Le Notifiche per la firma dei contratti sono un meccanismo di contatto che invia promemoria agli stakeholder pertinenti in fasi quali avvio del contratto, firma in sospeso, sollecito, completamento ed eccezioni, garantendo che i firmatari siano informati tempestivamente delle attività da svolgere e aiutando a completare i documenti secondo il processo. È adatto per accordi con clienti, documenti dei dipendenti, accordi con fornitori, firme transfrontaliere e scenari aziendali sensibili al tempo, aiutando le aziende a ridurre i costi dei solleciti manuali, minimizzare le firme mancate e mantenere una gestione tracciabile dello stato delle notifiche, dell'avanzamento della firma e della sicurezza degli accessi.
Quando i firmatari sono distribuiti in regioni e canali diversi, email perse, risposte in ritardo e controllo degli accessi possono influire sui tassi di completamento. Notifiche multicanale, solleciti e impostazioni di verifica aiutano a recapitare i documenti in attesa di firma in modo più tempestivo e sicuro.
L'email è adatta alle notifiche contrattuali standard, mentre SMS e WhatsApp sono adatti a scenari con requisiti di maggiore tempestività o di copertura transfrontaliera. Una combinazione multicanale aiuta a coprire le abitudini di comunicazione di diverse regioni e ruoli, aumentando la probabilità che le richieste di firma vengano gestite tempestivamente.
Gli iniziatori possono visualizzare in tempo reale se un documento è stato inviato, visualizzato o firmato e sollecitare le attività non elaborate. Il sistema registra le azioni correlate alle notifiche e alla firma, riducendo il costo delle statistiche offline e dei solleciti manuali.
Per i documenti che riguardano finanza, questioni legali, HR o informazioni aziendali riservate, le aziende possono aggiungere una verifica dell'accesso oltre alle notifiche, ad esempio password, email OTP, SMS OTP o autenticazione dell'identità locale. Ciò garantisce un recapito efficiente delle notifiche controllando al contempo l'ambito di accesso ai documenti.
Attraverso copertura multicanale, solleciti automatizzati e monitoraggio dello stato, le aziende possono ridurre le firme mancate e i costi dei solleciti manuali, migliorando al contempo l'efficienza di completamento dei contratti.
Riduci le attività da svolgere mancate dai firmatari grazie a promemoria multicanale.
Visualizza centralmente lo stato e avvia i solleciti, riducendo i follow-up offline.
Registra lo stato di invio delle notifiche, visualizzazione e firma per semplificare gestione e monitoraggio.
Combina meccanismi di verifica dell'identità per proteggere l'accesso ai documenti sensibili.
Negli scenari aziendali relativi alle Notifiche per la firma dei contratti, le aziende possono migliorare l'efficienza della firma, la qualità della collaborazione e la tracciabilità del processo in base a requisiti specifici del workflow.
Nelle transazioni transfrontaliere, i firmatari sono distribuiti in fusi orari diversi, le singole notifiche via email vengono facilmente trascurate e il sollecito manuale è costoso e può influire sulle milestone della transazione.
Configura notifiche via email, SMS o WhatsApp in base alla regione del firmatario e all'importanza del documento e utilizza il monitoraggio dello stato per sollecitare tempestivamente le attività non elaborate.
Funzioni principali:
Include tutte le funzioni Prova, più:
Include tutte le funzioni Basic, più:
Include tutte le funzioni Professional, più:
Domande frequenti sulle Notifiche per la firma dei contratti.
Le notifiche di firma sono messaggi di promemoria inviati automaticamente durante il processo di firma per informare i firmatari delle attività in sospeso e aiutare gli iniziatori a comprendere l'avanzamento del documento.
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