解决方案指南

转交签署任务:更换签署人不打断审计链

eSign.AI 的签署人转交怎么用:高级设置里的开关、签署页上的「转交」操作、活动记录会留下什么,以及哪些文件必须把这个开关关着。

eSign.AI 解决方案团队8 分钟阅读

写在信封上的签署人,不一定是能签的人

交易卡住,往往不是因为没人愿意签,而是因为信封上写的那个人出差了、休假了、离职了,或者调岗之后签署权限已经归到别人名下。文件没问题,字段都摆好了,整份信封就在等一个联系不上的人。 出路有两条。一是发件人作废信封,重新建一份、从头写上新签署人。二是由签署人自己把任务交给同事,还在同一个信封里,记录保持连续。eSign.AI 支持第二条,但前提是发件人先放开这项权限。新信封默认是关着的,而这个开关直接决定签署人在签署页上能做什么。

默认关闭

每个新信封都要重新授权

高级设置

发件人开放权限的位置

转交

已获授权的签署人使用的操作

同一个信封

保留记录,而不是作废重发

这个权限到底改变了什么

打开它会产生三个后果,每一个都对应一项治理成本。

它是逐信封的授权,不是账号级设置

权限在准备信封的阶段授予,位置在「高级设置」面板,和其他签署人权限放在一起,界面上的文案是「允许签署人转交签署任务」。

它不会带到下一个信封。想让某一类文件都能转交,就得每一份单独开放。这恰好是合理的默认值:必须由特定本人签署的文件,和需要留出灵活性的文件,很少是同一类。

接手的人由签署人指定,不由发件人指定

授权之后,签不了的签署人打开签署页,点工具栏里的「转交」,填上应该接手的人。发件人事前不审核这个人,转交发生的那一刻也不会被要求确认。

这就是这个权限做的交换:你换到了「不用重建信封就能解开卡点」,同时也让出了「接手人是谁」的事前控制权。如果交易对手必须是某个特定法律主体,开关就该关着,改由发件人从自己这一侧重新指派。

信封继续走,交接过程看得见

信封不作废、不重建。未完成的签署字段转到新签署人名下,活动记录里「发起」、带双方姓名的「转交」、以及之后的「签署」各自成条,都带时间戳。

当唯一变化的就是签署人时,这条连续记录正是「转交」优于「作废重发」的理由。作废重发会留下两份历史:一份废弃、一份完整,而两份都不会解释第一份为什么停下。

发件人重新指派,还是签署人主动转交

两条路都能把文件签完。区别在于由谁决定、记录变成什么样、事后能证明什么。

发件人作废重发签署人转交任务
谁决定接手人发件人,在文件重新发出之前当前签署人,在签不了的那一刻
信封怎么处理作废或置为无效,然后重建信封、重设收件人、重新摆放字段原样继续,未完成的字段转到新签署人名下
事后记录是什么样两个信封:一个废弃、一个完成,各有各的历史一个信封,日志里依次是发起、带双方姓名与时间的转交、签署
什么情况该走这条写错了人,或者文件里的商业条款变了写上的签署人出差、休假、离职,或签署权限已经交给别人

怎么开放权限、怎么使用

下面这五步就是演示视频里的顺序,从准备信封一直到接手人签完。

01

准备信封时打开高级设置

照常添加文件、收件人、签署字段,然后打开「高级设置」。转交选项和其他签署人权限放在一起,旁边是「允许签署人编辑签名姓名」「启用国家/地区限制」这类设置。

02

给这个信封打开转交权限

新信封上这个开关是关的。只有当「实际签字的人可能不是写上的人」时才打开。无论开或不开,发送信封的操作都不变。

03

签署人在签署页点「转交」

已获授权的签署人打开签署页,工具栏里能找到「转交」。没有授权的信封上,签署人看不到这个操作,所以发件人只要把开关关着就守住了控制权。

04

填上接手的人

签署人指定接手人并确认转交。接手人会收到签署任务的常规信封通知,所以这次交接不依赖两个同事在系统外自己沟通。

05

到活动记录里核对交接

信封详情面板会分别记录发起、带双方姓名与完成时间的转交、以及新签署人的查看与签署。如果日后可能被追问「当时谁有权签」,把这份日志连同已签文件一起导出。

看一次真实的转交

这段四分钟的演示完整走了流程:发件人在高级设置里放开权限,签署人把任务转给同事,活动记录留下双方姓名,最终签完的信封带着已签文件回来。录制界面为繁體中文。

哪些场景必须把开关关着

转交解决的是「人不在」的问题。而当签署人身份本身就是关键时,它反而制造问题。

指名了具体个人的文件

公证文书、法院提交材料、法定声明与宣誓书之所以有效,是因为签的是某个特定的人。如果文件正文写了签署人姓名,转交产生的签名与正文对不上,而这种不一致在文件表面就看得出来。这类文件请把开关关着,直接按正确的姓名重出文件。

正在等印章或签署审批的信封

提交了企业印章或内部审批、等待用印决定时,相关签署区会被锁定,转交操作可能不可用。审批结束后才能再次转交。在审批进行中尝试交接,得到的不是一个更快的流程,而是一个混乱的状态。

签名本身就是权限证据的文件

董事会决议、授信额度、担保函这类文件,签字是为了证明某位签字人在某一天持有相应权限。这里转交并非天然不可用,但那条转交记录会成为证据的一部分,你需要把活动记录和已签文件一起保存,才能说清「任务当时在谁手上」。如果你的证据包装不下这份日志,就把开关关着。

常见问题

以下回答以通过电子签名流程签署的普通商业合同为范围。

不默认。新信封的签署人转交是关着的,由发件人在高级设置里逐份开放。这样一来,本来不需要转交的信封永远不会暴露在这个能力之下。

团队正在讨论适合业务的电子签名方案

为你的业务探索合适的电子签名方案

与我们的团队沟通你在目标市场的电子签名要求、合规考量和文档流程。