Ký kết hợp đồng người bán trực tuyến: Fruugo kết nối tiếp nhận người bán xuyên biên giới

Giới thiệu công ty

Fruugo là sàn thương mại điện tử xuyên biên giới có trụ sở tại Vương quốc Anh. Nền tảng kết nối người bán trên toàn thế giới với người tiêu dùng tại hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ, bao gồm các nhóm hàng từ quần áo, nhà cửa và sân vườn đến điện tử và sức khỏe, làm đẹp. Người bán đăng sản phẩm qua nền tảng Fruugo, và đơn hàng đến người mua toàn cầu thông qua mạng lưới bán lẻ xuyên biên giới của sàn.

Với một sàn thương mại điện tử, giai đoạn tiếp nhận người bán quyết định việc người bán có thể bắt đầu kinh doanh nhanh đến đâu. Cơ sở người bán của Fruugo phân bố rộng, nhiều thương nhân hoạt động từ Trung Quốc và các thị trường châu Á khác, trong khi chủ thể ký kết, thẩm định tuân thủ và chức năng thanh toán nằm tại Vương quốc Anh. Vì vậy, các tình huống chữ ký điện tử tập trung vào thỏa thuận thanh toán với người bán được ký giữa chủ thể người bán nước ngoài và nền tảng, nhấn mạnh nhận diện danh tính xuyên biên giới, khả năng truy vết chữ ký và bằng chứng tuân thủ.

Thách thức kinh doanh

1. Hồ sơ tiếp nhận người bán phải vượt biên giới giữa người bán và chủ thể nền tảng tại Anh

Fruugo ký thỏa thuận thanh toán với người bán ở nhiều khu vực pháp lý khác nhau. Mỗi thỏa thuận được ký giữa một chủ thể người bán và chủ thể nền tảng tại Anh, nên tài liệu phải vượt biên giới trước khi giao dịch có thể bắt đầu. Khi việc tiếp nhận dựa vào in, gửi bưu điện hoặc tệp quét đính kèm email, chu kỳ thỏa thuận dễ bị kéo dài bởi chênh lệch múi giờ, vận chuyển và việc xác nhận lặp lại giữa hai bên.

Việc tiếp nhận càng lâu thì sản phẩm của người bán càng lên kệ muộn. Với một sàn, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tăng trưởng phía cung, vì mỗi ngày người bán chưa được kích hoạt là một ngày mất cơ hội đăng bán và bán hàng.

2. Các bên ký cần được xác minh và chủ thể nền tảng cần được giữ trên tài liệu

Mỗi thỏa thuận thanh toán với người bán phải xác nhận ai là bên ký, chủ thể người bán nào bị ràng buộc và chủ thể nền tảng có được ghi đúng trên tài liệu hay không. Trong bối cảnh xuyên biên giới, việc xác minh người ký có quyền đại diện người bán ký kết khó hơn, vì không có văn phòng chung và thường không có lịch sử giao dịch trước đó.

Nền tảng cũng cần giữ chủ thể của mình và các bên liên quan nội bộ trong vòng thông tin. Nếu thỏa thuận chỉ tồn tại trong một chuỗi email riêng, các nhóm nội bộ khó xác nhận tiến độ tiếp nhận người bán và cũng khó lấy lại tài liệu đã ký sau này.

3. Thỏa thuận đã ký cần được lưu trữ và truy xuất cho tuân thủ và xử lý tranh chấp

Thỏa thuận thanh toán với người bán của Fruugo là cơ sở cho điều khoản thanh toán, chu kỳ thanh toán và nghĩa vụ của người bán. Khi phát sinh tranh chấp hoặc kiểm toán, nền tảng phải trình được thỏa thuận đã ký và cho thấy nó được thực hiện như thế nào. Nếu thỏa thuận nằm rải rác trên ổ đĩa cục bộ, tài khoản email và thư mục của nhiều nhóm, việc truy xuất trở nên chậm và chuỗi bằng chứng trở nên mờ nhạt.

Vì người bán và nền tảng hoạt động dưới các hệ thống pháp luật khác nhau, nền tảng cũng cần một bản ghi chữ ký thể hiện ý chí ký và tính toàn vẹn của tài liệu cuối cùng, để thỏa thuận vẫn dùng được giữa các khu vực pháp lý.

Giải pháp & Kết quả

1. Chuyển việc ký thỏa thuận thanh toán với người bán sang một quy trình trực tuyến thống nhất

Với eSign.AI, Fruugo có thể khởi tạo thỏa thuận thanh toán với người bán trực tuyến và gửi trực tiếp đến người bán tương ứng. Người ký hoàn tất thỏa thuận qua luồng chữ ký điện tử, và bản đã ký tự động trở về nền tảng, thay thế chu trình in — ký — quét trước đây phụ thuộc vào bưu phẩm quốc tế.

Với một sàn, điều này rút ngắn khoảng thời gian từ khi người bán được duyệt đến khi sẵn sàng bán. Việc tiếp nhận không còn chờ vận chuyển hay xác nhận nhận hàng thủ công.

2. Giữ chủ thể nền tảng và các bên nội bộ trong luồng ký

Luồng ký ghi nhận người bán là bên ký đồng thời giữ chủ thể nền tảng tại Anh và các bên liên quan nội bộ trên tài liệu, để cả hai bên có cái nhìn đầy đủ về thỏa thuận đã ký. Điều này giải quyết vấn đề phối hợp phát sinh khi thỏa thuận liên quan đến người bán nước ngoài và chủ thể nền tảng đăng ký ở khu vực pháp lý khác.

Vì quy trình được tập trung hóa, các nhóm thương mại và vận hành của nền tảng có thể thấy thỏa thuận đã được gửi, xem, ký hay hoàn tất, thay vì phụ thuộc vào nhắc nhở qua email.

3. Xây dựng kho lưu trữ có thể truy vết cho tuân thủ xuyên biên giới

Mỗi thỏa thuận được ký qua eSign.AI đều giữ bản ghi chữ ký, bao gồm các bước chính trong quy trình và tệp đã ký cuối cùng. Fruugo có thể lưu trữ thỏa thuận với người bán ở một nơi và truy xuất khi có thắc mắc về thanh toán, kiểm toán hoặc tranh chấp cần bằng chứng.

Với vận hành sàn xuyên biên giới, sự kết hợp giữa chữ ký điện tử và nhật ký kiểm toán được lưu giữ hỗ trợ nền tảng chứng minh rằng một thỏa thuận được thực hiện với ý chí ký và không bị thay đổi sau khi ký.

Hiệu quả ứng dụng

Fruugo đã chuyển việc ký thỏa thuận thanh toán với người bán lên trực tuyến, để người bán ở các khu vực pháp lý khác nhau và chủ thể nền tảng tại Anh có thể hoàn tất hồ sơ tiếp nhận mà không phụ thuộc bưu phẩm quốc tế.

Tập trung hóa luồng ký giúp nền tảng nắm rõ hơn tiến độ tiếp nhận người bán và giữ thỏa thuận đã ký ở đúng các bên. Kết hợp với bản ghi chữ ký và kho lưu trữ được giữ lại, điều này hỗ trợ cả vận hành người bán hằng ngày lẫn nhu cầu tuân thủ dài hạn.

Với một sàn xuyên biên giới, kết quả là quy trình tiếp nhận người bán khởi động nhanh hơn, dễ theo dõi hơn và dễ chứng minh hơn khi thỏa thuận cần được trình ra sau này.