การลงนามใบส่งมอบในต่างประเทศแบบออนไลน์: Far East Horizon เชื่อมวงจรปิดของธุรกิจเช่าอุปกรณ์

แนะนำบริษัท

Far East Horizon เป็นกลุ่มธุรกิจแบบบูรณาการที่ครอบคลุมทั้งการเงินและหลายอุตสาหกรรม โดยมีธุรกิจด้านบริการทางการเงิน การดำเนินงานอุตสาหกรรม การบริหารสินทรัพย์ และด้านอื่น ๆ บริษัทให้บริการลูกค้าในอุตสาหกรรมสุขภาพ สาธารณูปโภคเมือง วิศวกรรมก่อสร้าง การขนส่ง และโลจิสติกส์มาอย่างยาวนาน ด้วยการผสานบริการทางการเงินกับบริการเชิงอุตสาหกรรม Far East Horizon ช่วยสนับสนุนการลงทุนอุปกรณ์ การบริหารการดำเนินงาน และการพัฒนาธุรกิจขององค์กร

Far East Horizon ร่วมงานกับ eSign.AI ตั้งแต่ปี 2020 ระบบทำงานอย่างเสถียรมากกว่า 5 ปี และทั้งสองฝ่ายค่อย ๆ ขยายความร่วมมือไปสู่ตลาดต่างประเทศ ปัจจุบัน Far East Horizon กำลังผลักดันการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับใบส่งมอบการเช่าอุปกรณ์ในมาเลเซีย ไทย เวียดนาม ฮ่องกง และซาอุดีอาระเบีย

ความท้าทายทางธุรกิจ

1. ใบส่งมอบการเช่าอุปกรณ์ในต่างประเทศต้องรองรับการลงนามทางไกล

เมื่อ Far East Horizon ขยายธุรกิจเช่าอุปกรณ์ในต่างประเทศ ใบส่งมอบเป็นเอกสารสำคัญสำหรับยืนยันการส่งมอบอุปกรณ์ สภาพหน้างาน และความรับผิดชอบในการปฏิบัติตามสัญญาภายหลัง ตัวแทนลูกค้าในต่างประเทศ พนักงานธุรกิจของ Far East Horizon และทีมปฏิบัติการอาจอยู่คนละพื้นที่ หากยังพึ่งพาเอกสารกระดาษหรือการยืนยันแบบออฟไลน์ กระบวนการส่งมอบจะได้รับผลกระทบจากระยะทาง เขตเวลา และเงื่อนไขหน้างานได้ง่าย

หากใบส่งมอบไม่ได้ลงนามทันเวลา ขั้นตอนการเข้าไซต์ ออกจากไซต์ การชำระบัญชี และการยืนยันความรับผิดชอบอาจล่าช้า สำหรับการดำเนินงานข้ามภูมิภาค กระบวนการลงนามจึงต้องรองรับทั้งการจัดการหน้างานและการทำงานร่วมกันทางไกลแบบออนไลน์

2. การส่งมอบหน้างานในต่างประเทศและการจัดเก็บเอกสารรวมศูนย์ทำได้ยาก

ในระยะแรก สถานการณ์ธุรกิจต้องรองรับทั้งการลงนามออนไลน์และการลงนามต่อหน้า รวมถึงการจัดการลงนามและจัดเก็บใบส่งมอบทั้งแบบออนไลน์และหน้างาน ซึ่งหมายความว่าธุรกิจต้องรองรับการลงนามของลูกค้าทางไกล และยังต้องสอดคล้องกับวิธีทำงานจริงที่ต้องยืนยันแบบพบหน้ากันระหว่างการส่งมอบอุปกรณ์

หากการลงนามหน้างาน การลงนามทางไกล และการจัดเก็บเอกสารใช้วิธีจัดการต่างกัน พนักงานต้องตรวจสอบเวอร์ชันเอกสาร สถานะการลงนาม และผลการจัดเก็บซ้ำ ๆ การเก็บใบส่งมอบแบบกระจัดกระจายยังส่งผลต่อการตรวจสอบ การค้นหา และการจัดการข้อพิพาทในภายหลัง

3. ระบบจัดการเช่าและเวิร์กโฟลว์การลงนามต้องอัตโนมัติมากขึ้น

เมื่อสถานการณ์เช่าอุปกรณ์ในต่างประเทศขยายตัวต่อเนื่อง การพึ่งพาหน้าเว็บอิสระเพื่อเริ่มการลงนามอย่างเดียวไม่เพียงพอต่อการจัดการเอกสารธุรกิจในระดับใหญ่และเสถียรขึ้น พนักงานต้องจัดการสัญญา ใบส่งมอบ เอกสารเข้าออกไซต์ และเอกสารอื่น ๆ ภายในระบบจัดการเช่า พร้อมส่งคำขอลงนามถึงตัวแทนลูกค้าในต่างประเทศได้ทันเวลา

หากความสามารถด้านการลงนามไม่เชื่อมกับระบบจัดการเช่าภายใน การเริ่มรายการ การแจ้งเตือน การลงนาม และการจัดเก็บยังต้องใช้แรงงานคน สิ่งนี้จำกัดการทำงานอัตโนมัติและเพิ่มภาระดำเนินงานหลังการขยายธุรกิจต่างประเทศ

