Penandatanganan Perjanjian Pedagang Secara Online: Fruugo Menghubungkan Onboarding Penjual Lintas Negara

Pengenalan Perusahaan

Fruugo adalah marketplace e-commerce lintas negara yang berkantor pusat di Inggris. Platform ini menghubungkan penjual dari seluruh dunia dengan konsumen di lebih dari 200 negara dan wilayah, mencakup kategori dari pakaian, rumah dan taman, hingga elektronik serta kesehatan dan kecantikan. Penjual memasang produk melalui platform Fruugo, dan pesanan sampai ke pembeli global melalui jaringan ritel lintas negaranya.

Bagi sebuah marketplace, tahap onboarding penjual menentukan seberapa cepat pedagang dapat mulai berjualan. Basis penjual Fruugo tersebar luas, banyak pedagang beroperasi dari Tiongkok dan pasar Asia lainnya, sementara entitas penandatangan, peninjauan kepatuhan, dan fungsi penyelesaian berada di Inggris. Karena itu, kasus penggunaan tanda tangan elektroniknya berpusat pada perjanjian penyelesaian pedagang yang dibuat antara entitas penjual luar negeri dan platform, dengan penekanan pada pengenalan identitas lintas negara, keterlacakan tanda tangan, dan bukti kepatuhan.

Tantangan Bisnis

1. Dokumen onboarding pedagang harus melintasi batas negara antara penjual dan entitas platform di Inggris

Fruugo menandatangani perjanjian penyelesaian pedagang dengan penjual di banyak yurisdiksi berbeda. Setiap perjanjian dibuat antara entitas penjual dan entitas platform di Inggris, sehingga dokumen harus melintasi batas negara sebelum perdagangan dapat dimulai. Ketika onboarding bergantung pada cetak, kirim pos, atau lampiran pindaian melalui email, siklus perjanjian mudah memanjang karena perbedaan zona waktu, transit kurir, dan konfirmasi berulang dari kedua pihak.

Semakin lama onboarding, semakin lambat produk pedagang tayang. Bagi marketplace, ini langsung memengaruhi pertumbuhan sisi pasokan, karena setiap hari penjual tidak aktif adalah hari peluang tayang dan penjualan yang hilang.

2. Pihak penandatangan perlu diverifikasi dan entitas platform harus tetap tercantum pada dokumen

Setiap perjanjian penyelesaian pedagang harus mengonfirmasi siapa pihak penandatangan, entitas penjual mana yang terikat, dan apakah entitas platform tercatat dengan benar pada dokumen. Dalam konteks lintas negara, memverifikasi bahwa penandatangan berwenang mengikat penjual lebih sulit, karena tidak ada kantor fisik bersama dan sering tidak ada riwayat transaksi sebelumnya.

Platform juga perlu menjaga entitasnya sendiri dan pihak internal terkait tetap mengetahui. Jika perjanjian hanya ada di dalam utas email pribadi, tim internal sulit memastikan status onboarding pedagang maupun mengambil dokumen yang telah ditandatangani di kemudian hari.

3. Perjanjian yang telah ditandatangani perlu diarsipkan dan dapat diambil untuk kepatuhan dan penanganan sengketa

Perjanjian penyelesaian pedagang Fruugo menjadi dasar syarat pembayaran, siklus penyelesaian, dan kewajiban penjual. Ketika muncul sengketa atau audit, platform harus dapat menunjukkan perjanjian yang telah ditandatangani dan menjelaskan bagaimana perjanjian itu dieksekusi. Jika perjanjian tersebar di drive lokal, akun email, dan folder berbagai tim, pengambilan menjadi lambat dan rantai bukti menjadi tidak jelas.

Karena penjual dan platform beroperasi di bawah sistem hukum yang berbeda, platform juga memerlukan catatan tanda tangan yang menunjukkan niat menandatangani dan keutuhan dokumen akhir, agar perjanjian tetap dapat digunakan lintas yurisdiksi.

Solusi & Hasil

1. Memindahkan penandatanganan perjanjian penyelesaian pedagang ke proses online yang terpadu

Dengan eSign.AI, Fruugo dapat memulai perjanjian penyelesaian pedagang secara online dan mengirimkannya langsung ke penjual terkait. Penandatangan menyelesaikan perjanjian melalui alur tanda tangan elektronik, dan versi yang telah dieksekusi kembali ke platform secara otomatis, menggantikan siklus cetak-tanda-pindai yang sebelumnya bergantung pada pos internasional.

Bagi marketplace, ini mempersingkat jeda antara pedagang disetujui dan siap berjualan. Onboarding tidak lagi menunggu transit kurir atau konfirmasi penerimaan manual.

2. Menjaga entitas platform dan pihak internal tetap dalam alur penandatanganan

Alur penandatanganan mencatat penjual sebagai pihak penandatangan sekaligus menjaga entitas platform di Inggris dan pihak internal terkait tetap tercantum pada dokumen, sehingga kedua pihak memiliki gambaran lengkap atas perjanjian yang telah dieksekusi. Ini menjawab masalah koordinasi yang muncul ketika perjanjian melibatkan penjual luar negeri dan entitas platform yang terdaftar di yurisdiksi lain.

Karena prosesnya terpusat, tim komersial dan operasional platform dapat melihat apakah perjanjian telah dikirim, dilihat, ditandatangani, atau selesai, tanpa bergantung pada pengejaran lewat email.

3. Membangun arsip yang dapat dilacak untuk kepatuhan lintas negara

Setiap perjanjian yang dieksekusi melalui eSign.AI menyimpan catatan tanda tangannya, termasuk langkah-langkah utama dalam proses dan berkas akhir yang ditandatangani. Fruugo dapat mengarsipkan perjanjian pedagang yang telah dieksekusi di satu tempat dan mengambilnya ketika pertanyaan penyelesaian, audit, atau sengketa membutuhkan bukti.

Bagi operasi platform lintas negara, kombinasi tanda tangan elektronik dan jejak audit yang tersimpan mendukung kemampuan platform membuktikan bahwa perjanjian dieksekusi dengan niat menandatangani dan tidak diubah setelah penandatanganan.

Dampak Penerapan

Fruugo memindahkan penandatanganan perjanjian penyelesaian pedagang ke online, sehingga penjual di berbagai yurisdiksi dan entitas platform di Inggris dapat menyelesaikan dokumen onboarding tanpa bergantung pada pos internasional.

Memusatkan alur penandatanganan memberi platform pandangan yang lebih jelas atas status onboarding pedagang dan menjaga perjanjian yang telah dieksekusi tetap pada pihak yang benar. Dikombinasikan dengan catatan tanda tangan dan arsip yang tersimpan, ini mendukung operasi pedagang sehari-hari maupun kebutuhan kepatuhan jangka panjang.

Bagi marketplace lintas negara, hasilnya adalah proses onboarding pedagang yang lebih cepat dimulai, lebih mudah dilacak, dan lebih mudah dibuktikan ketika perjanjian perlu ditunjukkan di kemudian hari.