Accordi di revisione qualità firmati online: RuiPu Genetic ottiene l'autorizzazione completa per i documenti di test

Presentazione dell’azienda

Hangzhou RuiPu Genetic Technology Co., Ltd. opera con piattaforme tecnologiche all’avanguardia, un team di esperti diversificato e quattro tecnologie chiave sviluppate internamente; la sua copertura comprende la diagnostica di precisione in oncologia, lo screening genetico nei check-up e la gestione di dati sanitari su larga scala.

L’ambito di attività dell’azienda si colloca in un settore fortemente regolato e sensibile: risultati di test genetici, diagnostica medica e dati sanitari. La sua documentazione ha quindi un peso diverso da quello dei documenti commerciali ordinari, e il processo con cui i documenti vengono revisionati e autorizzati è esso stesso parte di come l’azienda dimostra l’autorevolezza dei propri risultati.

Sfide di business

1. Gli accordi di revisione qualità dovevano essere firmati da privati all’estero

RuiPu Genetic avvia la firma degli accordi di revisione qualità da parte di privati all’estero. L’azienda è la parte che avvia in Cina, mentre il firmatario è un privato all’estero, quindi ogni accordo passa attraverso uno scambio transfrontaliero prima che la revisione sia considerata conclusa.

L’accordo di revisione qualità è ciò che conferma l’autorevolezza e la credibilità delle informazioni dei documenti di test. Finché non è firmato, i risultati collegati non possono essere considerati pienamente autorizzati, il che significa che il passaggio della firma si trova direttamente sul percorso che trasforma la produzione del laboratorio in un deliverable.

2. Era richiesta l’autorizzazione completa, non una semplice conferma

L’azienda deve ottenere l’autorizzazione completa tramite questi accordi, non solo la conferma che un documento è stato ricevuto. La distinzione conta perché lo scopo dell’accordo è stabilire l’autorevolezza e la credibilità delle informazioni di test che copre.

Ottenere l’autorizzazione completa su carta è lento e soggetto a errori. I documenti stampati, spediti e restituiti dipendono dalla corretta compilazione dei campi da parte di ciascuna parte, e qualsiasi dettaglio mancante impone di ottenere di nuovo l’autorizzazione invece di registrarla semplicemente.

3. I documenti medici e genetici comportano aspettative più severe

La documentazione genetica e diagnostica comporta aspettative più severe rispetto ai contratti commerciali ordinari. L’azienda lavora con informazioni in cui autorizzazione, tracciabilità e completezza non sono opzionali, e in cui il processo stesso è parte della prova che i risultati sono stati gestiti correttamente.

Ciò significa che il processo di firma deve produrre un record difendibile. Un approccio pratico che perde di vista la qualità dell’autorizzazione sarebbe un passo indietro in un settore in cui la qualità è il prodotto.

Soluzione e risultati

1. Accordi di revisione qualità firmati online con privati all’estero

Con eSign.AI, RuiPu Genetic avvia accordi di revisione qualità da firmare da privati all’estero tramite un processo elettronico. L’azienda resta la parte che avvia in Cina, mentre il privato all’estero riceve l’accordo e lo completa online.

Questo elimina il passaggio del transito internazionale da un documento che autorizza la produzione dell’azienda. L’accordo può essere avviato e concluso in un ciclo più breve, riducendo l’intervallo tra una revisione e un risultato pienamente autorizzato.

2. Autorizzazione completa acquisita nel flusso di firma

Poiché l’accordo viene completato tramite un flusso di firma elettronica strutturato, l’autorizzazione che rappresenta viene acquisita come parte dell’evento di firma invece di essere ricostruita dopo. L’azienda ottiene l’autorizzazione necessaria in una forma che registra chi ha firmato, quando e cosa è stato concordato.

Per un’azienda il cui requisito è l’autorizzazione completa e non una semplice conferma, incorporare tale autorizzazione nel record di firma rende più facile fare affidamento sull’accordo in seguito.

3. Un record di firma che sostiene l’autorevolezza del documento

Ogni accordo firmato tramite eSign.AI conserva il proprio record di firma, inclusi i passaggi del processo e il file finale firmato. Per RuiPu Genetic, quel record sostiene l’autorevolezza e la credibilità delle informazioni di test coperte dall’accordo, perché l’azienda può mostrare come è stata ottenuta l’autorizzazione.

Nella diagnostica di precisione e nello screening genetico, poter dimostrare un processo di autorizzazione completo e tracciabile fa parte di un’operatività responsabile, non di un onere amministrativo aggiuntivo.

Impatto applicativo

RuiPu Genetic Technology ha spostato online gli accordi di revisione qualità con privati all’estero, così l’autorizzazione può essere ottenuta senza posta internazionale.

L’autorizzazione completa è ora acquisita all’interno del flusso di firma elettronica, dando all’azienda un record che mostra chi ha autorizzato cosa e quando, invece di ricostruirlo dalla carta restituita.

Per un’azienda attiva nella diagnostica di precisione e nello screening genetico, il risultato è un processo di autorizzazione adeguato alla sensibilità del suo settore: completo, tracciabile e coerente con la credibilità delle informazioni di test che copre.