ทีม HR ส่วนใหญ่ในฮ่องกงซื้อเครื่องมือลงนามไปแล้ว สิ่งที่ยังไม่ถูกแก้คือการส่งต่อระหว่างสามสิ่งซึ่งไม่เคยถูกออกแบบให้เชื่อมกัน คือการตัดสินใจของ HR สัญญาที่ลงนามแล้ว และหลักฐานที่ต้องยืนหยัดในการตรวจสอบสองปีให้หลัง ฟอรัมที่ ELPPA International Limited, eSign.AI และ Yonyou Hong Kong ร่วมจัดเมื่อวันที่ 5 พฤศจิกายน 2569 พูดถึงช่องว่างนี้โดยตรง

งานนี้รวมผู้นำด้าน HR การเงิน และการกำกับดูแลไว้ที่สำนักงาน Yonyou ในวันจ๊าย โดยตั้งอยู่บนคำถามสามข้อที่การพูดคุยเรื่องไร้กระดาษมักข้ามไป คือจะใช้ AI ในการบริหาร HR อย่างไรโดยไม่ก้าวล้ำขอบเขตการกำกับดูแลของท้องถิ่น ลายเซ็นจะทำงานอย่างไรเมื่อสัญญาข้ามพรมแดน และการยืนยันตัวตนต้องพิสูจน์อะไรเมื่อมีข้อโต้แย้งต่อบันทึกใดบันทึกหนึ่ง

จุดที่โครงการไร้กระดาษสูญเสียแรงส่ง

ความล้มเหลวไม่ค่อยเกิดตอนลงนาม แต่เกิดเร็วขึ้น คือเมื่อจดหมายเสนองานได้รับการอนุมัติในระบบ HR ที่ไม่ได้บันทึกว่าใครอนุมัติ หรือเกิดช้าลง คือเมื่อเอกสารที่ลงนามแล้วถูกเก็บไว้ในที่ซึ่งทีมตรวจสอบเข้าถึงไม่ได้หากไม่เปิดตั๋วแจ้งปัญหา

นี่เป็นปัญหาของลำดับ ไม่ใช่ปัญหาของซอฟต์แวร์ ลายเซ็นที่ใส่ลงบนสัญญาซึ่งห่วงโซ่การอนุมัติไม่ถูกบันทึกไว้ เปลี่ยนความเสี่ยงด้านธุรการให้เป็นความเสี่ยงด้านการพิสูจน์ หน้าเอกสารที่ลงนามดูน่าเชื่อถือ แต่การตัดสินใจเบื้องหลังไม่ใช่

AI ในงาน HR เจอ PDPO ก่อนเจอขั้นตอนการทำงาน

Personal Data (Privacy) Ordinance (Cap. 486) ของฮ่องกงวางเส้นแบ่งไว้ก่อนที่โมเดลใดจะเข้ามา หลักการข้อ 1 กำหนดให้เก็บข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์อันชอบด้วยกฎหมายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหน้าที่ของนายจ้าง และให้เพียงพอแต่ไม่เกินความจำเป็น หลักการข้อ 2 กำหนดให้ถูกต้องและไม่เก็บนานเกินจำเป็น

ในการสรรหาบุคลากร นั่นหมายความว่าข้อมูลคัดกรองของผู้สมัครที่ไม่ได้รับการว่าจ้างมีกำหนดเวลาเก็บรักษา และกำหนดเวลานี้ใช้บังคับไม่ว่าการคัดกรองจะทำโดยเจ้าหน้าที่หรือโดยโมเดล ผลในทางปฏิบัติคือ AI ในงาน HR ต้องถูกนำมาใช้โดยมีเส้นทางการลบที่ออกแบบไว้แล้ว ไม่ใช่เพิ่มทีหลังเมื่อมีคำขอเข้าถึงข้อมูลรายการแรกมาถึง

