Acordos de revisão de qualidade assinados online: a RuiPu Genetic obtém autorização completa para documentos de teste

Introdução da empresa

A Hangzhou RuiPu Genetic Technology Co., Ltd. trabalha com plataformas tecnológicas de vanguarda, uma equipa diversificada de especialistas e quatro tecnologias centrais desenvolvidas internamente; a sua cobertura abrange diagnóstico de precisão em oncologia, rastreio genético em exames de saúde e gestão de dados de saúde em larga escala.

A área de atuação da empresa situa-se num terreno fortemente regulado e sensível: resultados de testes genéticos, diagnóstico médico e dados de saúde. Por isso a sua documentação tem um peso diferente do de documentos comerciais comuns, e o processo pelo qual os documentos são revistos e autorizados faz parte da forma como a empresa demonstra a autoridade dos seus resultados.

Desafios de negócio

1. Os acordos de revisão de qualidade tinham de ser assinados por particulares no estrangeiro

A RuiPu Genetic inicia a assinatura de acordos de revisão de qualidade por particulares no estrangeiro. A empresa é a parte iniciadora na China, enquanto o signatário é um particular no estrangeiro, pelo que cada acordo envolve uma troca transfronteiriça antes de a revisão ser considerada concluída.

O acordo de revisão de qualidade é o que confirma a autoridade e a credibilidade da informação dos documentos de teste. Até ser assinado, os resultados associados não podem ser considerados plenamente autorizados, o que significa que o passo de assinatura se situa diretamente no caminho que transforma a produção do laboratório num entregável.

2. Era exigida autorização completa, não apenas uma confirmação

A empresa precisa de obter autorização completa através destes acordos, e não apenas a confirmação de que um documento foi recebido. A distinção é importante porque o objetivo do acordo é estabelecer a autoridade e a credibilidade da informação de teste que cobre.

Obter autorização completa em papel é lento e propenso a erros. Os documentos que são impressos, enviados e devolvidos dependem de cada parte preencher os campos corretos, e qualquer detalhe em falta obriga a obter de novo a autorização em vez de apenas registá-la.

3. Os documentos médicos e genéticos implicam expectativas mais rigorosas

A documentação genética e de diagnóstico implica expectativas mais rigorosas do que os contratos comerciais comuns. A empresa trabalha com informação em que a autorização, a rastreabilidade e a completude não são opcionais, e em que o próprio processo faz parte da prova de que os resultados foram tratados corretamente.

Isto significa que o processo de assinatura tem de produzir um registo defensável. Uma abordagem prática que perca de vista a qualidade da autorização seria um retrocesso numa área em que a qualidade é o produto.

Solução e resultados

1. Acordos de revisão de qualidade assinados online com particulares no estrangeiro

Com o eSign.AI, a RuiPu Genetic inicia acordos de revisão de qualidade para assinatura por particulares no estrangeiro através de um processo eletrónico. A empresa continua a ser a parte iniciadora na China, enquanto o particular no estrangeiro recebe o acordo e o conclui online.

Isto elimina o passo de trânsito internacional de um documento que autoriza a produção da empresa. O acordo pode ser iniciado e concluído num ciclo mais curto, o que reduz o intervalo entre uma revisão e um resultado plenamente autorizado.

2. Autorização completa capturada no fluxo de assinatura

Como o acordo é concluído através de um fluxo de assinatura eletrónica estruturado, a autorização que representa é capturada como parte do evento de assinatura, em vez de reconstruída depois. A empresa obtém a autorização necessária numa forma que registra quem assinou, quando e o que foi acordado.

Para uma empresa cujo requisito é autorização completa e não uma simples confirmação, incorporar essa autorização no registo de assinatura facilita a reliance posterior no acordo.

3. Um registo de assinatura que sustenta a autoridade do documento

Cada acordo assinado através do eSign.AI conserva o seu registo de assinatura, incluindo os passos do processo e o ficheiro final assinado. Para a RuiPu Genetic, esse registo sustenta a autoridade e a credibilidade da informação de teste coberta pelo acordo, porque a empresa pode mostrar como a autorização foi obtida.

Em diagnóstico de precisão e rastreio genético, poder demonstrar um processo de autorização completo e rastreável faz parte de operar com responsabilidade, e não de um encargo administrativo adicional.

Impacto da aplicação

A RuiPu Genetic Technology transferiu para online os acordos de revisão de qualidade com particulares no estrangeiro, pelo que a autorização pode ser obtida sem correio internacional.

A autorização completa é agora capturada dentro do fluxo de assinatura eletrónica, dando à empresa um registo que mostra quem autorizou o quê e quando, em vez de o reconstruir a partir do papel devolvido.

Para uma empresa que atua em diagnóstico de precisão e rastreio genético, o resultado é um processo de autorização ajustado à sensibilidade da sua área: completo, rastreável e coerente com a credibilidade da informação de teste que cobre.