Procurement teams signing supplier contracts and purchase orders electronically

采购

贯穿采购生命周期的电子签名

从供应商入驻和招标到合同、交付验收及付款,eSign.AI 数字化采购签署流程——减少纸张、盖章和追踪工作,提供完整的审计证据。

场景

五种采购签署场景

每种场景展示了相关文件及采购团队在 eSign.AI 上运行的签署流程。

1

供应商入驻与资质审核

文件

供应商申请商户验证合作协议保密协议(NDA)资质承诺书供应商审核报告合规声明

流程

  1. 1

    平台通过智能表单收集供应商公司、联系人及资质数据。

  2. 2

    模板根据供应商类型生成申请表、合作协议及保密协议。

  3. 3

    供应商通过验证码、短信或电子邮件一次性密码(OTP)或更高等级验证完成身份验证并签署。

  4. 4

    买方、法务及财务角色审批,公司印章自动应用。

  5. 5

    供应商档案及台账自动生成,用于风险审查及持续评估。

2

采购、询价和招标

文件

需求确认供应商邀请报价投标文件投标保证金评估文件中标确认

流程

  1. 1

    采购部门维护采购需求,并批量向候选供应商发送邀请或报价文件。

  2. 2

    供应商按设定顺序审阅并签署报价、投标或投标保证金。

  3. 3

    对于投标或高风险项目,数字签名或更高等级验证提升签署可信度。

  4. 4

    批量发送支持众多供应商在短时间内完成报价和投标。

  5. 5

    时间戳、签署记录和日志支持评估审计和争议证据。

3

合同和采购订单

文件

采购合同框架协议服务协议采购订单预算表审批表保修单

流程

  1. 1

    模板自动填充供应商、类别、金额、交付和付款条款。

  2. 2

    根据合同类型、金额或发起人设置审批流程,覆盖业务、法律和财务。

  3. 3

    签署信封按买方、供应商和担保人的顺序推动任务。

  4. 4

    买方在电脑上盖章;供应商在移动端或网页上签署并验证意图。

  5. 5

    签署后的文件归档,并将关键字段回写到采购系统、ERP或OA中。

4

交付验收和物流

文件

物流订单运输合同收货单验收表交付确认单质量确认单补充协议

流程

  1. 1

    交付后,买方、仓库或项目负责人在线发起验收。

  2. 2

    现场人员通过二维码、移动端或网页签署,避免代签和纸质丢失。

  3. 3

    质量、延误或价格问题生成异常表或补充协议重新签署。

  4. 4

    签署文件与订单、物流和验收结果链接为一条证据链。

  5. 5

    验收同步到采购、仓库和财务系统,用于付款和绩效评估。

5

结算与支付

文件

付款申请收据付款确认单结算单对账单发票确认单成本分配

流程

  1. 1

    系统根据合同、订单和规则生成付款或结算文件。

  2. 2

    财务、采购负责人和供应商按权限审核并签署。

  3. 3

    大额或跨境支付增加身份验证和审批节点,降低误付风险。

  4. 4

    生成最终可下载文件,结算状态同步至ERP或采购平台。

  5. 5

    签署文件、付款依据和审批记录归档,用于审计、对账和争议处理。

为什么选择eSign.AI

为跨市场采购签署而设计

全面覆盖采购流程,无纸化操作

供应商入驻、招标、合同、验收、结算和审计——模板、批量发送、签署顺序、自动盖章和自动归档,减少邮寄和催办工作。

统一模板与审批

合同、订单、报价和结算使用管理模板,减少版本混乱。连接内部OA审批或内置控制,覆盖业务、法律和财务。

对供应商友好,签署门槛低

供应商通过邮件或短信收到链接,无需培训即可签署。支持移动端、PC端和现场操作,适配国内外供应商及多角色。

身份与证据,更可信赖

密码、短信或邮件OTP及更高保障的验证适配不同风险等级。时间戳、日志和完成文件支持审计、验证和争议证据。

系统集成

连接采购平台、招标系统、ERP、OA和供应商门户;签署结果回写。支持API、SSO和Webhook。

跨境适配

多语言、多设备访问,适配跨境、集团及全球供应商协作。普通文件电子签名,招标及高风险支付使用数字签名。

客户

深受采购和运营团队信赖

HeyGears logo

HeyGears

HeyGears,一家增材制造和3D打印公司,使用eSign.AI进行供应商入驻和采购订单签署,实现采购无纸化和可追溯。

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KUN

KUN,一家科技公司,使用eSign.AI数字化供应商和采购合同签署,覆盖其运营全流程。

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金利来

金利来集团选择eSign.AI用于跨区域采购和内部行政文件的安全签署,提高效率和数据安全性,同时其领导层在各区域间出差。阅读案例研究 →

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