电子签名迁移证据与归档清单

即使签署的 PDF 完好，平台迁移也可能破坏证据

已完成的文档只是记录的一部分。迁移计划应明确：已签署文件、事件历史、身份证据、权限证明、语言版本与原始业务记录，如何在适用的留存期内持续可检索。

模板版本与文档类型

发送方、审批方与签名者角色

身份与通知方式

审批与签署顺序

系统回调与归档目标

最终签署文件

带时间戳的事件历史

需要时的身份与权限证据

语言版本与实体上下文

系统记录关联与归档负责人

区分进行中的工作流与已完成的协议，并识别证据要求更高的文档类型。

明确每种文档类型必须一起保留哪些工件。

让法务、财务、HR、采购与运营从目标留存方案中检索一份有代表性的已完成记录。

按实体与职能指定归档、检索、访问控制与升级的负责人。

切换后进行抽样检查，确认业务记录仍能关联到可检索的证据。

仅 PDF 留存. 仅有文件可能无法保留内部、审计或争议审查所需的事件与身份上下文。

断联的归档. 留存文件不再关联 CRM、HRIS、采购或案件记录时，更难查找与治理。

所有权不明确. 如果没有任何实体负责检索与留存，证据即使存在也可能无法访问。

最终签署记录. 已完成签署的文档版本——包括附件、附录以及实际签署的语言版本——是证据包的锚点。

事件历史. 带时间戳的发送、查看、签署与拒绝序列，展示文档如何经过工作流。它就是解释记录最终状态的审计轨迹。

身份与授权证据. 对高风险文件，保留每位签署人如何被识别（邮件、短信 OTP、e-KYC、证书）以及任何授权证据——审批记录、委托或授权书。

业务记录链接. 已签署文档应链接到其来源业务记录——CRM 机会、HR 档案、采购订单或案件编号——使检索从业务问题出发，而不是从文件堆里翻。