Firma online dei contratti con i commercianti: Fruugo collega l'onboarding transfrontaliero dei venditori

Introduzione all’azienda

Fruugo è un marketplace di e-commerce transfrontaliero con sede nel Regno Unito. La piattaforma collega venditori di tutto il mondo a consumatori in oltre 200 Paesi e regioni, coprendo categorie che vanno dall’abbigliamento alla casa e giardino, fino all’elettronica e alla salute e bellezza. I venditori pubblicano i propri prodotti tramite la piattaforma Fruugo e gli ordini raggiungono acquirenti globali attraverso la sua rete di vendita al dettaglio transfrontaliera.

Per un marketplace, la fase di onboarding dei venditori determina quanto rapidamente un commerciante può iniziare a operare. La base di venditori di Fruugo è ampiamente distribuita, con molti commercianti che operano dalla Cina e da altri mercati asiatici, mentre l’entità contraente, la revisione di conformità e le funzioni di regolamento si trovano nel Regno Unito. I suoi casi d’uso di firma elettronica si concentrano quindi sugli accordi di regolamento con i commercianti conclusi tra entità venditrici estere e la piattaforma, con enfasi sul riconoscimento dell’identità transfrontaliera, sulla tracciabilità della firma e sulle prove di conformità.

Sfide di business

1. I documenti di onboarding dei commercianti dovevano attraversare le frontiere tra i venditori e l’entità britannica della piattaforma

Fruugo stipula accordi di regolamento con commercianti in molte giurisdizioni diverse. Ogni accordo è concluso tra un’entità venditrice e l’entità britannica della piattaforma, quindi il documento deve attraversare le frontiere prima che il commercio possa iniziare. Quando l’onboarding si basa su stampa, invio postale o allegati scansionati via email, il ciclo dell’accordo si allunga facilmente a causa dei fusi orari, del transito dei corrieri e delle conferme ripetute tra le due parti.

Più lungo è l’onboarding, più tardi i prodotti di un commerciante vanno online. Per un marketplace, ciò incide direttamente sulla crescita del lato offerta, perché ogni giorno in cui un venditore non è attivato è un giorno di opportunità di inserzione e vendita perse.

2. Le parti firmatarie dovevano essere verificate e l’entità della piattaforma mantenuta nel documento

Ogni accordo di regolamento con i commercianti deve confermare chi sono le parti firmatarie, quale entità venditrice è vincolata e se l’entità della piattaforma è correttamente registrata nel documento. In un contesto transfrontaliero, verificare che un firmatario sia autorizzato a vincolare il venditore è più difficile, perché non esiste un ufficio fisico condiviso e spesso non vi è alcuno storico commerciale.

La piattaforma deve inoltre tenere informate la propria entità e le parti interne rilevanti. Se l’accordo esiste solo all’interno di un thread di posta privato, i team interni non possono confermare facilmente lo stato di onboarding di un commerciante né recuperare in seguito il documento firmato.

3. Gli accordi eseguiti dovevano essere archiviati e recuperabili per conformità e gestione delle controversie

Gli accordi di regolamento con i commercianti di Fruugo sostengono le condizioni di pagamento, i cicli di regolamento e gli obblighi dei venditori. Quando sorge una controversia o un audit, la piattaforma deve poter presentare l’accordo firmato e mostrare come è stato eseguito. Se gli accordi sono archiviati su dischi locali, account di posta e cartelle di team diversi, il recupero diventa lento e la catena di prove diventa poco chiara.

Poiché i venditori e la piattaforma operano in sistemi giuridici diversi, la piattaforma necessita anche di un registro di firma che dimostri l’intenzione di firmare e l’integrità del documento finale, affinché l’accordo resti utilizzabile tra giurisdizioni.

Soluzione e risultati

1. La firma degli accordi di regolamento con i commercianti è passata a un processo online unificato

Con eSign.AI, Fruugo può avviare online gli accordi di regolamento con i commercianti e inviarli direttamente ai venditori interessati. I firmatari completano l’accordo tramite un flusso di firma elettronica e la versione eseguita torna automaticamente alla piattaforma, sostituendo il ciclo stampa-firma-scansione che prima dipendeva dalla posta internazionale.

Per un marketplace, questo accorcia l’intervallo tra l’approvazione di un commerciante e la sua disponibilità a vendere. L’onboarding non attende più il transito dei corrieri o la conferma manuale di ricezione.

2. L’entità della piattaforma e le parti interne sono state mantenute nel flusso di firma

Il flusso di firma registra il venditore come parte firmataria e mantiene l’entità britannica della piattaforma e le parti interne rilevanti nel documento, così entrambe le parti hanno una visione completa dell’accordo eseguito. Ciò risolve il problema di coordinamento che emerge quando un accordo coinvolge un venditore estero e un’entità di piattaforma registrata in un’altra giurisdizione.

Poiché il processo è centralizzato, i team commerciali e operativi della piattaforma possono vedere se un accordo è stato inviato, visualizzato, firmato o completato, invece di affidarsi ai solleciti via email.

3. È stato costruito un archivio tracciabile per la conformità transfrontaliera

Ogni accordo eseguito tramite eSign.AI conserva il proprio registro di firma, inclusi i passaggi chiave del processo e il file finale firmato. Fruugo può archiviare gli accordi con i commercianti eseguiti in un unico luogo e recuperarli quando una questione di regolamento, un audit o una controversia richiede prove.

Per l’operatività di una piattaforma transfrontaliera, la combinazione di una firma elettronica e di un audit trail conservato sostiene la capacità della piattaforma di dimostrare che un accordo è stato eseguito con intenzione di firmare e non è stato alterato dopo la firma.

Impatto applicativo

Fruugo ha spostato online la firma degli accordi di regolamento con i commercianti, così i venditori in giurisdizioni diverse e l’entità britannica della piattaforma possono completare i documenti di onboarding senza dipendere dalla posta internazionale.

Centralizzare il flusso di firma offre alla piattaforma una visione più chiara dello stato di onboarding dei commercianti e mantiene l’accordo eseguito presso le parti corrette. Combinato con registri di firma e archivi conservati, ciò sostiene sia le operazioni quotidiane con i commercianti sia le esigenze di conformità a lungo termine.

Per un marketplace transfrontaliero, il risultato è un processo di onboarding dei commercianti che parte più rapidamente, è più facile da seguire e più semplice da dimostrare quando l’accordo dovrà essere presentato in seguito.