Firma elettronica dei contratti di lavoro in Vietnam: Beyondsoft crea un ciclo HR conforme

Introduzione all’azienda

Beyondsoft Corporation è un fornitore globale di consulenza, soluzioni di settore e servizi tecnologici di digital intelligence. Con sede a Pechino e quotata alla Borsa di Shenzhen, l’azienda gestisce filiali, centri R&D e centri di delivery in Cina, Stati Uniti, Giappone, India, Singapore, Malesia, Spagna, Costa Rica, Indonesia, Filippine, Brasile, Regno Unito, Vietnam e altri mercati.

Negli scenari di delivery globale e occupazione all’estero, onboarding dei dipendenti, firma dei contratti di lavoro, apposizione del sigillo aziendale e archiviazione devono essere strettamente collegati al sistema HR interno di Beyondsoft. Per i contratti di lavoro in Vietnam, Beyondsoft ha connesso il sistema HR tramite API e integrato la firma digitale VNPT riconosciuta localmente.

Sfide di business

1. La firma dei contratti di lavoro in Vietnam richiedeva supporto conforme

Beyondsoft ha sviluppato capacità di delivery e operation in mercati esteri, incluso il Vietnam. Dopo l’assunzione, l’azienda deve completare tempestivamente la firma dei contratti di lavoro. Se il processo continua a basarsi su carta o circolazione offline, il team HR deve confermare ripetutamente dati dei dipendenti, versioni dei contratti, stato di firma e documenti restituiti, allungando i cicli e aumentando l’incertezza di conformità.

2. Workflow HR e firma scollegati rendevano difficile chiudere il ciclo contrattuale

Beyondsoft doveva collegare il sistema HR interno tramite API per gestire il processo in modo unificato. Quando la firma avviene fuori dal sistema HR, dati dei dipendenti, modelli, stati di firma e file archiviati si disperdono tra strumenti diversi. Il team HR deve esportare dati, preparare contratti, seguire le firme e caricare manualmente gli archivi.

3. Le firme digitali riconosciute localmente erano essenziali

I contratti di lavoro in Vietnam sono strettamente connessi a conformità lavorativa, conferma del rapporto di lavoro e gestione interna. La soluzione doveva integrare VNPT per supportare firme digitali riconosciute nel mercato locale. Senza questo supporto, la firma online avrebbe potuto lasciare lacune nella catena di prova durante audit o verifiche successive.

Soluzione e risultati

1. Integrazione delle API eSignature con il sistema HR interno

Beyondsoft ha utilizzato l’integrazione API eSignature di eSign.AI per collegare la firma dei contratti di lavoro al sistema HR interno. Quando l’onboarding inizia, HR può gestire le informazioni del dipendente nel sistema e avviare la firma da un modello nello stesso workflow.

2. Connessione con firme digitali VNPT per la conformità in Vietnam

Per i requisiti dei contratti di lavoro in Vietnam, la soluzione ha integrato la firma digitale VNPT riconosciuta localmente. Firma del dipendente e sigillo aziendale possono essere completati in un unico workflow online, creando registri tracciabili su parti firmatarie, azioni di firma e documenti finali.

3. Archiviazione nel sistema interno dei documenti firmati e sigillati

Dopo l’avvio del workflow, i dipendenti firmano online, l’azienda applica il sigillo e i documenti finali vengono archiviati nel sistema interno. Il processo copre gestione HR, sigillo aziendale, firma dei dipendenti, notifiche, avvio e archiviazione.

Impatto applicativo

Beyondsoft ha incorporato la firma dei contratti di lavoro in Vietnam nel sistema HR interno, consentendo ai team HR di avviare firme online da modelli dopo l’inizio dell’onboarding. L’integrazione API riporta nel sistema dati dei dipendenti, stato di firma e documenti firmati, riducendo preparazione, circolazione e caricamento manuale dei file.

Dopo l’integrazione di VNPT in Vietnam, firma del dipendente e sigillo aziendale possono essere completati con firme digitali riconosciute localmente, fornendo un supporto di conformità più stabile per l’occupazione internazionale.