การลงนามออนไลน์สำหรับมติคณะกรรมการในต่างประเทศ Winner Medical เร่งการตัดสินใจข้ามพรมแดน

แนะนำบริษัท

Winner Medical ก่อตั้งขึ้นในปี 1991 เป็นบริษัทด้านการแพทย์และสุขภาพแบบครบวงจร มีสองแบรนด์หลักคือ “Winner Medical” และ “Purcotton” ธุรกิจครอบคลุมวัสดุสิ้นเปลืองทางการแพทย์ ผลิตภัณฑ์สุขภาพสำหรับผู้บริโภค และสาขาที่เกี่ยวข้องกับการดูแลสุขภาพ บริษัทให้บริการลูกค้าในหลายประเทศและภูมิภาค พร้อมขยายความสามารถในการดำเนินงานระดับโลกอย่างต่อเนื่อง

หลังจากเข้าซื้อบริษัทในต่างประเทศ Winner Medical จำเป็นต้องลงนามเอกสารมติคณะกรรมการ เอกสารเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการยืนยันการตัดสินใจสำคัญของกลุ่ม การกำกับดูแลข้ามพรมแดน และการเก็บบันทึกกระบวนการสำคัญ ดังนั้นกระบวนการลงนามจึงต้องมีประสิทธิภาพ พร้อมมีฐานคอมพลายแอนซ์ที่ติดตามและตรวจสอบได้

ความท้าทายทางธุรกิจ

1. มติคณะกรรมการหลังการเข้าซื้อกิจการในต่างประเทศต้องยืนยันจากระยะไกล

หลังการเข้าซื้อกิจการในต่างประเทศ Winner Medical ต้องลงนามมติคณะกรรมการที่เกี่ยวข้องกับบริษัทที่ถูกซื้อและประเด็นการกำกับดูแลของกลุ่ม กรรมการ ผู้บริหาร และผู้มีส่วนเกี่ยวข้องอาจอยู่คนละประเทศหรือภูมิภาค หากกระบวนการพึ่งพาการส่งเอกสารกระดาษหรือการลงนามออฟไลน์แบบรวมศูนย์ การยืนยันมติจะได้รับผลกระทบจากเวลา สถานที่ และตารางของบุคลากรได้ง่าย

มติคณะกรรมการมักเกี่ยวข้องกับเรื่องสำคัญขององค์กร ความล่าช้าในการลงนามอาจกระทบการดำเนินการด้านการกำกับดูแลและความคืบหน้าทางธุรกิจ Winner Medical จึงต้องการวิธีลงนามที่เหมาะกับการทำงานข้ามพรมแดนมากขึ้น เพื่อยืนยันเอกสารสำคัญได้ทันเวลา

2. เอกสารการตัดสินใจสำคัญต้องมีหลักฐานการลงนามครบถ้วน

เอกสารกำกับดูแลองค์กรหลังการเข้าซื้อกิจการในต่างประเทศไม่เพียงต้องลงนาม แต่ยังต้องพิสูจน์กระบวนการลงนาม เวลาในการลงนาม และความสอดคล้องของเวอร์ชันเอกสาร หากมติคณะกรรมการดำเนินการผ่านไฟล์แนบอีเมล สำเนาสแกน หรือการจัดส่งออฟไลน์ การตรวจสอบและการ audit ภายหลังจะสร้างต้นทุนการจัดการสูง

สำหรับบริษัทด้านสุขภาพที่ดำเนินงานข้ามพรมแดน เรื่องสำคัญต้องมีการจัดการเอกสารและบันทึกกระบวนการที่เป็นมาตรฐานมากขึ้น หากการลงนามมติคณะกรรมการไม่มีบันทึกอิเล็กทรอนิกส์แบบรวมศูนย์ ประสิทธิภาพของการตรวจสอบภายในและการจัดการข้อพิพาทภายหลังจะลดลง

3. การทำงานร่วมกันของกรรมการข้ามพรมแดนต้องลดการส่งต่อด้วยมือ

การลงนามมติคณะกรรมการมักมีผู้ลงนามหลายคน การส่งเอกสาร เตือนลงนาม รวบรวมสำเนาที่ลงนามแล้ว และจัดเก็บทีละรายการใช้เวลาประสานงานมาก ในสถานการณ์ข้ามพรมแดน ความต่างของเขตเวลา ภาษา และจังหวะการทำงานยิ่งเพิ่มความไม่แน่นอนของกระบวนการ

