Firma online dei moduli di consegna all’estero: Far East Horizon collega il ciclo chiuso del leasing

Presentazione dell’azienda

Far East Horizon è un gruppo integrato che opera tra finanza e più settori industriali, con attività in servizi finanziari, operazioni industriali, gestione patrimoniale e altri ambiti. L’azienda serve da tempo clienti nei settori sanità, utility urbane, ingegneria delle costruzioni, trasporti e logistica. Combinando servizi finanziari e servizi industriali, Far East Horizon supporta investimenti in attrezzature, gestione operativa e sviluppo del business.

Far East Horizon collabora con eSign.AI dal 2020. Il sistema opera stabilmente da oltre cinque anni e le due parti hanno gradualmente ampliato la collaborazione verso i mercati esteri. Attualmente Far East Horizon promuove applicazioni di firma elettronica per i moduli di consegna del leasing di attrezzature in Malesia, Thailandia, Vietnam, Hong Kong e Arabia Saudita.

Sfide di business

1. I moduli di consegna del leasing di attrezzature all’estero richiedevano firma da remoto

Quando Far East Horizon espande il proprio business di leasing di attrezzature all’estero, i moduli di consegna sono documenti importanti per confermare la consegna dell’attrezzatura, lo stato in loco e le responsabilità successive. I rappresentanti dei clienti esteri, il personale di Far East Horizon e i team operativi possono trovarsi in luoghi diversi. Se il processo si basa su documenti cartacei o conferme offline, la consegna può essere facilmente influenzata da distanza geografica, fusi orari e condizioni sul posto.

Se i moduli di consegna non vengono firmati in tempo, ingresso e uscita dal sito, liquidazione e conferma delle responsabilità possono subire ritardi. Per operazioni transregionali, il processo di firma deve supportare sia la gestione in loco sia la collaborazione online da remoto.

2. Era difficile unificare consegna in loco all’estero e gestione dell’archivio

Lo scenario della prima fase doveva supportare firma online e firma di persona, abilitando al contempo la gestione di firma e archiviazione per moduli di consegna online e in loco. Ciò significava coprire la firma remota del cliente rispettando anche le abitudini operative di conferma faccia a faccia durante la consegna dell’attrezzatura.

Se firma in loco, firma da remoto e archiviazione documentale utilizzano metodi diversi, il personale deve controllare ripetutamente versioni dei documenti, stato della firma e risultati di archiviazione. La conservazione dispersa dei moduli può anche influire su audit, ricerche e gestione di controversie successive.

3. Il sistema di gestione leasing e il workflow di firma necessitavano di ulteriore automazione

Con l’espansione degli scenari di leasing di attrezzature all’estero, affidarsi solo a una pagina indipendente per avviare la firma non è sufficiente per sostenere una gestione documentale più ampia e stabile. Il personale deve gestire contratti, moduli di consegna, documenti di ingresso e uscita dal sito e altri flussi all’interno del sistema di gestione leasing, raggiungendo rapidamente i rappresentanti dei clienti esteri per la firma.

Se le capacità di firma non sono connesse al sistema interno di gestione leasing, avvio, notifica, firma e archiviazione richiedono ancora intervento manuale. Questo limita l’automazione dei processi e aumenta il carico operativo dopo l’espansione estera.

Soluzione e risultati

1. Uso di una pagina di firma estera per supportare la firma online dei moduli di consegna

Nella prima fase, Far East Horizon ha utilizzato la pagina di firma estera di eSign.AI per supportare firma online e di persona per i moduli di consegna del leasing di attrezzature. Il personale di Far East Horizon può avviare e firmare documenti, quindi notificare i rappresentanti dei clienti esteri per completare la firma, coprendo sia collaborazione remota sia conferma in loco.

Portando online la firma dei moduli di consegna, i documenti legati alla consegna dell’attrezzatura possono essere confermati nel momento in cui avviene l’attività, riducendo circolazione cartacea e spedizioni transfrontaliere. Questo rende più semplice tracciare e gestire i punti chiave del leasing di attrezzature all’estero.

2. Costruzione di un ciclo chiuso per firma e archiviazione dei moduli

Sulla pagina di firma estera, i moduli di consegna seguono una catena completa da avvio e notifica fino a firma e archiviazione. Il personale può gestire le azioni di conferma del cliente nello stesso workflow di firma, riducendo rischi come perdita di file offline, versioni incoerenti e ritardi di archiviazione.

Il supporto parallelo per firma online e di persona consente a Far East Horizon di scegliere in modo flessibile il metodo di firma in base allo scenario reale di consegna. Che il cliente confermi da remoto o completi il processo in loco, il modulo può essere conservato come documento elettronico ricercabile e tracciabile.

3. Integrazione di seconda fase prevista con il sistema interno di gestione leasing

Sulla base dell’applicazione a pagina della prima fase, Far East Horizon prevede di collegarsi al proprio sistema interno di gestione leasing nella seconda fase per consentire una gestione più automatizzata della firma dei documenti di business. Le capacità di firma saranno ulteriormente integrate dalla pagina indipendente nel processo di leasing, supportando avvio, circolazione e conservazione dei documenti nel sistema.

Attraverso l’integrazione di sistema, la piattaforma di gestione leasing potrà gestire più fluidamente le esigenze di firma dei documenti esteri, riducendo avvio manuale e aggiornamento manuale degli stati. La gestione dei documenti di consegna, ingresso, uscita e documenti correlati sarà più vicina al workflow centrale del business.

Impatto applicativo

Far East Horizon ha spostato i moduli di consegna del leasing di attrezzature all’estero dalla circolazione cartacea offline alla firma online, coprendo sia la firma online da remoto sia la firma di persona in loco. Ciò supporta la collaborazione tra rappresentanti dei clienti esteri e personale Far East Horizon per completare la conferma documentale.

I moduli di consegna ora formano un ciclo chiuso online da avvio e notifica fino a firma e archiviazione. Il personale può tracciare con maggiore chiarezza lo stato della firma e i risultati di conservazione documentale, riducendo i costi di gestione negli scenari di leasing transfrontaliero.

Il sistema congiunto opera stabilmente da oltre cinque anni. Si è esteso da scenari domestici come autorizzazione del credito, leasing di attrezzature, factoring e documenti di ingresso e uscita dal sito ad applicazioni di moduli di consegna per leasing di attrezzature all’estero, ponendo le basi per una futura integrazione con il sistema interno di gestione leasing e un rollout estero più ampio.