解決方案指南

轉交簽署任務:更換簽署人不打斷稽核鏈

eSign.AI 的簽署人轉交怎麼用:高級設置裡的開關、簽署頁上的「轉交」操作、活動記錄會留下什麼,以及哪些文件必須把這個開關關著。

eSign.AI 解決方案團隊8 分鐘閱讀

寫在信封上的簽署人,不一定是能簽的人

交易卡住,往往不是因為沒人願意簽,而是因為信封上寫的那個人出差了、休假了、離職了,或者調職之後簽署權限已經歸到別人名下。文件沒問題,欄位都擺好了,整份信封就在等一個連絡不上的人。 出路有兩條。一是發件人作廢信封,重新建一份、從頭寫上新簽署人。二是由簽署人自己把任務交給同事,還在同一個信封裡,記錄保持連續。eSign.AI 支援第二條,但前提是發件人先放開這項權限。新信封預設是關著的,而這個開關直接決定簽署人在簽署頁上能做什麼。

預設關閉

每個新信封都要重新授權

高級設置

發件人開放權限的位置

轉交

已獲授權的簽署人使用的操作

同一個信封

保留記錄,而不是作廢重發

這個權限到底改變了什麼

開啟它會產生三個後果,每一個都對應一項治理成本。

它是逐信封的授權,不是帳號層級設定

權限在準備信封的階段授予,位置在「高級設置」面板,和其他簽署人權限放在一起,介面上的文案是「允許簽署人轉交簽署任務」。

它不會帶到下一個信封。想讓某一類文件都能轉交,就得每一份單獨開放。這恰好是合理的預設值:必須由特定本人簽署的文件,和需要留出彈性的文件,很少是同一類。

接手的人由簽署人指定,不由發件人指定

授權之後,簽不了的簽署人開啟簽署頁,點工具列裡的「轉交」,填上應該接手的人。發件人事前不審核這個人,轉交發生的那一刻也不會被要求確認。

這就是這個權限做的交換:你換到了「不用重建信封就能解開卡點」,同時也讓出了「接手人是誰」的事前控制權。如果交易對手必須是某個特定法律主體,開關就該關著,改由發件人從自己這一側重新指派。

信封繼續走,交接過程看得見

信封不作廢、不重建。未完成的簽署欄位轉到新簽署人名下,活動記錄裡「發起」、帶雙方姓名的「轉交」、以及之後的「簽署」各自成條,都帶時間戳。

當唯一變化的就是簽署人時,這條連續記錄正是「轉交」優於「作廢重發」的理由。作廢重發會留下兩份歷史:一份廢棄、一份完整,而兩份都不會解釋第一份為什麼停下。

發件人重新指派,還是簽署人主動轉交

兩條路都能把文件簽完。差別在於由誰決定、記錄變成什麼樣、事後能證明什麼。

發件人作廢重發簽署人轉交任務
誰決定接手人發件人,在文件重新發出之前當前簽署人,在簽不了的那一刻
信封怎麼處理作廢或置為無效,然後重建信封、重設收件人、重新擺放欄位原樣繼續,未完成的欄位轉到新簽署人名下
事後記錄是什麼樣兩個信封:一個廢棄、一個完成,各有各的歷史一個信封,日誌裡依次是發起、帶雙方姓名與時間的轉交、簽署
什麼情況該走這條寫錯了人,或者文件裡的商業條款變了寫上的簽署人出差、休假、離職,或簽署權限已經交給別人

怎麼開放權限、怎麼使用

下面這五步就是演示影片裡的順序,從準備信封一直到接手人簽完。

01

準備信封時開啟高級設置

照常新增文件、收件人、簽署欄位,然後開啟「高級設置」。轉交選項和其他簽署人權限放在一起,旁邊是「允許簽署人編輯簽名姓名」「啟用國家/地區限制」這類設定。

02

給這個信封開啟轉交權限

新信封上這個開關是關的。只有當「實際簽字的人可能不是寫上的人」時才開啟。無論開或不開,發送信封的操作都不變。

03

簽署人在簽署頁點「轉交」

已獲授權的簽署人開啟簽署頁,工具列裡能找到「轉交」。沒有授權的信封上,簽署人看不到這個操作,所以發件人只要把開關關著就守住了控制權。

04

填上接手的人

簽署人指定接手人並確認轉交。接手人會收到簽署任務的常規信封通知,所以這次交接不依賴兩個同事在系統外自己溝通。

05

到活動記錄裡核對交接

信封詳情面板會分別記錄發起、帶雙方姓名與完成時間的轉交、以及新簽署人的檢視與簽署。如果日後可能被追問「當時誰有權簽」,把這份日誌連同已簽文件一起匯出。

看一次真實的轉交

這段四分鐘的演示完整走了流程:發件人在高級設置裡放開權限,簽署人把任務轉給同事,活動記錄留下雙方姓名,最終簽完的信封帶著已簽文件回來。錄製介面為繁體中文。

哪些情境必須把開關關著

轉交解決的是「人不在」的問題。而當簽署人身分本身就是關鍵時,它反而製造問題。

指名了特定個人的文件

公證文書、法院提交資料、法定聲明與宣誓書之所以有效,是因為簽的是某個特定的人。如果文件正文寫了簽署人姓名,轉交產生的簽名與正文對不上,而這種不一致在文件表面就看得出來。這類文件請把開關關著,直接按正確的姓名重出文件。

正在等圖章或簽署審批的信封

送出了企業圖章或內部審批、等待用印決定時,相關簽署區會被鎖定,轉交操作可能不可用。審批結束後才能再次轉交。在審批進行中嘗試交接,得到的不是一個更快的流程,而是一個混亂的狀態。

簽名本身就是權限證據的文件

董事會決議、授信額度、擔保函這類文件,簽字是為了證明某位簽字人在某一天持有相應權限。這裡轉交並非天然不可用,但那條轉交記錄會成為證據的一部分,你需要把活動記錄和已簽文件一起保存,才能說清「任務當時在誰手上」。如果你的證據包裝不下這份日誌,就把開關關著。

常見問題

以下回答以透過電子簽名流程簽署的普通商業合約為範圍。

不預設。新信封的簽署人轉交是關著的,由發件人在高級設置裡逐份開放。這樣一來,本來不需要轉交的信封永遠不會暴露在這個能力之下。

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