หากไม่สามารถติดตามสถานะการลงนามแบบรวมศูนย์ ทีมกฎหมายและผู้บริหารต้องยืนยันซ้ำว่าใครลงนามแล้ว ใครยังต้องลงนาม และเอกสารฉบับสุดท้ายถูกเก็บไว้หรือไม่ ส่งผลให้ประสิทธิภาพการตัดสินใจภายในกลุ่มลดลง

โซลูชันและผลลัพธ์

1. ย้ายการลงนามมติคณะกรรมการในต่างประเทศไปสู่ออนไลน์

eSign.AI ช่วย Winner Medical ย้ายกระบวนการลงนามเอกสารมติคณะกรรมการหลังการเข้าซื้อกิจการในต่างประเทศไปสู่ออนไลน์ ผู้ลงนามที่เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบและยืนยันเอกสารจากระยะไกล ลดเวลารอจากการส่งกระดาษ การส่งสแกนกลับ และการลงนามออฟไลน์แบบรวมศูนย์

ด้วยความสามารถลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับสัญญา มติคณะกรรมการมีขั้นตอนออนไลน์ที่ชัดเจนขึ้นตั้งแต่เริ่ม ลงนาม ไปจนถึงจัดเก็บ ช่วยให้เอกสารกำกับดูแลข้ามพรมแดนได้รับการยืนยันรวดเร็วยิ่งขึ้น

2. ใช้ eSignature ที่สอดคล้องตามกฎหมายเพื่อรองรับบันทึกการตัดสินใจสำคัญ

มติคณะกรรมการเป็นเอกสารกำกับดูแลองค์กรที่สำคัญ กระบวนการลงนามจึงต้องมีฐานที่ตรวจสอบได้ โซลูชันใช้ความสามารถ eSignature ที่สอดคล้องตามกฎหมายเพื่อให้บันทึกเวลา การกระทำการลงนาม และความสอดคล้องของเนื้อหาเอกสารชัดเจนขึ้น

สิ่งนี้ช่วยให้ Winner Medical เก็บหลักฐานการลงนามมติคณะกรรมการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างการกำกับดูแลหลังการเข้าซื้อกิจการ ลดต้นทุนการ audit การยืนยัน และการจัดการเอกสารในภายหลัง

3. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันของกรรมการ ทีมกฎหมาย และผู้บริหาร

กระบวนการลงนามออนไลน์ช่วยให้คณะกรรมการ ทีมกฎหมาย และทีมบริหารที่เกี่ยวข้องผลักดันการลงนามเอกสารมติได้แบบรวมศูนย์ ลดการแจกจ่ายด้วยมือ การเตือนด้วยมือ และการจัดเก็บออฟไลน์ เมื่อสถานะลงนามชัดเจนขึ้น ทีมสามารถตัดสินได้รวดเร็วยิ่งขึ้นว่าเอกสารเสร็จสิ้นวงจรลงนามครบถ้วนแล้วหรือไม่

เมื่อรวมมติคณะกรรมการเข้าสู่กระบวนการ eSignature แล้ว Winner Medical สามารถผลักดันการยืนยันการตัดสินใจสำคัญในการทำงานข้ามพรมแดนได้มั่นคงขึ้น และสนับสนุนการผสานธุรกิจต่างประเทศกับการกำกับดูแลกลุ่มบริษัท

ผลลัพธ์การใช้งาน

Winner Medical ย้ายการลงนามมติคณะกรรมการหลังการเข้าซื้อกิจการในต่างประเทศไปสู่ระบบออนไลน์ ลดเวลาที่ใช้กับการส่งเอกสารกระดาษข้ามพรมแดนและการลงนามออฟไลน์แบบรวมศูนย์

มติคณะกรรมการมีบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ที่ชัดเจนขึ้นตั้งแต่เริ่ม ลงนาม จนถึงจัดเก็บ ช่วยให้เรื่องสำคัญด้านการกำกับดูแลติดตามและตรวจสอบได้ผ่านกระบวนการปิดลูป

คณะกรรมการ ทีมกฎหมาย และผู้บริหารสามารถยืนยันเอกสารการตัดสินใจข้ามพรมแดนได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น สนับสนุนการผสานบริษัทต่างประเทศและการกำกับดูแลกลุ่มบริษัทอย่างมั่นคง