โซลูชันและผลลัพธ์

1. ใช้หน้าลงนามต่างประเทศเพื่อรองรับการลงนามใบส่งมอบออนไลน์

ในระยะแรก Far East Horizon ใช้หน้าลงนามต่างประเทศของ eSign.AI เพื่อรองรับการลงนามออนไลน์และการลงนามต่อหน้าสำหรับใบส่งมอบการเช่าอุปกรณ์ พนักงานธุรกิจของ Far East Horizon สามารถเริ่มและลงนามเอกสาร จากนั้นแจ้งตัวแทนลูกค้าในต่างประเทศให้ลงนามต่อจนเสร็จ ครอบคลุมทั้งการทำงานร่วมกันทางไกลและการยืนยันหน้างาน

เมื่อย้ายการลงนามใบส่งมอบมาออนไลน์ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบอุปกรณ์สามารถยืนยันได้ทันทีเมื่อเกิดธุรกรรม ลดการหมุนเวียนกระดาษและการจัดส่งข้ามประเทศ ทำให้จุดสำคัญของการเช่าอุปกรณ์ในต่างประเทศติดตามและจัดการได้ง่ายขึ้น

2. สร้างวงจรปิดสำหรับการลงนามและจัดเก็บใบส่งมอบ

บนหน้าลงนามต่างประเทศ ใบส่งมอบดำเนินตามสายงานครบถ้วนตั้งแต่เริ่มรายการ แจ้งเตือน ลงนาม ไปจนถึงจัดเก็บ พนักงานสามารถจัดการการยืนยันของลูกค้าภายในเวิร์กโฟลว์เดียวกัน ลดความเสี่ยงจากเอกสารออฟไลน์สูญหาย เวอร์ชันไม่ตรงกัน และการจัดเก็บล่าช้า

การรองรับทั้งการลงนามออนไลน์และต่อหน้าทำให้ Far East Horizon เลือกวิธีลงนามได้ยืดหยุ่นตามสถานการณ์ส่งมอบจริง ไม่ว่าลูกค้าจะยืนยันทางไกลหรือทำเสร็จที่หน้างาน ใบส่งมอบก็สามารถถูกเก็บเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้

3. วางแผนระยะที่สองเพื่อเชื่อมกับระบบจัดการเช่าภายใน

จากการใช้งานหน้าเว็บในระยะแรก Far East Horizon วางแผนเชื่อมต่อกับระบบจัดการเช่าภายในในระยะที่สอง เพื่อให้การจัดการลงนามเอกสารธุรกิจเป็นอัตโนมัติมากขึ้น ความสามารถด้านการลงนามจะฝังจากหน้าเว็บอิสระเข้าไปในกระบวนการเช่า รองรับการเริ่มรายการ การส่งต่อ และการเก็บเอกสารเช่าอุปกรณ์ภายในระบบ

ผ่านการเชื่อมต่อระบบ แพลตฟอร์มจัดการเช่าสามารถรับมือกับความต้องการลงนามเอกสารธุรกิจต่างประเทศได้ราบรื่นขึ้น ลดการเริ่มรายการและการกรอกสถานะกลับแบบแมนนวล ทำให้การจัดการเอกสารส่งมอบ เข้าไซต์ ออกจากไซต์ และเอกสารที่เกี่ยวข้องใกล้กับเวิร์กโฟลว์ธุรกิจหลักมากขึ้น

ผลลัพธ์การใช้งาน

Far East Horizon ย้ายใบส่งมอบการเช่าอุปกรณ์ในต่างประเทศจากการหมุนเวียนเอกสารกระดาษออฟไลน์ไปสู่การลงนามออนไลน์ ครอบคลุมทั้งการลงนามทางไกลและการลงนามต่อหน้าที่หน้างาน ช่วยให้ตัวแทนลูกค้าในต่างประเทศและพนักงานของ Far East Horizon ทำงานร่วมกันเพื่อยืนยันเอกสารได้

ปัจจุบันใบส่งมอบสร้างวงจรปิดออนไลน์ตั้งแต่เริ่มรายการ แจ้งเตือน ลงนาม ไปจนถึงจัดเก็บ พนักงานติดตามสถานะการลงนามและผลการจัดเก็บเอกสารได้ชัดเจนขึ้น ลดต้นทุนการจัดการในสถานการณ์เช่าอุปกรณ์ข้ามประเทศ

ระบบความร่วมมือนี้ทำงานอย่างเสถียรมากกว่า 5 ปี และได้ขยายจากสถานการณ์ในประเทศ เช่น การอนุมัติสินเชื่อ การเช่าอุปกรณ์ แฟกเตอริง เอกสารเข้าออกไซต์ ไปสู่การใช้งานใบส่งมอบการเช่าอุปกรณ์ในต่างประเทศ วางรากฐานสำหรับการเชื่อมต่อระบบจัดการเช่าภายในและการขยายสู่ต่างประเทศในวงกว้างในอนาคต