Assinatura online de contratos com comerciantes: a Fruugo liga a integração transfronteiriça de vendedores

Introdução da empresa

A Fruugo é um marketplace de comércio eletrónico transfronteiriço com sede no Reino Unido. A plataforma liga vendedores de todo o mundo a consumidores em mais de 200 países e regiões, cobrindo categorias que vão do vestuário e casa e jardim à eletrónica e saúde e beleza. Os vendedores publicam os seus produtos através da plataforma Fruugo, e as encomendas chegam a compradores globais através da sua rede de retalho transfronteiriço.

Para um marketplace, a fase de integração de vendedores determina a rapidez com que um comerciante pode começar a operar. A base de vendedores da Fruugo está amplamente distribuída, com muitos comerciantes a operar a partir da China e de outros mercados asiáticos, enquanto a entidade contratante, a revisão de conformidade e as funções de liquidação estão no Reino Unido. Por isso, os seus casos de uso de assinatura eletrónica centram-se em acordos de liquidação com comerciantes celebrados entre entidades vendedoras estrangeiras e a plataforma, com ênfase no reconhecimento de identidade transfronteiriça, na rastreabilidade da assinatura e em provas de conformidade.

Desafios de negócio

1. Os documentos de integração de comerciantes tinham de atravessar fronteiras entre os vendedores e a entidade britânica da plataforma

A Fruugo celebra acordos de liquidação com comerciantes em muitas jurisdições diferentes. Cada acordo é celebrado entre uma entidade vendedora e a entidade britânica da plataforma, pelo que o documento tem de atravessar fronteiras antes de o comércio poder começar. Quando a integração depende de impressão, envio postal ou anexos digitalizados por email, o ciclo do acordo é facilmente prolongado por diferenças horárias, trânsito de estafeta e confirmações repetidas entre as duas partes.

Quanto mais longa for a integração, mais tarde os produtos de um comerciante ficam online. Para um marketplace, isto afeta diretamente o crescimento do lado da oferta, porque cada dia em que um vendedor não está ativado é um dia de oportunidades de listagem e vendas perdidas.

2. As partes signatárias tinham de ser verificadas e a entidade da plataforma mantida no documento

Cada acordo de liquidação com comerciantes tem de confirmar quem são as partes signatárias, que entidade vendedora fica vinculada e se a entidade da plataforma está corretamente registada no documento. Num contexto transfronteiriço, verificar se um signatário está autorizado a vincular o vendedor é mais difícil, porque não existe um escritório físico partilhado e, muitas vezes, não há histórico comercial prévio.

A plataforma também precisa de manter informadas a sua própria entidade e as partes internas relevantes. Se o acordo existir apenas dentro de um fio de email privado, as equipas internas não conseguem confirmar facilmente o estado de integração de um comerciante nem recuperar mais tarde o documento assinado.

3. Os acordos celebrados tinham de ser arquivados e recuperáveis para conformidade e tratamento de litígios

Os acordos de liquidação com comerciantes da Fruugo sustentam condições de pagamento, ciclos de liquidação e obrigações dos vendedores. Quando surge um litígio ou uma auditoria, a plataforma tem de conseguir apresentar o acordo assinado e mostrar como foi executado. Se os acordos estiverem armazenados em discos locais, contas de email e pastas de diferentes equipas, a recuperação torna-se lenta e a cadeia de prova fica pouco clara.

Como os vendedores e a plataforma operam sob sistemas jurídicos diferentes, a plataforma também precisa de um registo de assinatura que demonstre a intenção de assinar e a integridade do documento final, para que o acordo continue utilizável entre jurisdições.

Solução e resultados

1. Transferiu a assinatura dos acordos de liquidação com comerciantes para um processo online unificado

Com a eSign.AI, a Fruugo pode iniciar acordos de liquidação com comerciantes online e enviá-los diretamente aos vendedores correspondentes. Os signatários concluem o acordo através de um fluxo de assinatura eletrónica, e a versão executada regressa automaticamente à plataforma, substituindo o ciclo de imprimir, assinar e digitalizar que antes dependia do correio internacional.

Para um marketplace, isto encurta o intervalo entre a aprovação de um comerciante e a sua disponibilidade para vender. A integração deixa de esperar pelo trânsito de estafeta ou pela confirmação manual de receção.

2. Manteve a entidade da plataforma e as partes internas dentro do fluxo de assinatura

O fluxo de assinatura registra o vendedor como parte signatária e mantém a entidade britânica da plataforma e as partes internas relevantes no documento, para que ambas as partes tenham uma visão completa do acordo executado. Isto resolve o problema de coordenação que surge quando um acordo envolve um vendedor estrangeiro e uma entidade de plataforma registada noutra jurisdição.

Uma vez que o processo é centralizado, as equipas comercial e de operações da plataforma podem ver se um acordo foi enviado, visto, assinado ou concluído, em vez de dependerem de lembretes por email.

3. Construiu um arquivo rastreável para conformidade transfronteiriça

Cada acordo executado através da eSign.AI conserva o seu registo de assinatura, incluindo os passos-chave do processo e o ficheiro final assinado. A Fruugo pode arquivar os acordos com comerciantes executados num só local e recuperá-los quando uma questão de liquidação, uma auditoria ou um litígio exigir provas.

Para a operação de uma plataforma transfronteiriça, a combinação de uma assinatura eletrónica e um trilho de auditoria conservado sustenta a capacidade da plataforma de demonstrar que um acordo foi executado com intenção de assinar e não foi alterado após a assinatura.

Impacto da aplicação

A Fruugo transferiu para online a assinatura dos acordos de liquidação com comerciantes, para que vendedores de diferentes jurisdições e a entidade britânica da plataforma possam concluir os documentos de integração sem depender do correio internacional.

Centralizar o fluxo de assinatura dá à plataforma uma visão mais clara do estado de integração dos comerciantes e mantém o acordo executado junto das partes corretas. Combinado com registos de assinatura e arquivos conservados, isto sustenta tanto as operações diárias com comerciantes como as necessidades de conformidade a mais longo prazo.

Para um marketplace transfronteiriço, o resultado é um processo de integração de comerciantes que arranca mais rápido, é mais fácil de acompanhar e mais simples de provar quando o acordo tiver de ser apresentado mais tarde.