La firma elettronica dei contratti è un metodo di firma che completa online l’avvio del contratto, la verifica dell’identità, l’esecuzione della firma, il monitoraggio dello stato e l’archiviazione dei documenti, sostituendo i processi offline di stampa, firme autografe, scansione e restituzione, e circolazione cartacea. È adatta alla firma quotidiana di accordi tra aziende e clienti, dipendenti, fornitori e partner, aiutando tutte le parti firmatarie a confermare i documenti su dispositivi e in aree geografiche diverse, rendendo al contempo l’elaborazione dei contratti più efficiente, tracciabile e più facile da conservare.
Quando clienti, dipendenti o partner sono distribuiti in sedi diverse, la circolazione cartacea rallenta le conferme. L’avvio online, i controlli di conformità e le integrazioni di sistema rendono il processo contrattuale più fluido, dall’invio all’archiviazione.
Gli utenti business possono caricare documenti o utilizzare modelli per creare attività di firma, impostare firmatari, destinatari in copia, ordine di firma e campi obbligatori. Dopo aver ricevuto una notifica, i firmatari possono visualizzare il documento online e completare la firma, riducendo passaggi come stampa, scansione, consegna tramite corriere e apposizione di timbri offline.
La piattaforma supporta diversi metodi di verifica dell’identità e meccanismi di conservazione delle evidenze di firma. In base alla sensibilità del documento, le aziende possono configurare email OTP, SMS OTP, password di accesso, e-KYC o autenticazione tramite identità digitale locale. Una volta completata la firma, il sistema conserva log delle operazioni, marche temporali e registrazioni dei documenti, fornendo una base per audit, archiviazione e risoluzione delle controversie.
Tramite API aperte, le aziende possono integrare le funzionalità di firma elettronica in CRM, ERP, HRM, OA o sistemi sviluppati internamente per abilitare la generazione automatica dei contratti, l’avvio delle attività di firma, i callback di stato e l’archiviazione collegata. Per processi ad alta frequenza e standardizzati, l’integrazione di sistema può ridurre ulteriormente il lavoro manuale e migliorare la coerenza dei dati.
Attraverso la firma online, il monitoraggio dei workflow e gli audit trail di conformità, le aziende possono abbreviare i tempi di completamento dei contratti e migliorare l’efficienza della collaborazione nelle firme, sia internamente sia esternamente.
Completa avvio, firma, promemoria e archiviazione online per ridurre i tempi di circolazione offline.
Supporta l’accesso multi-dispositivo, rendendo semplice per i firmatari interni ed esterni elaborare rapidamente i documenti.
Visualizza lo stato di avanzamento della firma in tempo reale, con supporto per promemoria, ritiro e monitoraggio dello stato.
Combina verifica dell’identità, log di audit e conservazione delle evidenze per soddisfare i requisiti di gestione dei contratti.
Negli scenari aziendali relativi alla firma elettronica dei contratti, le aziende possono migliorare l’efficienza della firma, la qualità della collaborazione e la tracciabilità dei processi in base a requisiti di workflow specifici.
Per le aziende multinazionali, i firmatari dei contratti sono distribuiti in aree geografiche diverse. La circolazione cartacea, le conferme via email e l’archiviazione offline rendono difficile una gestione unificata e rendono inoltre più complesso per la sede centrale comprendere lo stato di avanzamento delle firme.
Utilizza la firma elettronica per avviare, firmare, inviare promemoria e archiviare i documenti online, e configura l’ordine di firma, la verifica dell’identità e gli audit trail in base all’area geografica e al tipo di documento.
Funzioni principali:
Include tutte le funzioni Prova, più:
Include tutte le funzioni Basic, più:
Include tutte le funzioni Professional, più:
Domande frequenti sulla firma elettronica dei contratti.
La firma elettronica dei contratti è la funzionalità che consente di completare online la conferma e la firma dei contratti, aiutando le aziende a sostituire processi tradizionali come la stampa su carta, la spedizione postale e la firma di persona.
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