbeitende Dokumentversionen, Unterzeichnungsstatus und Archivierungsergebnisse wiederholt prüfen. Eine verstreute Aufbewahrung der Übergabeformulare kann spätere Audits, Suchen und die Bearbeitung von Leistungsstreitigkeiten beeinträchtigen.

3. Das Leasing-Management-System und der Signaturworkflow benötigten weitere Automatisierung

Mit der Ausweitung der Leasing-Szenarien im Ausland reicht eine eigenständige Seite zur Initiierung der Unterzeichnung nicht mehr aus, um ein größeres und stabileres Management von Geschäftsdokumenten zu unterstützen. Mitarbeitende müssen Verträge, Übergabeformulare, Ein- und Austrittsdokumente sowie weitere Dokumentenflüsse im Leasing-Management-System verwalten und Kundenvertreter im Ausland zeitnah zur Unterzeichnung erreichen.

Wenn Signaturfunktionen nicht mit dem internen Leasing-Management-System verbunden sind, erfordern Initiierung, Benachrichtigung, Unterzeichnung und Archivierung weiterhin manuelle Eingriffe. Das begrenzt die Prozessautomatisierung und erhöht den operativen Aufwand nach der Expansion ins Ausland.

Lösung und Ergebnisse

1. Nutzung einer Auslands-Signaturseite zur Online-Unterzeichnung von Übergabeformularen

In der ersten Phase nutzte Far East Horizon die Auslands-Signaturseite von eSign.AI, um Online- und persönliche Unterzeichnung für Übergabeformulare im Ausrüstungsleasing zu unterstützen. Mitarbeitende von Far East Horizon können Dokumente initiieren und unterzeichnen und anschließend Kundenvertreter im Ausland benachrichtigen, um die Unterzeichnung abzuschließen. Damit werden Remote-Zusammenarbeit und Bestätigung vor Ort abgedeckt.

Durch die Online-Verlagerung der Unterzeichnung können dokumente zur Geräteübergabe zum Zeitpunkt des Geschäftsvorgangs bestätigt werden. Papierumlauf und grenzüberschreitende Zustellung werden reduziert, und wichtige Knotenpunkte im Ausrüstungsleasing im Ausland lassen sich leichter verfolgen und verwalten.

2. Aufbau eines geschlossenen Prozesses für Unterzeichnung und Archivierung

Auf der Auslands-Signaturseite folgen Übergabeformulare einer vollständigen Kette von Initiierung und Benachrichtigung bis Unterzeichnung und Archivierung. Mitarbeitende können Kundenbestätigungen im selben Signaturworkflow verwalten und Risiken wie verlorene Offline-Dateien, uneinheitliche Versionen und verzögerte Archivierung reduzieren.

Die parallele Unterstützung für Online- und persönliche Unterzeichnung ermöglicht Far East Horizon, je nach tatsächlichem Übergabeszenario flexibel die passende Methode zu wählen. Ob der Kunde remote bestätigt oder den Prozess vor Ort abschließt, das Übergabeformular kann als durchsuchbares und nachvollziehbares elektronisches Dokument aufbewahrt werden.

3. Geplante Integration mit dem internen Leasing-Management-System in Phase zwei

Auf Grundlage der seitenbasierten Anwendung der ersten Phase plant Far East Horizon in der zweiten Phase die Anbindung an das interne Leasing-Management-System, um die Signaturverwaltung für Geschäftsdokumente stärker zu automatisieren. Signaturfunktionen werden von einer eigenständigen Seite tiefer in den Leasing-Geschäftsprozess eingebettet und unterstützen Initiierung, Umlauf und Aufbewahrung von Leasingdokumenten im System.

Durch Systemintegration kann die Leasing-Management-Plattform den Unterzeichnungsbedarf für Auslandsgeschäftsdokumente reibungsloser bearbeiten, manuelle Initiierung und Statusrückpflege reduzieren und die Verwaltung von Übergabe-, Zutritts-, Austritts- und verwandten Dokumenten näher an den Kernprozess rücken.

Anwendungsergebnis

Far East Horizon hat Übergabeformulare für Ausrüstungsleasing im Ausland vom Offline-Papierumlauf zur Online-Unterzeichnung verlagert und deckt sowohl Remote-Unterzeichnung als auch persönliche Unterzeichnung vor Ort ab. Dies unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Kundenvertretern im Ausland und Mitarbeitenden von Far East Horizon bei der Dokumentbestätigung.

Übergabeformulare bilden nun einen geschlossenen Online-Prozess von Initiierung und Benachrichtigung bis Unterzeichnung und Archivierung. Mitarbeitende können Unterzeichnungsstatus und Aufbewahrungsergebnisse klarer verfolgen und so Verwaltungskosten in grenzüberschreitenden Leasing-Szenarien senken.

Das gemeinsame System läuft seit mehr als fünf Jahren stabil. Es wurde von inländischen Szenarien wie Kreditautorisierung, Ausrüstungsleasing, Factoring sowie Ein- und Austrittsdokumenten auf Übergabeformulare im Auslandsleasing erweitert und schafft die Grundlage für die künftige Integration mit dem internen Leasing-Management-System und einen breiteren internationalen Rollout.