สัญญาข้ามพรมแดน ต้นทุนอยู่ที่การลงนามซ้ำ

เมื่อนิติบุคคลในฮ่องกงลงนามกับบริษัทในเครือบนแผ่นดินใหญ่ ต้นทุนที่มองเห็นคือค่าขนส่งและค่าประทับตรา ต้นทุนที่ใหญ่กว่าคือรอบการลงนามซ้ำ เมื่อข้อสัญญาข้อหนึ่งเปลี่ยน เอกสารที่ใช้เวลาเก้าวันเดินทางระหว่างสามสำนักงานก็ต้องเริ่มใหม่

ทีมที่ขจัดต้นทุนนี้ไม่ได้ยกเลิกการอนุมัติ แต่ย้ายการอนุมัติไปไว้ก่อนการลงนาม เพื่อให้ฉบับที่ถึงมือผู้ลงนามเป็นฉบับที่อนุมัติแล้ว สิ่งที่เหลืออยู่อีกฟากของพรมแดนคือลายเซ็นที่ตรวจสอบได้โดยไม่ต้องมีต้นฉบับกระดาษเดินทางไปด้วย

ร่องรอยการตรวจสอบต้องพิสูจน์อะไรเมื่อถูกโต้แย้ง

ตาม Electronic Transactions Ordinance (Cap. 553) มาตรา 5 กำหนดว่าบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปตามข้อกำหนดเรื่องการให้ข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษร และมาตรา 6 กำหนดว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปตามข้อกำหนดเรื่องลายเซ็น โดยมีเงื่อนไขเรื่องความยินยอมเมื่อคู่สัญญาไม่ใช่หน่วยงานราชการ

นั่นคือพื้นทางกฎหมาย ไม่ใช่พื้นทางการพิสูจน์ เมื่อสัญญาจ้างงานหรือข้อตกลงกับผู้จัดหาที่ลงนามแล้วมีข้อพิพาท คำถามไม่ใช่ว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้รับอนุญาตหรือไม่ แต่คือลายเซ็นนี้ผูกกับบุคคลนี้ เวลานี้ เอกสารนี้ได้หรือไม่ ต้องเป็นจริงสามข้อ คือยืนยันตัวตนผู้ลงนามก่อนลงนาม เจตนาลงนามถูกบันทึกเป็นการกระทำ ไม่ใช่การอนุมาน และบันทึกแสดงให้เห็นว่าการแก้ไขใดจะถูกตรวจพบ

eKYC รับผิดชอบข้อแรก พิธีลงนามข้อที่สอง ร่องรอยการตรวจสอบที่ปิดผนึกข้อที่สาม ถ้าตัดข้อใดออก สองข้อที่เหลืออธิบายเอกสารที่ลงนามแล้วแต่พิสูจน์ไม่ได้

จุดที่กรอบของฮ่องกงเข้มกว่าที่หลายคนคิด

สำหรับธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานราชการ ETO กำหนดให้ใช้ลายเซ็นดิจิทัลที่หนุนด้วยใบรับรองจากหน่วยงานออกใบรับรองที่ได้รับการยอมรับ ดังนั้นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบง่ายจึงไม่พอในช่องทางนั้น ความไม่สมมาตรเดียวกันใช้กับเอกสารทางธนาคาร

ด้วยเหตุนี้ การตัดสินใจเรื่องการตั้งค่าจึงสำคัญกว่าการเปรียบเทียบเครื่องมือ แพลตฟอร์มที่ใช้ลายเซ็นประเภทเดียวในทุกกรณีจะเกินความจำเป็นสำหรับเอกสารความเสี่ยงต่ำ หรือไม่พอสำหรับเอกสารที่ท้ายที่สุดไปถึงมือหน่วยงานกำกับดูแล

อ่านต่อ: Electronic Transactions Ordinance และ iAM Smart ทำงานร่วมกันอย่างไรสำหรับลายเซ็นในฮ่องกง

ฟอรัมหัวข้อ Digital HR x E-Signature: Enabling Paperless Transformation in Hong Kong จัดขึ้นเมื่อวันที่ 5 พฤศจิกายน 2569 เวลา 14.00-17.00 น. ณ Yonyou Hong Kong ชั้น 13 Harcourt House วันจ๊าย โดย ELPPA International Limited, eSign.AI และ Yonyou Hong Kong ร่วมจัด