Firme elettroniche lungo tutto il ciclo di vita dell'approvvigionamento

La piattaforma raccoglie dati aziendali, di contatto e di qualificazione del fornitore tramite moduli intelligenti.

I modelli generano la domanda, l'accordo di collaborazione e l'NDA, adattati al tipo di fornitore.

I fornitori verificano l'identità tramite passcode, SMS o email OTP, o metodi di verifica più sicuri, quindi firmano.

Ruoli di acquirente, legale e finanza approvano, e i timbri aziendali si applicano automaticamente.

Un profilo e un registro del fornitore si creano automaticamente per la revisione del rischio e la valutazione continua.

L'approvvigionamento mantiene le esigenze di sourcing e invia inviti o file di quotazione ai candidati in batch.

I fornitori esaminano e firmano quotazioni, offerte o cauzioni d'offerta nell'ordine stabilito.

Per offerte o articoli ad alto rischio, la firma digitale o una verifica più sicura aumenta la fiducia nel firmatario.

L'invio in batch supporta molti fornitori che quotano e offrono entro finestre temporali brevi.

Le marche temporali, i registri di firma e i log supportano la valutazione degli audit e delle prove in caso di controversie.

I modelli compilano automaticamente fornitore, categoria, importo, consegna e termini di pagamento.

Percorsi di approvazione per tipo di contratto, importo o iniziatore tra business, legale e finanza.

Una busta di firma assegna i compiti in ordine a compratore, fornitore e garante.

I compratori appongono il timbro sul PC; i fornitori firmano su mobile o web con verifica dell'intento.

I file firmati vengono archiviati e i campi chiave vengono scritti nel sistema di approvvigionamento, ERP o OA.

Dopo la consegna, i compratori, il magazzino o i responsabili di progetto avviano l'accettazione online.

Il personale in loco firma tramite codice QR, mobile o web, evitando firme per procura e perdita di documenti cartacei.

Problemi di qualità, ritardi o prezzo generano un modulo di eccezione o un supplemento per rifirmare.

I file firmati sono collegati all'ordine, alla logistica e ai risultati di accettazione come un'unica catena di prove.

L'accettazione si sincronizza con approvvigionamento, magazzino e finanza per il pagamento e la revisione delle prestazioni.

Il sistema genera file di pagamento o liquidazione da contratti, ordini e regole.

Finanza, responsabili degli acquisti e fornitori revisionano e firmano con autorizzazione.

Pagamenti di grandi importi o transfrontalieri aggiungono controlli di identità e nodi di approvazione per ridurre il rischio di errori di pagamento.

I file finali scaricabili vengono generati e lo stato di liquidazione si sincronizza con l'ERP o la piattaforma di approvvigionamento.

I file firmati, la base di pagamento e le approvazioni vengono archiviati per audit, riconciliazione e controversie.